Компания Fplus — крупный российский производитель ИТ-оборудования, который выпускает продукцию по нескольким направлениям. Это серверное и сетевое оборудование, позволяющее выстроить ИТ-инфраструктуру в компаниях различного уровня: от небольших коммерческих предприятий до госкорпораций.

В компании чаще всего работают с типовыми документами — договорами поставки и закупки. За год сотрудники готовят около 8000 таких документов. До внедрения Doczilla использовали шаблоны в Word, поэтому периодически возникали ошибки при выборе типовых форм, а также заполнении полей.

После ухода большинства зарубежных вендоров с российского рынка компания столкнулась с увеличением количества заказов на поставку оборудования и оргтехники. Договоров стало больше, и заполнять их нужно было быстро, чтобы максимально сократить время от момента обращения контрагентов до финального подписания соглашения.

Возникла необходимость внедрить инструмент с философией self-service, который бы позволил каждому менеджеру или продавцу самостоятельно составлять договор по шаблону, не дергая лишний раз юриста. Это удалось решить с помощью конструктора документов Doczilla.

Раньше схема составления договора выглядела так.

Менеджер заполняет договор на основании подготовленного юристом шаблона — документ отправляется на согласование — юрист вносит правки и возвращает его обратно. При этом итераций одного и того же документа могло быть несколько. В процесс подготовки документации было вовлечено около 250 человек — это все сотрудники, имеющие доступ к 1С.

У компании уже были кейсы по использованию искусственного интеллекта в документообороте (собственная разработка). При этом хотели внедрить еще один инструмент, который позволит максимально корректно доставать нужную информацию из имеющихся вордовских файлов. Обычно речь идет о паспортных данных или банковских реквизитах клиентов.

Для чего это нужно? Чтобы проще создавать документы по форме заказчика и ускорять процесс согласования. С этими задачами хорошо справляется Doczilla AI — пользователь просто загружает вордовский файл, искусственный интеллект его анализирует и предоставляет нужные данные. А интеграция AI с 1С позволяет создавать правильную карточку в системе для дальнейшего использования.

К искусственному интеллекту, который помогает доставать данные из документов, еще прилагается специально разработанный Doczilla анонимайзер. По сути, это еще один ИИ, который умеет анализировать текст на наличие тех самых чувствительных данных — сумма договора, реквизиты сторон, паспортные данные и прочее.

Как это работает?

ИИ обнаруживает данные, генерирует на их базе код, который поступает на сервер заказчика — именно там хранится информация о том, какие данные какому коду соответствуют. Далее документ с закодированными значениями выгружается и отправляется, например, в OpenAI.

В компании на протяжении 90 дней тестировали Doczilla Pro со следующими модулями:

• конструктор документов
• совместная работа
• база знаний AI
• анонимайзер
• модуль Doczilla AI

По требованию Службы безопасности пилотную версию разворачивали сразу на серверах компании.

Каких результатов добились уже на этапе пилота?

• Ускорили процесс подготовки типовых договоров
• Сделали один шаблон для договора поставки (раньше их было 8)
• Упаковали 5 шаблонов для госзакупок в единый документ

Сейчас в компании рассчитывают, что Doczilla будут пользоваться не только менеджеры и юристы, но и эйчары — для составления текстов офферов или должностных инструкций.

Узнайте больше ➝

О причинах автоматизировать подготовку документов в вашем бизнесе

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок