«Коробка», кастом или разработка с нуля? Выбираем подходящее решение для автоматизации контрактного менеджмента
«Коробка», кастом или разработка с нуля? Выбираем подходящее решение для автоматизации контрактного менеджмента
Представьте: для выступления на важном мероприятии вам нужен новый костюм. У вас 3 варианта:
«Коробочные» решения
Простые и понятные. Позволяют работать в текстовом редакторе, готовить типовые шаблоны, согласовывать, хранить документы и производить с ними другие действия.
Стандартное решение работает и на отдельных этапах жизненного цикла документа, и на уровне CLM-системы. Вы можете автоматизировать, например, только подписание документов, а можете — весь процесс контрактного менеджмента.
На схеме показано, какие этапы контрактного менеджмента можно автоматизировать.
Вариант с «коробкой» хорошо подходит для малого и среднего бизнеса, которому достаточно стандартных систем. Но крупным компаниям в любом случае нужно адаптировать готовый продукт под свои потребности и встраивать его в уже существующую экосистему. Для этого подойдут только кастомизированные решения.
Кастомизированные решения
Кастомизация — это доработка готового продукта под конкретную компанию.
Основное требование к кастомизированным системам — максимальная гибкость. Так, чтобы легко и безболезненно встроиться в существующие бизнес-процессы компании. Чем крупнее бизнес, тем сложнее устроены его процессы. Любая доработка должна не только сделать их эффективнее, но и ничего не разрушить.
«Коробочное» решение для хранения файлов
Интерфейс адаптирован под конкретную компанию
2) Функциональные доработки.
Позволяют решать задачи, с которыми не справится «коробочная» версия.
Пример такой доработки — анонимайзер. Нужен, чтобы автоматически скрывать чувствительные данные: названия контрагентов, адреса, суммы, условия оплаты и т.д.
Анонимайзер разработали в Doczilla для крупного банка, который входит в список 13 системно значимых банков России. Клиент работает с многостраничными контрактами клиентов для выдачи банковских гарантий. С помощью AI юристы вытаскивают из договоров ключевые сущности и сводят все данные в таблицу. А анонимайзер позволяет сделать работу с AI безопасной — чувствительные данные клиентов скрыты шифром, а риск утечки информации практически исключен.
Договор до и после обработки анонимайзером
Другие функциональные доработки Doczilla:
Схема процесса миграции
3) Доработки по безопасности
У всех компаний свои требования к безопасности: лимит нагрузки на внутреннюю систему, способ аутентификации, метод передачи данных в интеграции и так далее. Новый продукт должен легко подстраиваться под существующие требования, чтобы работать корректно и подружиться с другими компонентами экосистемы компании.
Например, для многих компаний важно знать, какие действия производили пользователи в системе. Вплоть до того, какую кнопку нажал сотрудник, или времени, когда зашел в программу. В таком случае можно дополнить готовое решение журналом безопасности. Это специальный компонент, к которому настраивается отдельный доступ для конкретной роли. И нужный специалист сможет отслеживать действия пользователей.
Пример журнала безопасности
Все эти доработки позволяют решить задачи крупных компаний и максимально эффективно встроить систему документооборота в существующее ПО.
Но какая бы гибкая ни была система, иногда заказчик хочет сделать все под себя. В этом случае разработка происходит с нуля.
Разработка своими силами
Doczilla подберет оптимальное решение для вашего бизнеса
Применение Doczilla
Читайте также