Юристы справедливо опасаются отходить от шаблонов оформления документов, хотя понятно написанный и аккуратно оформленный договор увеличивает шансы на закрытие сделки или победу в суде. Азиза Степанян, юрист и legal-дизайнер, рассказывает как именно дизайн юридических документов помогает юристам, какие мифы ходят вокруг этого подхода и в чем преимущество понятного текста.

Legal design или юридический дизайн — разработка и верстка документа с учетом его функциональных особенностей и целей. Эти правила оформления юридических документов упрощают жизнь всем, кто работает с договором, претензией или иском. При подготовке текста юрист учитывает:

• кто и как работает с документом;
• зачем создается этот документ.

Например, составить претензию можно для соблюдения требований закона или чтобы выйти с ней на переговоры. Это разные цели, поэтому и документы будут отличаться.

Иногда целью юридического дизайна может быть отвлечение внимания. К примеру, с помощью дизайна юрист может подробно раскрыть один или несколько пунктов договора, а в их тени скрыть другие существенные данные.

Главный видимый результат legal design — упрощение документа. Чаще всего юристы используют профессиональный язык — с терминами и длинными сложносочиненными предложениями. Клиентам и партнерам бывает непросто разобраться в запутанных формулировках. Правила legal design делают документ понятным — упрощая текст и сохраняя правовую силу.

Как это работает: Механизм ИИ можно обучить распознавать формулировки в контрактах для положений по конкретной теме: возмещение ущерба, автоматическое продление и гарантия. После правильной классификации, ИИ сможет анализировать насколько каждое предлагаемое предложение соответствует позиции вашей организации. После анализа ИИ составит краткий список предложений, которые несут потенциальный риск для вашей компании. Затем ваша юридическая команда сможет проанализировать их и принять решение.

Что происходит без ИИ: В ситуациях, когда нужно использовать документы третьей стороны, требуется, чтобы юрист вручную просмотрел весь предлагаемый контракт и вручную оценил каждый пункт. Это отнимает много времени и часто становится «узким горлышком» в процессе согласования контракта.

Почему это важно: Для компании (даже уровня Enterprise) непрактично пытаться разработать стандарты для абсолютно всех видов документов.

Например, соглашения о недвижимости содержат положения об улучшении арендуемого имущества; соглашения SaaS определяют минимальные показатели производительности решения, а отчеты о проделанной работе охватывают плату за просрочку, использование субподрядчиков и порядок расчета сборов.

Следовательно, компания сэкономит много ресурсов, работая с уже готовыми контрактами контрагентов. Однако такие документы несут значительный риск. Более того, изучение длинных и сложных контрактов — трудоемкий процесс, и даже самая лучшая юридическая команда может что-то упустить.

Итог: возможности искусственного интеллекта автоматизируют процесс согласования контрактов от сторонних организаций, значительно снижая затраты на рабочую силу. И, что более важно, надежно выявляют проблемные пункты, которые подвергают компанию риску.

Как это работает: ИИ можно обучить проверять уже заключенные контрактов на предмет неблагоприятных или несоответствующих условий. Сначала необходимо определить желаемые условия, а затем искусственный интеллект будет систематически просматривать все ваши соглашения и оценивать каждое по уровню риска.

Что происходит без искусственного интеллекта: К сожалению, для большинства компаний проверка существующих контрактов — долгая и слишком дорогая процедура. Содержание достаточного штата юристов затратно, поэтому пересмотр контрактов проводится только при продлении, что несет существенные риски для бизнеса.

Почему это важно: Не все компании могут выделить ресурс для проведения юридической экспертизы всех соглашений до их подписания.

Например, некоторые компании разрешают операционным группам подписывать свои собственные соглашения. Когда это происходит, специалисты без юридической подготовки могут случайно связать организацию крайне неблагоприятными условиями, что приведет к большим расходам, нежелательной ответственности или автоматическому продлению без предупреждения.

Итог: Искусственный интеллект делает доступным и быстрым анализ существующей совокупности контрактов для выявления проблемных соглашений до того, как они дорого обойдутся компании.

Как это работает: С точки зрения деловых отношений, выполнение контракта — только начало работы. Компании проводят операционную работу в других системах: создают заказы, оплачивают счета-фактуры в пакете ERP и отслеживают прогресс по контрольным точкам.

Искусственный интеллект извлекает данные из всех баз данных (внутренних и внешних) и обрабатывает их в соответствии с условиями контракта, чтобы ваша компания точно знала, насколько вы выполняете свои контрактные обязательства.

Что происходит без ИИ: Большинство компаний вручную сопоставляют данные с условиями контрактов сразу для нескольких контрагентов. Некоторые помещают все в единую ERP-систему. Однако этот подход может сработать только для небольших компаний.

Иногда крупные компании внедряют решение для управления основными данными (MDM) для согласования данных между системами. Такие решения очень дорогостоящие и негибкие, поэтому инвестиции не всегда окупаются.

Почему это важно: Несмотря на усилия, затрачиваемые на согласование контрактов, для компании не всегда могут отследить насколько обязательства по контракту исполняются ими и контрагентами. То есть вы можете не знать соблюдены ли основные контрольные даты или выставлены ли счета в соответствии с графиками ценообразования.

Итог: CLM с поддержкой ИИ отслеживает выполнение обязательств по контракту всех сторон сделки, чтобы защитить вас от рисков.

Как это работает: Когда меняются требования вашего бизнеса или нормативно-правовая среда, ИИ оценивает все контракты, чтобы понять, какие из необходимо пересмотреть. Масштабный поиск по всем контрактам помогает выделить соответствующие пункты даже если они по-разному составлены или находятся в разных разделах документов.

Например, если у вас появилось новое требование: «сообщать о количестве контрактов со сроками оплаты менее 45 дней», ИИ быстро найдет контракты с такими же условиями.

Аналогичным образом, когда вашей организации необходимо включить формулировки в определенные контракты для соответствия новому регламенту, искусственный интеллект быстро определит какие контракты нужно обновить.

Что происходит без ИИ: Без ИИ такая аналитика выполняется полностью вручную. В результате организации делают это только в случае крайней необходимости. Массовое изменение существующего набора контрактов вообще частая причина внедрения CLM-решений.

Почему это важно: В отраслях со строгим регулированием такие изменения приходится вносить массово и регулярно. Сюда же относятся отрасли с частыми слияниями и поглощениями.

Итог: Искусственный интеллект — эффективный инструмент для решения масштабных задач по составлению отчетности по существующим контрактам.

В основе legal design лежит юридическое письмо, поэтому грамотная письменная речь — ключевой навык юридического дизайнера. Чтобы упростить свою работу, юристы пользуются ChatGPT или аналогичными ботами. Чем может помочь чат-бот в юридическом дизайне:

Исправит ошибки. Бот проверяет грамматику, подсказывает более привычные формулировки и расставляет запятые, пока юрист занят другим делом. Бизнес экономит на помощнике юриста, который перечитывает документы перед отправкой на согласование.

Резюмирует объемные документы. Письма от контрагентов и доверителей чаще всего написаны тяжелым формализованным языком. Если в письме много страниц, докопаться до сути непросто. Чат-бот может «прочитать» письмо и сделать выжимку ключевых тезисов, а также подготовить ответ.

Результат работы ChatGPT можно презентовать контрагенту, чтобы повысить ценность своей работы. Большинство юристов присылают договор, оставляя человека с документом один на один. Если же приложить к договору выжимку тезисов и инструкцию, это гарантированно выделит юриста на фоне коллег. Себестоимость работы не меняется — рутину делает чат-бот.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок