Чтобы сотрудники не тонули в океане документов, Enterprise-компании внедряют цифровые решения для автоматизации документооборота. Помимо оцифровки и систематизации данных с помощью СЭД, ECM и CRM-систем, многие крупные игроки ускоряют договорную работу, используя конструктор документов.

Конструктор позволяет автоматизировать подготовку документов и разгрузить юристов. Однако без интеграции с внутренней системой решение работает вполсилы: часть данных приходится вводить вручную, рискуя ошибиться.

Интеграция с внутренними системами позволяет исключить человеческий фактор, поскольку все данные автоматически подтягиваются в договор. Типовой документ создается за пару минут, а юристы могут делегировать подготовку договоров другим отделам, выходя из цепочки согласования.

Сегодня расскажем об интеграции платформы Doczilla Pro с ECM-системой на примере Directum RX.

Directum RX — это интеллектуальная система цифровизации процессов и документов для крупных, средних организаций и государственных органов. Система позволяет хранить данные, вести отчетность, оцифровывать кадровые документы и готовить договоры, организовывать встречи, а также автоматизировать делопроизводство.

Часть клиентов Doczilla работают с Directum RX, поэтому мы разработали бесшовную интеграцию платформы с этой системой.

Интеграция Directum RX с платформой Doczilla Pro ускоряет подготовку документов, исключает ошибки и позволяет юристам не участвовать в согласовании типовых договоров.

Привычный интерфейс. Пользователи работают в знакомой системе, нет необходимости осваивать новое ПО.

Интеграция — комплексный процесс, который настраивается как на стороне IT-отдела клиента, так и на стороне вендора. Маршрут интеграции с любой СЭД, ECM и CRM-системой будет строиться по одному алгоритму.

Перед тем как настраивать интеграцию двух систем, специалисты Doczilla проведут предпроектное обследование — детально изучат бизнес-процессы и работу с документами в компании клиента. Тщательный аудит помогает составить грамотное техническое задание для следующих этапов интеграции. В ТЗ прописываются требования клиента, объем работ, сроки выполнения и все дальнейшие шаги по проекту.

Интеграция с Directum RX предполагает установку продуктов Doczilla в защищенный контур заказчика. Есть два способа выполнить эту задачу:

1. Наши сотрудники через удаленный рабочий стол или VPN подключаются к серверам и устанавливают продукты Doczilla.
2. Если клиент планирует самостоятельно установить ПО Doczilla, наша команда собирает все программные компоненты в архив и отправляет заказчику полную сборку с подробной инструкцией по установке.

Active Directory — служба каталогов корпорации Microsoft, в которой содержится информация о пользователях. Во всех крупных компаниях установлен закрытый контур — внутренняя система, доступ к которой есть только у сотрудников. В закрытом контуре находятся все программы и сервисы, которыми пользуются в компании.

Интеграция с Active Directory позволяет пользователям один раз авторизоваться в системе и работать со всеми внутренними сервисами без необходимости каждый раз заново вводить логин и пароль.

Ключевой шаг маршрута интеграции. На этом этапе настраиваются сценарии работы пользователя:

• где начинается путь документа;
• нужен ли переход из Directum RX в Doczilla или интеграция должна быть бесшовной;
• как будут выбираться шаблоны;
• как настроить передачу данных.

Также на этапе интеграции платформы с внутренней системой клиента выполняются кастомные доработки продуктов Doczilla Pro под потребности заказчика. Готовое решение тестируется, чтобы убедиться, что интеграция работает корректно.

После успешного завершения теста команда Doczilla настраивает пользователям права доступа и проводит обучение для сотрудников. Затем интеграция масштабируется до промышленной эксплуатации. В финале проекта мы готовим техническую документацию и всю отчетность.

Рассмотрим пример интеграции платформы Doczilla Pro с Directum RX на кейсе одного из наших клиентов.

Наш клиент — российская IT-компания, которая разрабатывает инновационные технологии для бизнеса и государства.

В компании используется CRM-система для хранения данных и ECM-система Directum RX для автоматизации работы с этими данными.

Несмотря на внедрение передовых решений в бизнес-процессы, сделки закрывались долго. Юристы не могли делегировать подготовку типовых договоров другим отделам, поскольку настроенный процесс предполагал ручной ввод данных, что провоцировало ошибки.

Чтобы необходимость работы с еще одним ПО не вызвала негативной реакции у сотрудников, нужно было «спрятать» конструктор во внутренней системе клиента. Так пользователи смогут работать в привычном интерфейсе и не переходить в отдельную программу.

Интегрировали Doczilla Pro с CRM-системой и внутренними базами данных через Directum RX

Данные для заполнения шаблона не нужно копировать и переносить вручную — поля документа автоматически заполняются из внутренних информационных систем клиента.

Создали невидимый конструктор документов

Пользователю не нужно переходить в другие системы, чтобы создать или скачать документ. Документы формируются в Doczilla «под капотом» и скачиваются сразу из CRM-системы по нажатию кнопки.

Настроили автоматический подбор шаблона для создания документа

Исполнитель не выбирает подходящий шаблон вручную — Directum RX отправляет данные заполненной в CRM карточки в Doczilla, которая анализирует сущности и самостоятельно подбирает нужный шаблон.

Ноль ошибок

Сотрудники создают документы с помощью Doczilla прямо из карточки в CRM. Все данные бесшовно передаются из внутренних информационных систем компании.

Сократилась цепочка согласования

Автоматический перенос данных в утвержденный шаблон исключает ошибки при заполнении, участие юристов не требуется. Количество типовых коротких маршрутов на этапе согласования стало больше.

Снизилась нагрузка на юристов

Теперь с созданием договоров и доверенностей справится любой пользователь. Все, что для этого нужно, — заполнить карточку в CRM и нажать кнопку.

Типовые документы готовятся быстрее

Процесс подготовки договоров занимает до пяти секунд.

Улучшился показатель Time-to-money

Благодаря ускорению подготовки договоров компания быстрее выходит на сделки и получает прибыль.

Читайте также ➝

7 рутинных действий, которые юристу больше не надо выполнять руками

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок