Требуется много ресурсов и времени, чтобы в хранилище подписанных контрактов найти нужный файл или просто собрать данные для анализа. Как цифровые контракты позволяют забыть об этих проблемах и помогают принимать оптимальные бизнес-решения, рассказывает Кирилл Буряков, основатель Doczilla.

Как правило, подписанные контракты представляют собой PDF-файлы. Они остаются в вашей системе хранения и никак не используются для роста бизнеса. Попробуем разобраться, как раскрыть потенциал данных, которые «заперты» в контрактах компании.

Существует стереотип, что прочесть и интерпретировать данные из PDF-файла способен только человек. Однако и этот процесс можно автоматизировать при помощи современных технологий. Так, вычленить данные из контракта и выгрузить их в базу данных компании возможно при помощи цифровых договоров.

Цифровой контракт (или цифровой договор) состоит из двух слоев. Первый — классический договор, содержание которого понятно человеку. Второй — цифровой слой в машиночитаемом виде. Информация из него выгружается автоматически и обогащает базы данных компании для дальнейшего использования.

Цифровые контракты появились в результате инициативы ФНС «Электронный договорной документ», позволяющей организациям создавать договоры в XML-формате и обмениваться ими. Такое решение продиктовано стремлением ФНС упростить процесс сопоставления закрывающих документов и контрактов для выявления несоответствий. Это стало отправной точкой для активного внедрения цифровых контрактов во внутренние процессы как крупных предприятий, так и небольших компаний.

Цифровые контракты позволяют выгрузить данные из подписанных договоров и использовать статистику по ним для принятия бизнес-решений. Ниже перечисляем основные преимущества внедрения цифровых договоров в бизнес-процессы:

Синхронизация данных. В большинстве случаев информация из подписанных контрактов остается исключительно в них и не попадает в ERP- или CRM-системы организации. Цифровые контракты обогащают ERP- и CRM-системы, кредитные конвейеры и системы электронного документооборота (СЭДы) данными о коммерческих условиях подписанных контрактов.

Анализ. Когда данные из контрактов занесены в CRM, ERP или другие базы данных, появляется возможность глубоко анализировать информацию по всем сделкам компании в разных аспектах. Например, понять, как те или иные обязательства в договоре влияют на его исполнение и успех сделки. Такой анализ позволяет принимать управленческие бизнес-решения, основываясь не на ощущениях, а на конкретных данных и статистике.

Управление обязательствами. При внедрении цифровых контрактов проще контролировать исполнение обязательств своей компанией и контрагентом. Система автоматически напомнит, что и когда должна сделать каждая из сторон. Или сообщит о том, что какие-то обязательства уже просрочены и требуют вашего внимания. Благодаря цифровым контрактам мониторинг обязательств работает значительно лучше, а риск судебных разбирательств с контрагентом существенно уменьшается.

Цифровой слой включает в себя данные в XML-формате. Их можно использовать не только для наполнения собственной базы данных, но и для обмена информацией с контрагентом через систему электронного документооборота и с ФНС. Формат XML синхронизирован с визуальной частью контракта, то есть если при работе с договором в него вносятся изменения, то XML-часть автоматически меняется.

Цифровые договоры могут передавать в базы данных любую информацию из контракта, например:

• реквизиты;
• предмет и калькуляцию стоимости;
• обеспечение;
• ковенанты;
• этапность (начальный и конечный сроки оказания услуг, выполнения работ);
• место исполнения контракта;
• сроки действия контракта;
• условия расчетов;
• наличие встречных обязательств;
• право на односторонний отказ и расторжение договора;
• ответственность сторон;
• место и порядок разрешения споров.

Благодаря цифровым контрактам коммерческие условия подписанных договоров автоматически считываются и загружаются в базы данных компании. Эта информация позволяет: проводить глубинный анализ по сделкам, принимать бизнес-решения, исходя из конкретных данных, и более эффективно контролировать исполнение обязательств по договорам.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок