Кейс: Почта России — автоматизация подготовки и согласования документов

Менеджеры «Почты России» готовят документы в 2 раза быстрее и без ошибок, а на согласование уходит в 2,5 раза меньше времени.

Проблема

Сотрудники «Почты России» работали в собственной системе электронного документооборота. Инициаторы готовили типовые договоры в MS Word и загружали их в систему, затем юрист перепроверял каждый договор. Если в документе были ошибки или незаполненные положения, юрист отправлял его на доработку. Согласование договора иногда продолжалось слишком долго, а юристы были загружены рутинной работой.

Елена Климова, аналитик в «Почте России»: «Ранее, когда я работала в подразделении бизнеса макрорегиона, я видела, что подписанту приходит минимум десять договоров каждый день, в одном документе до 120 страниц. Юристу нужно их не просто прочитать, но и найти все-все ошибки, ни в коем случае ничего не пропустив».

Типичная ситуация «до»: есть шаблон сложного юридического документа, а в нём — сноски, подчеркивания, таблицы, выделения, даты, фамилии. Всё это юрист вычитывает и отправляет на доработку, а спустя время получает от менеджера «исправленный» документ с новыми ошибками. Так получалось, потому что у инициаторов была возможность самостоятельно вносить правки в типовые шаблоны, добавлять в договоры свои положения и некоторые совершенно нерелевантные вещи.

«Почта России» использует множество разных договоров, например, на логистику, оцифровку корреспонденции, аренду помещения, поставку вторсырья или закупки для обеспечения офиса. В каждом договоре — свои положения: наименования товаров и услуг, сроки, стоимость, ответственность сторон и форс-мажор. В компании множество таких договоров, а стандартизированы были только самые популярные и типовые — около сотни.

Каждый день инициаторы готовили почти 700 документов. Вычитывать такой объем договоров на ходу невозможно, поэтому документы попадали в очередь для проверки и согласования с юристами и другими подразделениями.

Что надо было сделать

Главной задачей «Почты России» было ускорить согласование типовых документов: сократить список подразделений, которые участвуют в согласовании, проводить часть работы мимо юристов и других подразделений, а также упростить порядок, чтобы все сотрудники могли заниматься более сложными задачами.

Елена Климова, аналитик в «Почте России»: «Огромный вал работы по согласованию договоров макрорегиона по вечерам и в выходные напрочь убил мое личное время. Из-за дедлайнов я часто пропускала важные семейные мероприятия».

Чтобы высвободить время сотрудников, в «Почте России» решили внедрить цифровые технологии в маршрут согласования документов:

01 02 03
Автоматизировать подготовку шаблонов договоров Защитить документы от редактирования Ускорить согласование договоров, убрать рутину из бизнес-процессов

В «Почте России» решили обратиться к сторонним продуктам, однако решения не устроили сотрудников компании по функциональным возможностям или по стоимости доработок под потребности бизнеса. Компания выбрала решение по автоматизации подготовки документов компании Doczilla за:

  • функциональность,
  • удобство использования,
  • возможность добавлять кастомные разработки,
  • гибкое встраивание в IT-ландшафт компании.

Ольга Федорова, руководитель проектов в «Почтовых технологиях»: «Финальное решение было за юристами. Doczilla Pro лучше остальных платформ подошла по юзабилити и функциональности для закрытия основных вопросов».

Что сделала команда Doczilla

Тестирование конструктора Doczilla в 2019 году. В 2019 году мы с «Почтой России» начали совместное тестирование нашего предыдущего решения по автоматизации — конструктора Doczilla.ru. Тот конструктор уже обладал функциями, забирающими значительный процент рутины. Например, сложной вариативностью, заполнением переменных с форматом, регистром и формулами для подсчетов.

Мы договорились, что изначально работаем с тремя филиалами, автоматизируем 80 документов и смотрим на результат. Уже через два месяца сотрудник «Почты России» подготовил в нашем конструкторе свой первый договор.

Пилотный проект и масштабирование. В 2020 году запустили пилотный проект, а начиная с 2021-го — помогаем масштабировать автоматизацию на всю компанию. На начало 2022 года около 1000 пользователей в 83 региональных филиалах готовят документы по-новому — с использованием цифровых инструментов.

Интеграция с ЕСЭД, публичными реестрами и базами. Мы провели интеграцию с ЕСЭД «Почты России», публичными реестрами и базами (ЕГРЮЛ, ФИАС/КЛАДР и др.), в результате чего данные из соответствующих баз подставляются автоматически в нужные разделы документа.

«Почта России» — наш первый клиент, для которого мы выполнили интеграцию с Active Directory, обеспечив бесшовный переход из 1С в Doczilla. Также мы настроили интеграцию с системой электронного документооборота: теперь клиенты, работая в СЭД, могут по нажатию кнопки перейти в Doczilla и автоматически авторизоваться, сделать документ на базе шаблона, а затем передать его обратно в СЭД. Если у клиента нет учетной записи, она создается моментально.

Отрисовка бизнес-процессов. Для оптимального встраивания IT-решения по подготовке документов в ландшафт технологических решений «Почты России» была создана рабочая группа, состоящая из сотрудников отдела по оптимизации бизнес-процессов, Департамента развития и сопровождения продуктов 1С и юристов «Почты России», legaltech-юристов и аналитиков Doczilla. Было непросто: на решение одного технического вопроса в среднем уходило 5−6 итераций, но общими усилиями мы сумели подобрать идеальную схему интеграции Doczilla Pro в контур «Почты России».

Команда совместно проработала алгоритмы работы, выстроила клиентский опыт, отрисовала оптимальные бизнес-процессы, чтобы интеграция сработала и пошла на пользу всем участникам.

Составление схем договоров. Мы провели анализ всех форм, выстроили схему типового доходного и расходного договоров, затем унифицировали порядок автоматизации одинаковых частей в договорах.

Настройка маршрута согласования. После интеграции Doczilla Pro и ЕСЭД был настроен быстрый маршрут согласования для типовых документов, неизменность текста шаблона позволила исключить из процесса согласования часть подразделений и ускорили процессы. Готовить документы стало проще за счет автозаполнения части документа, а проверка занимает значительно меньше времени благодаря тому, что юристы проверяют только переменную часть и могут быть уверены, что изменения в сам текст документа не могли быть внесены.

Евгения Шитакова, главный юрисконсульт договорного отдела «Почты России»: «Наконец-то мы теперь не согласовываем договоры, которые пришли из Конструктора. Я рада, что мне не надо перепроверять типовые договоры: только смотрю на полномочия и закрываю задачу».

Статистика использования интерактивных шаблонов. Специально для «Почты России» в предыдущей версии мы разработали систему детальной статистики: какие регионы пользуются шаблонами чаще всего, какие именно шаблоны наиболее востребованы, сколько форм скачивают сотрудники. Так наш клиент получил нужную ему аналитику по документообороту. Сейчас ведется работа по добавлению такого же функционала в новую версию.

Обучение и поддержка. Чтобы не оставлять клиента один на один с новым для него софтом, мы предложили годовую поддержку: обновляем Doczilla Pro до свежих версий и обучаем юристов.

С какими сложностями мы столкнулись и как их решили

Встраивание нового программного обеспечения в IT-ландшафт крупного бизнеса — это трудозатратный процесс, связанный не только (и не столько!) с технологическими сложностями.

Старые привычки. Не все готовы отказываться от привычных методов работы и осваивать новый программный продукт. Чтобы мотивировать их попробовать работу в Doczilla Pro, приходится лично показывать возможности платформы. При нашем участии Департамент развития и сопровождения продуктов 1С и юристы «Почты России» обучают своих коллег из филиалов пользоваться платформой Doczilla Pro. На декабрь 2021 года обучение прошли больше 1000 сотрудников.

Сочетание юридического и IT-мышления. Невозможно просто взять типовую форму документа, загрузить в конструктор и сразу создавать на его базе юридически корректные документы. Нужно продумывать связи между элементами документа, уметь размечать документ и связывать с нужными базами, а также понимать, на какие вопросы должен отвечать инициатор при работе с документом. Все это требует развития у юристов новых навыков не только логического, но технологического мышления. Это непросто, но в итоге приводит к «прокачке» юристами корпорации юртех-компетенций.

Жёсткие сроки. Мы были сильно ограничены во времени, поэтому многие работы проводились в авральном режиме. В результате такой быстрой работы мы полностью интегрировали Doczilla в систему клиента за два месяца, что, впрочем, не исключило доработок в последующие месяцы. В обычной ситуации мы закладываем больше времени на реализацию проекта, но в случае с «Почтой России» необходимо было действовать очень быстро.

Что в итоге

Главный результат нашей работы — сократили общее время подготовки проектов договоров в два раза: с 28 до 14 минут. Срок согласования документов сократили в 2,5 раза, с пяти до двух рабочих дней.

Квалифицированные специалисты больше не тратят время на рутину, могут заниматься более сложными интеллектуальными задачами, приносить работодателю больше пользы и расти профессионально. Например, юристы перестали вычитывать каждую букву в типовых шаблонах.

Алина Дружкина, руководитель отдела договорной работы «Почты России»: «Мы получили инструмент, который позволяет нам больше не смотреть на текст типового договора. Уверенность, что договор никто не мог изменить — это круто».

Все результаты в одной таблице:

До После
Среднее время проверки типового договора юристом — 61 минута Среднее время проверки типового договора юристом — 6 минут
Срок согласования типового договора (в среднем) — 5 рабочих дней Срок согласования типового договора (в среднем) — 2 рабочих дня
Типовой договор согласовывают 7−8 подразделений Типовую форму согласовывают 1−3 подразделения
Подготовка доходного договора занимает 28 минут Договор готовится за 14−15 минут
Сотрудники могли вносить в договоры несанкционированные правки Только юристы имеют доступ к тексту документа. Внесение несанкционированных правок невозможно
Посмотреть правки можно только стандартными средствами MS Word. Непонятно, кто внёс правки и зачем Редактируемые поля подсвечиваются автоматически, все особенности документа сразу перед глазами, есть удобные комментарии
В договорах встречались ошибки и незаполненные положения Информация подставляется в нужные разделы документа автоматически, обязательные поля подсвечены

На декабрь 2021 года конструктор Doczilla Pro используется для подготовки 8% от всех создаваемых в «Почте России» документов. В ближайшее время «Почта России» планирует создавать 25−50% документов в Doczilla Pro.

В будущем «Почта России» планирует автоматизировать подготовку технических заданий, претензий и иных процессуальных документов, а также интегрировать платформу с информационными системами УАТ (управление автотранспортом) и CasePro. Сейчас ведется активная разработка интеграции с ИС Подписка (наполнение договоров данными по подписным издательствам).

Хотите быстрее готовить документы?
Закажите аудит документооборота: наши юристы подскажут, как ускорить подготовку и согласование документов без расширения штата.

Похожие статьи
Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro
Сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Какую должность в компании вы занимаете?
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?