Doczilla позволит
Полностью исключить простые ошибки;
Ускорить подготовку документов в 10 раз;
Избавиться от рутины и перепроверок;
Забыть про неактуальные шаблоны;

Закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ: как уберечь договоры от ошибок, правок контрагента и срыва сроков?


⏱14 мин | 27.09.2024

Закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ: как уберечь договоры от ошибок, правок контрагента и срыва сроков?


⏱14 мин | 27.09.2024

Долгие согласования, объемные типовые формы в MS Word, сотни часов в справочно-правовых системах и сжатые сроки. Подготовка закупочных документов по 44-ФЗ и 223-ФЗ — сложнейшая задача. Разберем на кейсах «Почты России», Ульяновской области и ПАО «МТС» как автоматизация помогает в разы упростить подготовку закупочных документов и делает сотрудников счастливее.


Закупки — бесконечно сложный и долгий бизнес-процесс. До закупки компании готовят сложные проекты договора или контракта, затем проходит процедура закупки, например электронный аукцион, а в финале формируется итоговый вариант документа с новыми вводными. Каждый из этих этапов отнимает у бизнеса уйму сил и времени.


Подготовка и согласование одного проекта закупочного договора может занять несколько недель. А таких проектов — сотни. Учитывая сжатые сроки и огромный вал задач, сотрудники быстро выгорают, проекты срываются, бизнес теряет деньги.

Автоматизация позволяет полностью трансформировать работу с закупочными документами на этапах до и после закупки. В этой статье рассказываем, как внедрение LegalTech-решений ускоряет подготовку и согласование закупочных контрактов, помогает не нарушать сроков и делает жизнь сотрудников счастливее.

С чем вы столкнетесь, готовя закупочные контракты?

Скажем прямо: проблем — море, потому что закупки строго регламентированы. Для подготовки договора или контракта сотрудник должен использовать только формы, установленные государственными приказами (44-ФЗ) или законом + внутренним регламентом компании (223-ФЗ).


Но составить драфт реальной сделки на основе этих типовых форм — совсем непросто. Расскажем об основных проблемах, возникающих при работе с закупочными контрактами по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Но все это можно решить. Не пропускать сроки, навсегда забыть об ошибках в закупочных документах и избежать увольнения сотрудников поможет автоматизация.
Автоматизация — это когда все закупочные документы готовит платформа. Никогда не ошибаясь.
Представьте, что все этапы работы с закупочными документами — от подготовки проекта контракта до заполнения готовой формы — автоматизированы. То есть платформа заранее знает все возможные варианты формулировок документов и понимает, от чего они зависят. Пользователь не работает с текстом договоров и не принимает решения, а работает как оператор — просто отвечает на вопросы анкеты. На основе этих ответов создается документ, который не содержит ошибок и защищает вас от рисков.

Так работает конструктор документов Doczilla Pro. С помощью интерактивных шаблонов любой пользователь-неюрист сможет быстро готовить многостраничные сложные документы, просто отвечая на вопросы в анкете.
Конструктор Doczilla Pro — единственное в РФ решение, которое работает с настолько сложными и вариативными шаблонами.
В конструкторе море инструментов для автоматизации документов и понятный интерфейс. Так, благодаря переменным, сложным функциям и условиям в один интерактивный шаблон удается добавить всю вариативность закупочных контрактов или договоров.

«Почта России»: как юристы спасли контракты от ошибок и правок менеджеров

Результаты после внедрения Doczilla Pro


В документах больше нет ошибок

Благодаря интеграции с ЕСЭД «Почты России», публичными реестрами и базами (ЕГРЮЛ, ФИАС/КЛАДР и др.) данные подтягиваются в документы автоматически, а значит — без ошибок.


Согласование ускорилось в 2,5 раза

Команда Doczilla настроила быстрый маршрут согласования для типовых документов и исключила некоторые подразделения из процесса.


Защитили значимые части контрактов от правок

Для согласования юристу больше не нужно просматривать весь документ. Достаточно проверить только изменяемую часть. А в защищенных блоках контракта — гарантированно правильные формулировки, проверенные юристами.


Никакого ручного ввода и заполнения переменных

Юристы Doczilla добавили всю вариативность закупочного контракта в интерактивные шаблоны. Сотрудникам больше не нужно переключаться от одной сноски к другой и вникать в суть статей закона. Заходишь в конструктор, отвечаешь на вопросы анкеты и получаешь готовый контракт.


Один шаблон для документов до и после закупки

При подготовке контракта пользователь выбирает нужный этап закупки и заполняет анкету. Один шаблон — на два бизнес-процесса.

«Мы получили инструмент, который позволяет нам больше не смотреть на текст типового договора. Уверенность, что договор никто не мог изменить, — это круто».
Алина Дружкина, руководитель отдела договорной работы «Почты России».

Ульяновская область: как удалось готовить контракты по 44-ФЗ на 80% быстрее

Результаты после внедрения Doczilla Pro


Значительно ускорилась подготовка закупочных документов

Теперь у сотрудников есть 30 вариативных шаблонов закупочных документов от LegalTech-юристов Doczilla. Больше не нужно часами изучать сноски и вручную форматировать документ.


Ноль ошибок в документах

Мы интегрировали платформу Doczilla Pro с системой «АЦК-Госзаказ». Таким образом, при заполнении все необходимые данные автоматически переносятся из системы в документ. И сотрудникам больше не нужно вручную заполнять типовую форму и выбирать переменные.


Шаблоны всегда актуальны

Если в рамках 44-ФЗ произойдут изменения условий типовых контрактов, юристы Doczilla отследят это в день публикации, внесут нужные правки в шаблоны и обновят их.


Никаких вольных правок

Когда сотрудник подготовил контракт в Doczilla Pro, готовый документ отправляется в «АЦК-Госзаказ» и помечается специальным тегом. Исключен риск любых изменений в документе.

ПАО «МТС»: история про ускорение согласования закупочных документов в 2 раза

Результаты после внедрения Doczilla Pro


Готовить закупочные контракты стало быстрее и проще

Сотрудники в регионах используют 50 интерактивных шаблонов для формирования закупочных документов. Команде Doczilla удалось создать простые и понятные типовые формы для неюристов.


В документах больше нет ошибок

Мы интегрировали платформу Doczilla Pro с ФНС, ЕГРЮЛ и внутренними базами данных ПАО «МТС». Теперь при подготовке контракта данные автоматически подтягиваются в документ, и сотрудникам не нужно вручную заполнять типовую форму и выбирать переменные.


В 2 раза ускорилось согласование

Договор, созданный в Doczilla, идет по укороченной цепочке согласования, без участия юристов.


50% договорного трафика идет через конструктор Doczilla

А значит, у компании есть статистика по документам.

Применение Doczilla

  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок

Читайте также