ПАО МТС — автоматизация подготовки закупочных документов

Публичное акционерное общество «Мобильные ТелеСистемы» (ПАО «МТС») — ведущая компания в России и странах СНГ по предоставлению услуг мобильной и фиксированной связи, доступа в интернет, кабельного и спутникового ТВ-вещания, цифровых сервисов и мобильных приложений, финансовых услуг и сервисов электронной коммерции, а также конвергентных ИТ-решений в сфере системной интеграции, интернета вещей, мониторинга, обработки данных и облачных вычислений.

 

ПРОБЛЕМА

 

​​ПАО МТС начала глобальный переход к цифровой трансформации процессов и повышению внутренней эффективности, для этих целей в разных отделах собирали и тестировали различные инструменты.

 

Сотрудники компании работали с договорами аналоговым способом: готовили документы в Word, пересылали их по электронной почте, вносили данные вручную. Юридический отдел подготовил ряд типовых форм для оптимизации подготовки закупочной документации, но совершенно отсутствовала информация о том, как много сотрудников пользуется такими типовыми формами (и пользуются ли вообще), какие изменения они вносят в эти документы, сколько времени уходит на подготовку и согласование.

 

ЧТО НАДО БЫЛО СДЕЛАТЬ?

 

Возникла потребность упростить работу исполнителей, внедрить правильный CJM-инструмент, который бы позволил:

  • устранить ручной ввод данных
  • исключить риск потенциальных ошибок
  • получить реальную статистику работы с документами (кто пользуется типовыми формами, какими именно, сколько времени уходит на подготовку и согласование документов), чтобы оптимизировать работу по их подготовке, создать корректный профиль сотрудников для такой работы и улучшить процессы найма

КАК В МТС ПЫТАЛИСЬ РЕШИТЬ ПРОБЛЕМУ?

 

Перевод договорного трафика в регионы

 

В целях оптимизации расходов подготовку документов решили передать в региональные офисы ПАО МТС. Исходили из того, что сотрудники региональных офисов смогут без проблем составлять стандартные документы на основе типовых форм, подготовленных юридическим отделом.

 

Однако выяснилось, что типовые формы оказались не такими уж и простыми, и стандартные документы готовились с ошибками, требовались дополнительная поддержка и обучение сотрудников региональных центров.

 

Тестирование решений по автоматизации подготовки документов

 

На необходимость оптимизировать процесс подготовки документов указала также аудиторская компания при проведении годовой проверки. В отчета аудитора рекомендовалось использовать модуль программы/системы Oracle (лицензия на использование которой была у ПАО МТС) — Oracle Contract.

 

Однако при тестировании сотрудники компании столкнулись с ограниченным функционалом конструктора документов от Oracle, негибким интерфейсом, а сам Oracle не планировал развивать этот продукт и дорабатывать/разрабатывать фичи.

 

Команда МТС переключилась на поиск других доступных решений по автоматизации подготовки документов, начала анализ российских конструкторов, и выяснила, что…

 

… команда Doczilla как раз прошла в первый акселератор МТС — MTS StartUp Hub! Это означало, что можно максимально быстро выйти на пилотный проект и протестировать гипотезы по оптимизации подготовки документов при помощи конструктора.

 

ЧТО СДЕЛАЛА КОМАНДА DOCZILLA

 

Перед командой Doczilla стояли задачи:

  1. упростить процесс формирования документов, чтобы с этим мог справляться человек, не сильно погруженный в процессы подготовки документов и требования законодательства
  2. передать функцию подготовки документов в региональные подразделения (+получить статистику использования типовых форм).

Команда Doczilla установила конструктор на сервера компании МТС, подготовила и согласовала с командой МТС около 50 интерактивных шаблонов закупочной документации, провела интеграции с внешними и внутренними базами данных.

 

Вместо различных типовых форм в Word, хранящихся на сервере в папках сотрудников юридического отдела, интерактивные шаблоны документов доступны в конструкторе, и можно не переживать, что форма устарела, недоступна, или что в типовой документ внесены несанкционированные правки. Потому что пользователь не может менять текст типового документа, он отвечает только на вопросы анкеты и документ формируется автоматически.

 

При заполнении документа в конструкторе Doczilla автоматически:

  • подтягиваются сведения о контрагентах МТС из базы ФНС;
  • подгружаются данные из базы данных в Excel о подписантах, уполномоченных от имени МТС и ее дочерних компаний заключать договоры. Каждый подписант проверяется на предмет истечения срока действия полномочий и при попытке выбрать подписанта с истекающим сроком действия система уведомляет пользователя об этом;
  • проверяются контрагенты на угрозу ликвидации (если у партнёра в ЕГРЮЛ есть отметка о ликвидации, в форме Doczilla выводится соответствующее предупреждение).

Специально для МТС мы реализовали функционал поддержки логотипов в колонтитулах, загрузки документов в виде приложений к основному документу (включая загрузку документов в формате xlsx), а также переменные с уникальными кодами, которые позволяют повторно загрузить именно ту версию документа, которая была скачана пользователем в процессе работы.

 

Сотрудники МТС могут видеть статистику работы: какие документы выгружались и кем (сотрудник и филиал), какие категории документов, кто просто вошел в документ и не скачал его. Можно получить статистику по филиалам и департаментам.

 

РЕЗУЛЬТАТ И БУДУЩЕЕ

 

После подведения итогов пилотного проекта, проверки работы команды Doczilla службой безопасности, анализа рынка конструкторов в России, ПАО МТС приняла решение о масштабировании применения конструктора Doczilla на весь центр по работе с договорами.

 

Итоги внедрения конструктора Doczilla на лето 2021 года:

  • около 40-50% договорного трафика идет через конструктор Doczilla;
  • более 60 сотрудников ПАО МТС постоянно работают с шаблонами в Doczilla, доступ к Doczilla есть у всех сотрудников МТС (например, к NDA (non-disclosure agreement);
  • на 50% сокращен срок внутреннего согласования типовых документов (договор, созданный в Doczilla, идет по укороченной цепочке согласования, юристы исключены из цепочки);
  • работа по подготовке документов передана в региональные офисы, что привело к сокращению операционных трат и более эффективному распределению задач среди сотрудников;
  • исключены ошибки и риск потенциальных ошибок.

В планах — увеличить объем подготовки документов в Doczilla до 50-60% к концу 2021, (чтобы два из трех документов создавались в Doczilla); масштабировать использование конструктора на всю компанию ПАО МТС.

 

Посмотреть видео-отзыв МТС об автоматизации с Doczilla:


Хотите оптимизировать подготовку документов у себя в компании? Давайте обсудим ваши задачи и особенности работы с документами, напишите нам!

 

Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Начнем с простого. Как вас зовут?
Ваш телефон?
Ваша должность?
В какой компании вы работаете?
У нас есть спец.условия для банков, IT-интеграторов, юр.фирм и стартапов
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?
И последнее — пожалуйста, укажите промокод, если он у вас есть