Войти
Запросить демо
Войти
Запросить демо
Doczilla позволит
Запросить демо
Полностью исключить простые ошибки;
Ускорить подготовку документов в 10 раз;
Избавиться от рутины и перепроверок;
Забыть про неактуальные шаблоны;

Цифровизация юридического департамента Avito: от идеи к реализации


⏱12 мин | 31.10.2024

Цифровизация юридического департамента Avito: от идеи к реализации


⏱12 мин | 31.10.2024

На вебинаре «Не по ГОСТу: новые стандарты договорной работы», Анна Крыжановская, руководитель группы правовой поддержки договорной работы Avito, рассказала как в компании упростили подготовку документов.


В любой компании есть рутинные задачи — от заказа воды в офис до подписания договоров с контрагентами. Но даже на банальном примере с водой можно увидеть, как затягивается решение простых задач: одни работники хотят сменить поставщика, а другим не нравится выбранное для кулера место. Если добавить щепотку оптимизации, разногласия, как и препятствия, волшебным образом исчезнут.

В этом материале обсудим способы и этапы оптимизации договорной работы, которые помогут в разы сократить время на подготовку и согласование документов в вашей компании. А еще поделимся плейбуком Avito «NDA гайд для юристов».

Шаг 1: систематизация работы с документами и анализ данных

Системность можно сравнить с двигателем машины — без нее нет движения. Системный подход гарантирует стабильность при любых условиях и не зависит от фактора «люди и их мнения». В договорной работе юристов это проявляется в следовании определенным стандартам и процедурам при подготовке, заключении и исполнении договоров.

Без системного подхода невозможно избежать конфликтов и споров, связанных с недоработками или недочетами в договоре.


Анна Крыжановская
Руководитель группы правовой поддержки договорной работы Avito
«Много юристов — много мнений. Из-за большого количества документов, формулировок и подходов работа юриста превращается в хаос»

Результат борьбы мнений особенно хорошо виден в крупных компаниях. Например, чтобы обеспечить полную правовую защиту и уменьшить риск ошибок, за составление одного договора отвечают сразу несколько юристов. При этом каждый из них отстаивает свой вариант оформления. В итоге подготовка проекта договора затягивается, то же самое происходит на следующем этапе — согласовании.

Больше о договорной работе в статье «Человек плюс технологии: почему в юриспруденции возникла новая профессиональная единица?»

Дело в том, что у каждого юриста свой подход в оценке рисков. Одни специалисты придерживаются лаконичности, опираясь на факты. Другие составляют громоздкий текст с пояснениями из положений законов: все работают с договорами по-разному и не всегда сходятся во взглядах.

Принцип общего знаменателя

Легче и быстрее составлять договор, когда есть единые подходы к подготовке и база проверенных формулировок — их собирают на основе готовых текстов из практики. Достаточно провести анализ, чтобы заметить, какие фразы и выражения повторяются в договорах разных видов. Так формируется «скелет».

Выверенные методы и формулировки всегда проще автоматизировать.

Анализ данных

Юристам нужно анализировать данные при подготовке договоров: выявлять противоречия и недочеты в формулировках, проверять правовую информацию и прогнозировать. Навык позволяет юристам оставаться квалифицированными специалистами. Это также важно на пути к упрощению операционных задач.

Что должны анализировать юристы в рамках системного подхода:

  • риски для компании → потенциальные угрозы и возможные последствия для компании, оценка финансового положения контрагента, защита данных и другие;

  • мнение и опыт других экспертов (юристы, бухгалтеры) → при сравнении своего мнения с другими можно выявить «золотой» подход, особенно это касается моментов, которые нужно проверить на соответствие законам: налоги, транзакции, отражение предмета сделки;

  • выдержку формулировок при переговорах с контрагентами → стандартные формулировки — не всегда «сильные», нужно проверить, насколько они соответствуют цели;

  • подход бизнеса → в документах должны указываться данные, которые соответствуют работе компании: например, при приемке указывать точные данные проверки;

  • законность формулировок → в случае судебных разборок в документах должны быть актуальные данные, которые соответствуют законам.

Шаг 2: создание плейбуков и разграничение зон ответственности

Создать рабочую форму документа, применимую к любой ситуации, невозможно. Нужно быть готовым к правкам и отклонениям. Для этого существуют плейбуки.

Что такое плейбук?
Это свод правил и инструкций, который дает юристу выбор готовых и утвержденных формулировок для разных условий и договоренностей с клиентом.

В плейбуке прописаны возможные варианты отклонений и обоснований для выбора конкретной фразы, а также комментарии для контрагентов. Удобно использовать для договоров, где много элементов и условий.
Плейбук позволяет компаниям быстро адаптироваться под интересы и запросы клиентов. По нему легче обрабатывать входящие договоры на сделки, а при сборе данных уже можно предугадать, какой потребуется подход к оформлению документа. Все, что нужно юристу — проанализировать ситуацию и выбрать нужные варианты.

Некоторые компании работают с клиентами исключительно по плейбукам. Например, международный LegalTech-проект oneNDA, который предоставляет шаблоны соглашений о неразглашении конфиденциальной информации, сотрудничает по своему плейбуку.


Анна Крыжановская
Руководитель группы правовой поддержки договорной работы Avito
«Наша команда сделала плейбуки для разных типов договоров, один из них — об NDA. В нем прописали сроки и случаи применения, а также обоснования для формулировок, чтобы избежать дублирования и противоречий в подходах у юристов»
Плейбук Avito «NDA гайд для юристов»

А еще плейбуки используют в качестве обучающих материалов для юристов-новичков: обзоры актуальных законов, описание основных правовых проблем, советы по взаимодействию с клиентами.

Зоны ответственности в договорной работе

Часто при составлении договоров возникают путаницы — рассеиваются границы ответственности. Не всегда понятно, кто отвечает за конкретную область: юрист или бухгалтер, а может, сам бизнес. Это опять же затягивает процесс согласования договора.

Чтобы разграничить зоны ответственности, нужно оглянуться на практику компании при подготовке договоров — выявить исполнителей конкретных задач.


Какие спорные пункты стоит проанализировать:

  • сроки
  • порядок приемки
  • ответственность
  • конфиденциальность
  • оплата
  • гарантия и заверения
  • привлечение третьих лиц
  • порядок пересмотра цены

Обычно за многие моменты отвечает бизнес, ведь именно на нем лежит ответственность за штрафы.

Чтобы процесс согласования договора реально ускорился, за каждым пунктом должен быть закреплен свой ответственный исполнитель.

Шаг 3: поддержание актуальности шаблонов

Оптимизация договорной работы — бесконечный проект. В условиях быстрой смены подходов к бизнесу, правил и стратегий важно постоянно поддерживать готовые шаблоны в актуальности. При сотрудничестве с новыми клиентами отточенные фразы могут быть невостребованными.


Последний шаг — создание правил по обновлению данных:


  • Формулировки должны добавлять и обновлять одни и те же специалисты, чтобы не возникло путаницы.

  • Нужно регулярно обсуждать, какие новые вводные стоит добавить.

  • Юристы разных отраслей должны поддерживать актуальность инструкций и библиотек данных.

Применение Doczilla Pro

  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок
Запросить демо

Читайте также