West Wind Group — девелоперская компания, создает современные офисные пространства с комфортной атмосферой деловой среды. В компании работает около 100 сотрудников, которые суммарно готовят 500 документов каждый месяц: договоры аренды, дополнительные соглашения и типовые акты расторжения. Составление одного договора аренды занимает минимум час, а в согласовании участвуют 5 человек.
Слишком много ручного труда и рутины при подготовке документов. Квалифицированным юристам часто приходилось выполнять однотипные действия: найти контрагента, вставить его реквизиты в шаблон, скопировать в документ согласованные ранее условия. Такая работа заставляет заскучать и не позволяет специалисту развиваться.
Один из менеджеров WWGroup пытался решить вопрос с рутиной через перекрестные ссылки в MS Word: идея в том, что если вводишь ФИО в одном месте, то оно автоматически должно появляться в нужных местах ниже по договору. Такой вариант устроил не всех коллег — некоторые не захотели разбираться, как это работает.
Ошибки при составлении договора. Перед тем как отправить договор клиенту, юристы тратили дополнительное время на вычитку документа и поиск ошибок. Из-за большого количества рутины пропустить ошибку или опечатку — нормальное явление даже для высококлассного специалиста, поэтому вычитывать договоры нужно было обязательно.
Нет общего хранилища документов. Сотрудники работали по-старинке: у каждого своя флешка с типовыми шаблонами и формами. Чтобы переслать документ коллеге, использовались мессенджеры или электронная почта. Файлы хранились неупорядоченно, поэтому быстро найти нужный документ — это задача из разряда невыполнимых.
Юристы WWGroup выбирали из трех решений. Если говорить о соотношении цена/функционал, то Doczilla Pro была посередине. Григорий из West Wind Group предложил такую метафору: если покупать бутылку молока, то 0,5 литра не хватит, а 1,5 литра — слишком много. Наш конструктор — это как литровая бутылка: идеальный объем и хорошая цена.
Однако когда в WWGroup зашел разговор о необходимости все автоматизировать, сотрудники встретили идею настороженно. Людям казалось, что придется полностью перекроить бизнес-процессы, выучить сложные технологии и чуть ли не стать программистом. Поэтому одним из главных критериев была качественная техническая поддержка, которая не оставит со сложным продуктом один на один.
В процессе выбора поставщика менеджер по работе с клиентами WWGroup даже несколько раз звонил в поддержку Doczilla и задавал вопросы, чтобы проверить скорость ответа и убедиться в компетентности наших сотрудников.
Также юристам хотелось настраивать интерактивные шаблоны с минимальным количеством действий, копировать и вставлять документы из Word с сохранением разметки и иметь возможность работать в браузере. По всем этим критериям платформа Doczilla Pro удовлетворила сотрудников WWGroup, но на конечное решение никто не мог повлиять: оно было принято «сверху».
Шаблоны создаются быстрее. Раньше создание шаблона могло занимать несколько месяцев, хотя бы потому что нужно написать для него код в 1С. Теперь на один шаблон уходит 20−30 минут.
Появилось единое хранилище документов и шаблонов. Больше не нужно тратить время на поиск документа и пересылать между сотрудниками вордовские файлы, аккуратно раскладывая их по папкам, чтобы ничего не потерялось. Теперь все документы находятся в одном месте, доступы есть у ответственных сотрудников.
Снизили количество ошибок и время на вычитку на 1 час. Юристам больше не нужно тратить время на проверку документах, потому что если договор создавался из интерактивного шаблона, ошибок в нем не будет. Квалифицированные специалисты теперь могут заниматься не рутиной, а важными интеллектуальными задачами.
Хотите быстрее готовить документы?
Закажите аудит документооборота: наши юристы подскажут, как ускорить подготовку и согласование документов без расширения штата.
