Государственные органы обязаны проводить закупочные процедуры в строгом соответствии с федеральным законодательством, в частности с 44-ФЗ. В этом им помогает АЦК-Госзаказ. Это информационная система для автоматизации госзакупок в соответствии с принципами контрактной системы нашей страны.

Одна из основных проблем в подготовке закупочных документов — большое количество ошибок при ручном заполнении проектов контрактов. Ошибки в контрактах критичны, поскольку затягивают сроки подписания, — а в рамках 44-ФЗ строго прописан жизненный цикл закупки.

Кроме того, некоторые заказчики могут использовать собственные формы проектов контрактов или вносят какие-либо изменения в типовые условия в проектах контрактов или вовсе отказываются применять типовые условия. Здесь федеральный закон предусматривает жесткий регламент, поэтому любые несанкционированные изменения могут повлечь серьезные последствия.

Чтобы оптимизировать процесс подготовки закупочной документации, были поставлены 3 цели на 2023 год:

• Избавиться от ошибок при заполнении документов;
• Ускорить их подготовку до 80%;
• Исключить возможность несанкционированного редактирования закупочных документов.

Очевидным решением стала автоматизация подготовки документов. Этот процесс доверили Doczilla Pro.

Работа проходила по двум направлениям: интеграции платформы Doczilla Pro с системой АЦК-Госзаказ и автоматизации шаблонов документов для заказчиков — всего 30 форм типовых государственных контрактов.

Интегрировали Doczilla Pro и АЦК-Госзаказ

Чтобы исключить ошибки при ручном переносе данных, мы интегрировали платформу Doczilla Pro с системой АЦК-Госзаказ. Таким образом при заполнении все необходимые данные автоматически переносятся из системы в документ.

Теперь процесс подготовки выглядит так: оператор заполняет данные контракта в системе АЦК, затем по нажатию кнопки в интерфейсе переходит в конструктор документов Doczilla. Здесь уже готов документ, куда переносятся все заполненные ранее в АЦК-Госзаказ данные.

Оператору остается только проверить условия контракта и добавить данные, которые могли быть пропущены на предыдущем этапе. После заполнения всех полей в интерфейсе появляется кнопка «Отправить в АЦК-Госзаказ». По нажатию кнопки договор не просто отправляется как вложение в АЦК-Госзаказ, но и помечается специальным тегом: «Сформированный в Конструкторе контрактов». Такая пометка исключает вероятность внесения несанкционированных изменений в контракт через скачивания файла Word, ручной правки и повторной загрузки во вложения АЦК-Госзаказ.

Подготовили 30 интерактивных шаблонов

Legal Tech юристы Doczilla автоматизировали 30 шаблонов закупочных документов. Это практически все государственные контракты, с которыми работают в рамках закона 44-ФЗ. То есть контрактные закупки: выполнение работ, услуг, поставки радиоэлектронного оборудования, поставки продуктов питания, отдельный пласт медицинских контрактов (на поставку лекарственных препаратов для медицинского применения, бесплатного лекарственного обеспечения). В каждом из этих контрактов определены все основные критерии работы с этими контрактами в рамках 44-ФЗ.

Работа с шаблонами не заканчивается. Если в рамках 44-ФЗ произойдут изменения условий типовых контрактов, юристы Doczilla отследят это в день публикации изменений, внесут нужные правки в шаблоны и обновят их. Таким образом заказчики всегда будут пользоваться актуальными версиями шаблонов и ни о чем не беспокоиться.

Мы ожидаем, что внедрение Doczilla поможет достичь заданных на 2023 год метрик:

• Исключение ошибок благодаря автоматизации процесса подготовки документов.
• Увеличение скорости подготовки документов на 50%.
• Внедрение единого хранилища документов с инструментами для оперативного внесения изменений в шаблоны при изменении законодательства.

Сокращение времени на согласование типовых договоров за счет сокращения цепочки согласования.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок