Девелопер WWGroup: документы готовятся быстрее, а ошибок в них нет - Doczilla
 

Девелопер WWGroup: документы готовятся быстрее, а ошибок в них нет

5 мин 11.05.2022

West Wind Group — девелоперская компания, создает современные офисные пространства с комфортной атмосферой деловой среды. В компании работает около 100 сотрудников, которые суммарно готовят 500 документов каждый месяц: договоры аренды, дополнительные соглашения и типовые акты расторжения. Составление одного договора аренды занимает минимум час, а в согласовании участвуют 5 человек.

Ключевые результаты

Договоры готовились долго, а из-за рутины встречались ошибки

Слишком много ручного труда и рутины при подготовке документов. Квалифицированным юристам часто приходилось выполнять однотипные действия: найти контрагента, вставить его реквизиты в шаблон, скопировать в документ согласованные ранее условия. Такая работа заставляет заскучать и не позволяет специалисту развиваться.

Один из менеджеров WWGroup пытался решить вопрос с рутиной через перекрестные ссылки в MS Word: идея в том, что если вводишь ФИО в одном месте, то оно автоматически должно появляться в нужных местах ниже по договору. Такой вариант устроил не всех коллег — некоторые не захотели разбираться, как это работает.

Ошибки при составлении договора. Перед тем как отправить договор клиенту, юристы тратили дополнительное время на вычитку документа и поиск ошибок. Из-за большого количества рутины пропустить ошибку или опечатку — нормальное явление даже для высококлассного специалиста, поэтому вычитывать договоры нужно было обязательно.

Нет общего хранилища документов. Сотрудники работали по-старинке: у каждого своя флешка с типовыми шаблонами и формами. Чтобы переслать документ коллеге, использовались мессенджеры или электронная почта. Файлы хранились неупорядоченно, поэтому быстро найти нужный документ — это задача из разряда невыполнимых.

Главным преимуществом оказалась поддержка

Юристы WWGroup выбирали из трех решений. Если говорить о соотношении цена/функционал, то Doczilla Pro была посередине. Григорий из West Wind Group предложил такую метафору: если покупать бутылку молока, то 0,5 литра не хватит, а 1,5 литра — слишком много. Наш конструктор — это как литровая бутылка: идеальный объем и хорошая цена.

Однако когда в WWGroup зашел разговор о необходимости все автоматизировать, сотрудники встретили идею настороженно. Людям казалось, что придется полностью перекроить бизнес-процессы, выучить сложные технологии и чуть ли не стать программистом. Поэтому одним из главных критериев была качественная техническая поддержка, которая не оставит со сложным продуктом один на один.

В процессе выбора поставщика менеджер по работе с клиентами WWGroup даже несколько раз звонил в поддержку Doczilla и задавал вопросы, чтобы проверить скорость ответа и убедиться в компетентности наших сотрудников.

Также юристам хотелось настраивать интерактивные шаблоны с минимальным количеством действий, копировать и вставлять документы из Word с сохранением разметки и иметь возможность работать в браузере. По всем этим критериям платформа Doczilla Pro удовлетворила сотрудников WWGroup, но на конечное решение никто не мог повлиять: оно было принято «сверху».

Хотите посмотреть, как Doczilla будет работать с вашими документами?
Оставьте заявку на бесплатное демо
Заказать демо

Теперь работа идет быстрее

Шаблоны создаются быстрее. Раньше создание шаблона могло занимать несколько месяцев, хотя бы потому что нужно написать для него код в 1С. Теперь на один шаблон уходит 20−30 минут.

Появилось единое хранилище документов и шаблонов. Больше не нужно тратить время на поиск документа и пересылать между сотрудниками вордовские файлы, аккуратно раскладывая их по папкам, чтобы ничего не потерялось. Теперь все документы находятся в одном месте, доступы есть у ответственных сотрудников.

Снизили количество ошибок и время на вычитку на 1 час. Юристам больше не нужно тратить время на проверку документах, потому что если договор создавался из интерактивного шаблона, ошибок в нем не будет. Квалифицированные специалисты теперь могут заниматься не рутиной, а важными интеллектуальными задачами.

Хотите быстрее готовить документы?
Закажите аудит документооборота: наши юристы подскажут, как ускорить подготовку и согласование документов без расширения штата.

Doczilla позволит:
  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок
Запросить демо
Применение Doczilla:
  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок
Запросить демо

Похожие статьи

Заказать демо
Doczilla Pro
Нажимая кнопку "Получить доступ", вы подтверждаете согласие с соглашением об использовании программы и даете согласие на обработку персональных данных.
Хотим показать, как работает продукт и помочь с анализом ваших бизнес-процессов