Doczilla позволит
Полностью исключить простые ошибки;
Ускорить подготовку документов в 10 раз;
Избавиться от рутины и перепроверок;
Забыть про неактуальные шаблоны;

«Почта России» и Россельхозбанк: 5 кастомных доработок Doczilla Pro, которые стали легендарными


⏱12 мин | 27.11.2024

«Почта России» и Россельхозбанк: 5 кастомных доработок Doczilla Pro, которые стали легендарными


⏱12 мин | 27.11.2024

По данным МИИТа, юристы тратят на подготовку документов до 60% рабочего времени1. Поиск формулировок, заполнение документа, проверка договора на ошибки и другие монотонные задачи занимают почти весь день. Еще звонки в Zoom, отчетность и долгие ожидания в судах. А когда вообще работать?


Освободить время для стратегических задач помогают LegalTech-инструменты. Но чтобы автоматизация в вашей компании работала эффективно, продукт должен быть максимально гибким и уметь решать именно ваши задачи.


В этом материале расскажем о 5 инструментах, которые были разработаны специально под задачи команд Россельхозбанка, «Почты России» и МТС. Но оказались так хороши, что теперь их использует большинство клиентов Doczilla.



1 Егоров В.П., Слиньков А.В. Делопроизводство и режим секретности: учебное пособие. М.: Юридический институт МИИТ, 2016.

В 1 клик перенести данные из одного документа в другой

Эта функция в конструкторе документов называется «миграция данных». С ее помощью можно использовать информацию из одной анкеты для заполнения полей в другой.

Как это работает?

Данные из анкеты попадают во внутренний справочник Doczilla по заранее определенному правилу и маркируются специальным идентификатором. Далее пользователи могут использовать эти данные при заполнении других документов.

Миграция данных особенно полезна для автоматизации повторяющихся процессов, таких как выдача кредитов.

Кейс «Россельхозбанка»

Миграцией данных активно пользуются в кредитном отделе «Россельхозбанка». Когда нужно оформить кредит, менеджер добавляет данные клиента в анкету. А потом использует эту информацию для подготовки целого пакета документов. Таким образом, пользователи не делают лишнюю работу — достаточно 1 раз заполнить анкету, а в остальные документы данные подтянутся автоматически.

Быстро найти нужный документ в хранилище

Можно с помощью фильтрации данных. В крупных компаниях сотрудники работают с тысячами документов в месяц. Иногда, чтобы найти тот самый файл, приходится перебирать все папки или терзать коллег вопросами. В файловом хранилище Doczilla любой документ легко найти по названию или содержанию через поиск. А еще можно добавить расширенную фильтрацию данных, чтобы упростить навигацию. И искать файл по имени сотрудника, номеру договора, дате и другим заранее заданным категориям.


Как это работает?


Когда пользователю нужно найти конкретный документ, он заходит в раздел «Все файлы» в Doczilla, где видит список всех доступных ему документов. На панели поиска есть окошки для фильтрации этих документов. Например, сотруднику нужен договор от 02.11.24, тогда он может вбить эту дату в строке поиска и получить все контракты, датированные 2 ноября.

Кейс «Почты России»

Фильтрация данных есть в «Почте России». Сотрудники компании готовят около 700 различных документов в день. Чтобы избежать путаницы в шаблонах, «Почта России» добавила возможность быстрой навигации по документам. Таким образом удалось упростить поиск и избавить сотрудников от лишней работы.

Видеть каждое действие пользователей в системе

В крупных компаниях строгие требования к безопасности. Чтобы оперативно устранять ошибки и не допустить утечки конфиденциальных данных, можно установить журнал безопасности. Это специальный компонент, позволяющий отслеживать каждое действие пользователя в системе. Вплоть до того, какие кнопки нажимал сотрудник и во сколько открывал файл.


Как это работает?


Нужному сотруднику можно выдать доступ к списку всех действий пользователей. В списке указана дата, логин сотрудника, конкретное действие и результат. Например, так можно выяснить, кто именно удалил важный файл и когда.

Ни одно действие пользователя в системе не будет упущено. В журнале безопасности можно посмотреть логин сотрудника, действие, тип действия, результат, а также точное время и дату

Кейс крупного банка

Наш клиент — системообразующий универсальный российский банк, который занимает 2 место по размеру активов среди банков России. В дополнение к конструктору документов банк установил журнал безопасности. Это функция нужна службе информационной безопасности, чтобы проводить аудит. И в случае ошибки или утечки оперативно разобраться в ситуации, выяснить и устранить причину.

Скрыть чувствительные данные в документах для работы с AI

Несмотря на все преимущества работы с AI, некоторые компании боятся внедрять инструмент из-за риска утечки данных. Особенно если речь идет о чувствительной информации или персональных данных клиентов, которые нельзя разглашать по условиям NDA.


Чтобы купировать репутационные и финансовые убытки, используйте анонимайзер при работе с AI. Это отдельный модуль платформы Doczilla Pro, позволяющий автоматически шифровать чувствительные данные в документе всего за 1 клик.


Как это работает?


Технология анализирует документ, находит конфиденциальные данные и шифрует их с помощью шестизначного кода. Исходные значения и соответствующие им коды сохраняются в локальную базу данных, а очищенный от чувствительной информации текст можно безопасно отправлять в языковую модель. После того как пользователь поработал с текстом в AI, анонимайзер возвращает в документ исходные значения.

Кейс IT-холдинга

Наш клиент — крупная IT-компания, которая продает IT-оборудование, ПО, потребительскую электронику, умную технику для дома.


Для ускорения подготовки нетиповых документов по форме заказчика IT-холдинг внедрил искусственный интеллект. А чтобы работать с AI безопасно и не бояться утечки конфиденциальных данных клиентов, компания использует анонимайзер. Сотрудники открывают нужный документ, нажимают на кнопку «Включить анонимайзер», и вся чувствительная информация в документе превращается в шифры. Далее пользователи могут спокойно отправлять документ в AI. А после этого одним нажатием кнопки вернуть в документ скрытые данные.

Ускорить подготовку интерактивных шаблонов

Чтобы автоматизировать документы в конструкторе, специалисты Doczilla создают интерактивные шаблоны. Для этого в систему загружают исходный документ и настраивают переменные — размечают конкретные места в тексте, которые должны заполняться автоматически. Переменные добавляются в специальную анкету, которой будут пользоваться сотрудники клиента при подготовке документа.

Чтобы данные подтягивались в документ из внутренних систем заказчика, например из 1С, специалисты Doczilla настраивают интеграцию. Каждой переменной в шаблоне дают свой идентификатор — специальный код, с помощью которого нужное значение из 1С будет подтягиваться в конкретное место в документе.


Иногда разметкой шаблонов занимаются специалисты со стороны заказчика. Чтобы упростить процесс, можно добавить справочники идентификаторов переменных. Эта функция незаменима для разметки шаблонов типовых документов. Можно 1 раз задать идентификаторы для переменных, а затем использовать их для подготовки всех интерактивных шаблонов.

Как это работает?


Специалисты Doczilla создают специальный справочник, куда заносят идентификаторы всех переменных, которые будут передаваться из внутренней системы в конструктор. Теперь когда сотрудники будут готовить шаблоны в конструкторе, то смогут легко настроить автоматическое заполнение данных. Нужно будет просто выбрать из списка нужную переменную и добавить в анкету.

Кейс «Россельхозбанка»

После обучения специалисты РСХБ самостоятельно размечают интерактивные шаблоны кредитно-обеспечительной документации. И справочник идентификаторов сильно помог в этом процессе: при создании шаблона сотрудникам не нужно вручную задавать переменные. Достаточно выбрать идентификаторы переменных из справочника — данные из внутренней системы компании автоматически заполнятся в шаблон.

Применение Doczilla

  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок

Читайте также