Девелопмент: ТОП-5 проблем при подготовке документов
⏱10 мин | 28.04.2023
Девелопмент — это всегда большой объем документов. Автоматизация помогает готовить любую документацию для застройщиков в разы быстрее, эффективнее и выгоднее для бизнеса.
В портфолио Doczilla несколько кейсов автоматизации подготовки документов для крупных девелоперов. Наш опыт помог выявить 5 главных проблем, с которыми застройщики ежедневно сталкиваются при подготовке документов. Рассказываем, что это за трудности, и показываем, как решить их с помощью современных LegalTech-решений.
#1 Необходимость поддерживать в актуальном состоянии больше 100 шаблонов
Компания использует сотни шаблонов под разные типы сделок. Любые изменения в законодательстве требуют масштабирования исправлений на все шаблоны. Это десятки часов работы.
Наш клиент — элитный девелопер, работающий на российском рынке 22 года.
Дано:
В день компания готовит несколько десятков документов — это юридические дела, судебные документы, тендеры и т. д. Из них примерно половина типовые: договоры продажи, сопроводительные документы.
Проблема:
Невозможно оперативно администрировать большой объем договоров строительного подряда. Любое внесение изменений необходимо масштабировать на 80−90 форм, что крайне трудоемко и провоцирует ошибки..
Решение:
Установили Doczilla Pro в защищенный контур компании и создали 23 интерактивных шаблона. Теперь масштабирование изменений на весь пакет документов происходит автоматически.
#2 Ошибки затягивают заключение сделок, компания теряет деньги
Ежедневная однообразная работа провоцирует риск ошибок: выбрать не тот шаблон, внести не те изменения или перепутать цифру в реквизитах.
Наш клиент — строительная компания, которая входит в пятерку лучших застройщиков Москвы.
Дано:
Компания добавила в портфель объекты эконом- и комфорт-класса, договоров стало значительно больше.Проблема:
Большое количество рутины и ручного заполнения данных провоцировало ошибки даже у опытных специалистов. Ошибки затягивали подписание договоров, цикл сделки увеличивался, компания теряла деньги и клиентов.Решение:
Команда Doczilla автоматизировала подготовку договоров с помощью интерактивных шаблонов, а также провела интеграцию со справочниками ЕГРЮЛ и внутренними базами данных компании. Теперь вся информация о покупателях, объектах недвижимости и условиях сделок заполняется автоматически.
Дополнительно создали внутренний справочник договоренностей, чтобы исключить ручное прописывание данных из нотариальных доверенностей.
#3 Слишком много шаблонов: нужен отдельный под каждое условие сделки
Из-за низкой вариативности шаблонов на базе 1С, необходимо было подготовить отдельный под каждый тип сделки. Это дополнительная нагрузка на юристов и технического специалиста.
Наш клиент — девелопер, который специализируется на масштабных проектах в сфере жилищного строительства на территории Москвы и Московской области.
Дано:
В отделе подготовки договоров трудятся 4 человека. Ежедневно они готовят ДДУ с помощью десятков шаблонов 1С.Проблема:
Создание нового шаблона или внесение правок в уже существующие требовало ТЗ от юристов и участие технического специалиста 1С. Весь процесс занимал 2−3 недели.Решение:
Создание единого вариативного шаблона, предусматривающего любые условия сделки. Благодаря интеграции Doczilla Pro с 1С и внешними справочниками данные автоматически заполняются в договор.
Читать кейс
#4 Длинная цепочка согласования
Для элитного девелопера любая ошибка — риск потерять клиента. Поэтому каждый договор проверяли юристы, и при необходимости отправляли на доработку. За доработкой следовала еще одна итерация проверки.
Наш клиент — девелопер элитной недвижимости в Санкт-Петербурге.
Проблема:
Полуручная работа по подготовке и согласованию документов приводила к ошибкам. Это вынуждало команду выстраивать сложные процессы перепроверки договоров перед подписанием.Решение:
Автоматизированные шаблоны и автозаполнение данных позволили избавиться от любых ошибок при заполнении. Благодаря этому удалось исключить юристов из ветки согласования документов.
Читать кейс
#5 Нет единого хранилища документов
Все документы хранились разрозненно: у каждого своя флешка с типовыми шаблонами и формами. Чтобы переслать документ коллеге, использовались мессенджеры или электронная почта. Поддерживать актуальность драфтов или быстро найти нужный документ казалось невозможным.
Дано
Сотрудники работали по-старинке: у каждого своя флешка с типовыми шаблонами и формами. Чтобы переслать документ коллеге, использовались мессенджеры или электронная почта.
Проблема
Файлы хранились неупорядоченно, поэтому быстро найти нужный документ или актуальный шаблон — задача из разряда невыполнимых.
Решение
Систематизировать работу с документами с помощью единого хранилища данных со всеми актуальными шаблонами и быстрым поиском.
Применение Doczilla
- Ускорить подготовку документов в 10 раз
- Полностью исключить простые ошибки
- Забыть про неактуальные шаблоны
- Избавиться от рутины и перепроверок
Читайте также