Воркшоп «Вне шаблонов: как эффективно организовать работу с договорами?» 25 апреля в 11:00!
Close
Legal Design и автоматизация документов вместе с CLM и ИИ- Doczilla
 

Как Legal Design помогает автоматизировать документы вместе с CLM и ИИ

13 мин 15.02.2024

Юридический дизайн — мощный инструмент для создания понятных и читабельных документов. Если применять дизайн вместе с трендовыми технологиями, можно увеличить прибыль бизнеса, повысить свою ценность в глазах контрагентов и избавиться от рутины.

В начале 2021 года на юридическом рынке начался бум автоматизации. Технологии перестали быть исключительной привилегией крупного бизнеса, где есть и штат программистов, и бюджет на тестирование и внедрение любых смелых инноваций. Автоматизация оказалась по карману и среднему бизнесу, а базовые процессы автоматизировали даже микропредприятия, например, внедрив телеграм-бота.

Появились десятки кейсов в духе «Наш юротдел автоматизировал подготовку документов и теперь мы согласовываем любой договор за два дня». И хотя специалисту очевидно, что за два дня ничего не согласовать, кейсы появлялись каждый день. Со временем эти же юротделы переходили на другие решения по автоматизации юридической функции, что выглядело по меньшей мере странно. Если всё так гладко, зачем менять вендора?

На деле компаниям приходилось подбирать новые решения снова и снова, потому что желаемые результаты не достигались. А причина простая: бизнес пытался автоматизировать документы из текущей операционки без учета цикла жизни контракта. Мало согласовать текст документа с начальством — нужно проделать и другую большую работу:

  • разработать внутренние корректировки для бухгалтеров, финансистов и менеджеров, которые предлагают правки к тексту документа;
  • подготовить и согласовать с контрагентом драфт, проведя переговоры и внеся правки;
  • мониторить статус документа: как он исполняется, какие проблемы возникают при работе с договором;
  • увидеть сильные стороны документа, чтобы использовать удачные решения в дальнейшей работе;
  • позаботиться о пролонгации и хранении документа.

В результате автоматизации документ действительно готовился быстро — за несколько минут юристы могли создать с нуля и отправить контрагенту договор на 50 страниц. Но контрагенту эти 50 страниц нужно прочитать, понять, согласиться с положениями или направить мотивированный отказ. На это по-прежнему уходило огромное количество времени, так что в автоматизации подготовки драфта не было смысла. Цикл сделки если и сокращался, то незначительно.

Чтобы автоматизация ускоряла не только подготовку, но и согласование документов, нужно добавить еще один элемент: legal design или юридический дизайн. Это правила оформления юридических документов, которые помогают юристам создавать понятные и читаемые договоры с учетом функциональных особенностей и целей документа.

Какими правилами пользуются юридические дизайнеры

Legal design подразумевает создание понятного текста, который соответствует своим целям — с учетом нормативных требований к оформлению юридического документа. Для этого юристы используют любые приемы визуализации, которые помогают лучше воспринимать написанное, например:

  • Ясное юридическое письмо. Юристу следует использовать простой язык, раскрывать термины, где это возможно, разбивать сложные синтаксические конструкции на простые для восприятия предложения. При этом из текста нельзя удалять существенные данные — правовая сила должна сохраниться.
  • Структура и логика. Последовательность пунктов в договоре должна быть стройной, чтобы формировать у читателя корректные ожидания. Это помогает быстро находить нужную информацию и не создает избыточную когнитивную нагрузку.
  • Аккуратность. Стоит верстать документ, делая фокус на удобстве читателя. Например, использовать стандартные шрифтовые гарнитуры, достаточно крупный кегль, один или максимум два типа выделения текста (например, полужирный и подчеркнутый).

Документ становится простым в восприятии для всех заинтересованных лиц: юриста, контрагента, клиента, партнера, руководителя. Каждый понимает, как исполнять написанное в документе, что делать в случае конфликтной ситуации, нужно ли дополнить текст инструкциями и пояснениями. Результат: на согласование уходит значительно меньше времени, эффект от мгновенной подготовки документа становится более заметен и сильнее сокращает цикл сделки.

На основе логичного, структурированного и всем понятного документа легко подготовить и другие. Например, можно в несколько действий превратить уже согласованную руководителем претензию в судебный иск — просто скопировав нужные положения в конструктор документов. Это особенно актуально для крупных сделок с большим количеством документов. Такие сделки начинают проводить через CLM, и legal design образует синергию с этим инструментом.

Как Legal Design помогает управлять жизненным циклом сделки

СЭД (системы электронного документооборота) в ближайшем будущем заменятся CLM (системами управления жизненным циклом контрактов). CLM — экосистема из десятка сервисов, с которыми проще вести большие инфраструктурные проекты от первого драфта договора до контроля исполнения обязательств. Узнайте больше в статье СЭД против CLM.

legal design автоматизация
CLM предлагает сервисы, которые полностью закрывают задачи контрактного менеджмента
Legal design в юридической практике приносит пользу на всех ключевых этапах управления жизненным циклом контракта:

  • Обеспечивает понимание текста документа. Если менеджер или финансист не может разобраться, что написано в договоре, не стоит рассчитывать, что они пришлют грамотные корректировки. С помощью юридического дизайнера каждый участник сделки понимает содержимое документа.
  • Повышает вероятность исполнения контракта. Документ, написанный человеческим языком, не создает лишнюю когнитивную нагрузку. Чем проще выполнить обязательства, тем больше шансов, что они будут выполнены. А чем проще написан договор, тем вероятнее, что его прочитают от начала и до конца — и сделка состоится в полном объеме.
  • Ускоряет распознавание документа. В сложных сделках с десятками договоров бывает трудно найти нужный документ — приходится выискивать в тексте адрес, ИНН или другой признак, который позволит отличить это договор от других. Инструменты юридического дизайна создают якорные объекты на титульном листе, которые позволяют быстро понять, какой договор открыт прямо сейчас.

Хороший пример договоров в стиле legal design показывает Ozon — один из первых маркетплейсов, который занялся автоматизацией юридической функции. Как и все маркетплейсы, Ozon готовит большой объем документов для конечного потребителя, а также договоры для каждого продавца — их там десятки тысяч. Документация не помогала селлерам и покупателям найти общий язык, поэтому Ozon запустил масштабную переработку всех договоров.

Большинство продавцов размещают товары через партнеров и не читают документацию маркетплейса. В результате возникали споры, например, когда товар удаляли за нарушение правил площадки, или теряли при доставке, а компенсацию не выплачивали. Когда Ozon переработал документы для своих партнеров, селлерам начали читать договоры, а число споров сократилось, потому что документы стали понятными и простыми для восприятия.

Другой пример — из логистической компании. Менеджеры не понимают регламенты и регулярно ошибаются при оформлении внутренних закупок, из-за чего контрагенты расторгают договоры. Компания теряет прибыль. Юристы сделали регламент информативным и читабельным с помощью правил legal design. В итоге нормативный документ стал для менеджеров инструкцией, шпаргалкой, и спустя 6 месяцев компания сделала однозначный вывод: менеджеры понимают регламент, следуют ему и допускают значительно меньше ошибок. Снизить риск ошибки еще сильнее помогает искусственный интеллект, который также может взаимодействовать со стандартами юридического дизайна.

Как Legal Design взаимодействует с искусственным интеллектом

В основе legal design лежит юридическое письмо, поэтому грамотная письменная речь — ключевой навык юридического дизайнера. Чтобы упростить свою работу, юристы пользуются ChatGPT или аналогичными ботами. Чем может помочь чат-бот в юридическом дизайне:

  • Исправит ошибки. Бот проверяет грамматику, подсказывает более привычные формулировки и расставляет запятые, пока юрист занят другим делом. Бизнес экономит на помощнике юриста, который перечитывает документы перед отправкой на согласование.
  • Резюмирует объемные документы. Письма от контрагентов и доверителей чаще всего написаны тяжелым формализованным языком. Если в письме много страниц, докопаться до сути непросто. Чат-бот может «прочитать» письмо и сделать выжимку ключевых тезисов, а также подготовить ответ.

Результат работы ChatGPT можно презентовать контрагенту, чтобы повысить ценность своей работы. Большинство юристов присылают договор, оставляя человека с документом один на один. Если же приложить к договору выжимку тезисов и инструкцию, это гарантированно выделит юриста на фоне коллег. Себестоимость работы не меняется — рутину делает чат-бот.


Предлагаем также узнать больше о Применении Legal Design в юридической практике и принципах юридического дизайна документов.


Doczilla позволит:
  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок
Запросить демо
Применение Doczilla:
  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок
Запросить демо

Похожие статьи

Заказать демо
Doczilla Pro
Нажимая кнопку "Получить доступ", вы подтверждаете согласие с соглашением об использовании программы и даете согласие на обработку персональных данных.
Хотим показать, как работает продукт и помочь с анализом ваших бизнес-процессов