Долгие согласования, объемные типовые формы в MS Word, сотни часов в справочно-правовых системах и сжатые сроки. Подготовка закупочных документов по 44-ФЗ и 223-ФЗ — сложнейшая задача. Разберем на кейсах «Почты России», Ульяновской области и ПАО «МТС» как автоматизация помогает в разы упростить подготовку закупочных документов и делает сотрудников счастливее.

Закупки — бесконечно сложный и долгий бизнес-процесс. До закупки компании готовят сложные проекты договора или контракта, затем проходит процедура закупки, например электронный аукцион, а в финале формируется итоговый вариант документа с новыми вводными. Каждый из этих этапов отнимает у бизнеса уйму сил и времени.

Подготовка и согласование одного проекта закупочного договора может занять несколько недель. А таких проектов — сотни. Учитывая сжатые сроки и огромный вал задач, сотрудники быстро выгорают, проекты срываются, бизнес теряет деньги.

Автоматизация позволяет полностью трансформировать работу с закупочными документами на этапах до и после закупки. В этой статье рассказываем, как внедрение LegalTech-решений ускоряет подготовку и согласование закупочных контрактов, помогает не нарушать сроков и делает жизнь сотрудников счастливее.

Скажем прямо: проблем — море, потому что закупки строго регламентированы. Для подготовки договора или контракта сотрудник должен использовать только формы, установленные государственными приказами (44-ФЗ) или законом + внутренним регламентом компании (223-ФЗ).

Но составить драфт реальной сделки на основе этих типовых форм — совсем непросто. Расскажем об основных проблемах, возникающих при работе с закупочными контрактами по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Результаты после внедрения Doczilla Pro

В документах больше нет ошибок

Благодаря интеграции с ЕСЭД «Почты России», публичными реестрами и базами (ЕГРЮЛ, ФИАС/КЛАДР и др.) данные подтягиваются в документы автоматически, а значит — без ошибок.

Согласование ускорилось в 2,5 раза

Команда Doczilla настроила быстрый маршрут согласования для типовых документов и исключила некоторые подразделения из процесса.

Защитили значимые части контрактов от правок

Для согласования юристу больше не нужно просматривать весь документ. Достаточно проверить только изменяемую часть. А в защищенных блоках контракта — гарантированно правильные формулировки, проверенные юристами.

Никакого ручного ввода и заполнения переменных

Юристы Doczilla добавили всю вариативность закупочного контракта в интерактивные шаблоны. Сотрудникам больше не нужно переключаться от одной сноски к другой и вникать в суть статей закона. Заходишь в конструктор, отвечаешь на вопросы анкеты и получаешь готовый контракт.

Один шаблон для документов до и после закупки

При подготовке контракта пользователь выбирает нужный этап закупки и заполняет анкету. Один шаблон — на два бизнес-процесса.

Результаты после внедрения Doczilla Pro

Значительно ускорилась подготовка закупочных документов

Теперь у сотрудников есть 30 вариативных шаблонов закупочных документов от LegalTech-юристов Doczilla. Больше не нужно часами изучать сноски и вручную форматировать документ.

Ноль ошибок в документах

Мы интегрировали платформу Doczilla Pro с системой «АЦК-Госзаказ». Таким образом, при заполнении все необходимые данные автоматически переносятся из системы в документ. И сотрудникам больше не нужно вручную заполнять типовую форму и выбирать переменные.

Шаблоны всегда актуальны

Если в рамках 44-ФЗ произойдут изменения условий типовых контрактов, юристы Doczilla отследят это в день публикации, внесут нужные правки в шаблоны и обновят их.

Никаких вольных правок

Когда сотрудник подготовил контракт в Doczilla Pro, готовый документ отправляется в «АЦК-Госзаказ» и помечается специальным тегом. Исключен риск любых изменений в документе.

Результаты после внедрения Doczilla Pro

Готовить закупочные контракты стало быстрее и проще

Сотрудники в регионах используют 50 интерактивных шаблонов для формирования закупочных документов. Команде Doczilla удалось создать простые и понятные типовые формы для неюристов.

В документах больше нет ошибок

Мы интегрировали платформу Doczilla Pro с ФНС, ЕГРЮЛ и внутренними базами данных ПАО «МТС». Теперь при подготовке контракта данные автоматически подтягиваются в документ, и сотрудникам не нужно вручную заполнять типовую форму и выбирать переменные.

В 2 раза ускорилось согласование

Договор, созданный в Doczilla, идет по укороченной цепочке согласования, без участия юристов.

50% договорного трафика идет через конструктор Doczilla

А значит, у компании есть статистика по документам.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок