По данным МИИТа, юристы тратят на подготовку документов до 60% рабочего времени¹. Поиск формулировок, заполнение документа, проверка договора на ошибки и другие монотонные задачи занимают почти весь день. Еще звонки в Zoom, отчетность и долгие ожидания в судах. А когда вообще работать?

Освободить время для стратегических задач помогают LegalTech-инструменты. Но чтобы автоматизация в вашей компании работала эффективно, продукт должен быть максимально гибким и уметь решать именно ваши задачи.

В этом материале расскажем о 5 инструментах, которые были разработаны специально под задачи команд Россельхозбанка, «Почты России» и МТС. Но оказались так хороши, что теперь их использует большинство клиентов Doczilla.

¹ Егоров В.П., Слиньков А.В. Делопроизводство и режим секретности: учебное пособие. М.: Юридический институт МИИТ, 2016.

Миграцией данных активно пользуются в кредитном отделе «Россельхозбанка». Когда нужно оформить кредит, менеджер добавляет данные клиента в анкету. А потом использует эту информацию для подготовки целого пакета документов. Таким образом, пользователи не делают лишнюю работу — достаточно 1 раз заполнить анкету, а в остальные документы данные подтянутся автоматически.

Можно с помощью фильтрации данных. В крупных компаниях сотрудники работают с тысячами документов в месяц. Иногда, чтобы найти тот самый файл, приходится перебирать все папки или терзать коллег вопросами. В файловом хранилище Doczilla любой документ легко найти по названию или содержанию через поиск. А еще можно добавить расширенную фильтрацию данных, чтобы упростить навигацию. И искать файл по имени сотрудника, номеру договора, дате и другим заранее заданным категориям.

Как это работает?

Когда пользователю нужно найти конкретный документ, он заходит в раздел «Все файлы» в Doczilla, где видит список всех доступных ему документов. На панели поиска есть окошки для фильтрации этих документов. Например, сотруднику нужен договор от 02.11.24, тогда он может вбить эту дату в строке поиска и получить все контракты, датированные 2 ноября.

Фильтрация данных есть в «Почте России». Сотрудники компании готовят около 700 различных документов в день. Чтобы избежать путаницы в шаблонах, «Почта России» добавила возможность быстрой навигации по документам. Таким образом удалось упростить поиск и избавить сотрудников от лишней работы.

В крупных компаниях строгие требования к безопасности. Чтобы оперативно устранять ошибки и не допустить утечки конфиденциальных данных, можно установить журнал безопасности. Это специальный компонент, позволяющий отслеживать каждое действие пользователя в системе. Вплоть до того, какие кнопки нажимал сотрудник и во сколько открывал файл.

Как это работает?

Нужному сотруднику можно выдать доступ к списку всех действий пользователей. В списке указана дата, логин сотрудника, конкретное действие и результат. Например, так можно выяснить, кто именно удалил важный файл и когда.

Наш клиент — системообразующий универсальный российский банк, который занимает 2 место по размеру активов среди банков России. В дополнение к конструктору документов банк установил журнал безопасности. Это функция нужна службе информационной безопасности, чтобы проводить аудит. И в случае ошибки или утечки оперативно разобраться в ситуации, выяснить и устранить причину.

Несмотря на все преимущества работы с AI, некоторые компании боятся внедрять инструмент из-за риска утечки данных. Особенно если речь идет о чувствительной информации или персональных данных клиентов, которые нельзя разглашать по условиям NDA.

Чтобы купировать репутационные и финансовые убытки, используйте анонимайзер при работе с AI. Это отдельный модуль платформы Doczilla Pro, позволяющий автоматически шифровать чувствительные данные в документе всего за 1 клик.

Как это работает?

Технология анализирует документ, находит конфиденциальные данные и шифрует их с помощью шестизначного кода. Исходные значения и соответствующие им коды сохраняются в локальную базу данных, а очищенный от чувствительной информации текст можно безопасно отправлять в языковую модель. После того как пользователь поработал с текстом в AI, анонимайзер возвращает в документ исходные значения.

Наш клиент — крупная IT-компания, которая продает IT-оборудование, ПО, потребительскую электронику, умную технику для дома.

Для ускорения подготовки нетиповых документов по форме заказчика IT-холдинг внедрил искусственный интеллект. А чтобы работать с AI безопасно и не бояться утечки конфиденциальных данных клиентов, компания использует анонимайзер. Сотрудники открывают нужный документ, нажимают на кнопку «Включить анонимайзер», и вся чувствительная информация в документе превращается в шифры. Далее пользователи могут спокойно отправлять документ в AI. А после этого одним нажатием кнопки вернуть в документ скрытые данные.

Чтобы автоматизировать документы в конструкторе, специалисты Doczilla создают интерактивные шаблоны. Для этого в систему загружают исходный документ и настраивают переменные — размечают конкретные места в тексте, которые должны заполняться автоматически. Переменные добавляются в специальную анкету, которой будут пользоваться сотрудники клиента при подготовке документа.

Чтобы данные подтягивались в документ из внутренних систем заказчика, например из 1С, специалисты Doczilla настраивают интеграцию. Каждой переменной в шаблоне дают свой идентификатор — специальный код, с помощью которого нужное значение из 1С будет подтягиваться в конкретное место в документе.

Иногда разметкой шаблонов занимаются специалисты со стороны заказчика. Чтобы упростить процесс, можно добавить справочники идентификаторов переменных. Эта функция незаменима для разметки шаблонов типовых документов. Можно 1 раз задать идентификаторы для переменных, а затем использовать их для подготовки всех интерактивных шаблонов.

Как это работает?

Специалисты Doczilla создают специальный справочник, куда заносят идентификаторы всех переменных, которые будут передаваться из внутренней системы в конструктор. Теперь когда сотрудники будут готовить шаблоны в конструкторе, то смогут легко настроить автоматическое заполнение данных. Нужно будет просто выбрать из списка нужную переменную и добавить в анкету.

После обучения специалисты РСХБ самостоятельно размечают интерактивные шаблоны кредитно-обеспечительной документации. И справочник идентификаторов сильно помог в этом процессе: при создании шаблона сотрудникам не нужно вручную задавать переменные. Достаточно выбрать идентификаторы переменных из справочника — данные из внутренней системы компании автоматически заполнятся в шаблон.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок