Неудачные проекты автоматизации юридической функции — часто самая популярная тема на конференциях и семинарах. Ошибки бывают на всех этапах внедрения LegalTech-решений, и бизнес нередко теряет миллионы там, где можно избежать потерь. О самых наболевших проблемах и возможных решениях рассказывает Андрей Дуюнов, директор Legal Operations в Дом.рф.

❌ Проблема: проект не вписывается в бизнес-процессы компании.

Юристы думают о том, как автоматизация решит их задачи, а не о том, как внедрение отразится на компании. Например, по задумке юристов, единое окно обращений в юридическую службу должно работать примерно так:

1. инициатор проверяет, нет ли в базе знаний решения его задачи;
2. если ответа нет, детально описывает задачу, правильно формулирует тему, использует корректные термины;
3. наконец, выбирает нужную категорию задачи, прописывает теги, прикрепляет необходимые скриншоты и документы.

Реальная картина отличается. Инициатор идет не идеальным путем, а самым простым и понятным, который требует как можно меньше усилий и при этом скорее всего сработает. А именно: задаст вопрос в личку или в письме и будет ждать ответа.

❌ Проблема: большие надежды на вендора и собственный IT-отдел.

Менеджеры по продажам автоматизированных решений специально обучены рассказывать о продукте так, чтобы собственник бизнеса видел только плюсы. Но действительность часто отличается от картинки, которую рисует продавец, и в итоге приходится дорабатывать продукт своими силами.

На этом этапе собственник может также слишком полагаться на своих айтишников. Кажется, что достаточно просто поставить задачу техническому специалисту — и дальше он всё сделает как надо. На самом деле IT-отдел не может закрыть все вопросы, потому что автоматизация юридической функции — сравнительно новый и очень сложный продукт. В массе у специалистов нет понимания, как он должен выглядеть.

❌ Проблема: лоскутная автоматизация.

Часто в компании работает множество компьютерных систем, не связанных между собой. Например, CRM, бухучет, сбор маркетинговых отчетов, видеонаблюдение и безопасность. Когда юридический отдел инициирует автоматизацию, для бизнеса это означает плюс один «лоскуток» в общей картине.

Кроме того, автоматизация — длительный процесс. Если пилотный проект можно запустить за несколько месяцев, полный переход компании на конструктор документов займет полгода или год. За это время IT-инфраструктура может поменяться, например добавятся новые требования к безопасности или авторизации. Эти нововведения могут нагрянуть, когда продукт уже почти готов.

❌ Проблема: слабая реклама.

Юристы зачастую скромны и не рассказывают о своих достижениях и результатах работы. В итоге сотрудники, которые работают с документами, знают

о существовании автоматизированного решения, но не пользуются им. Основная причина — люди не видят пользы в том, чтобы переучиваться и осваивать новый продукт, когда привыкли готовить документы в Microsoft Word или подобной программе.

Другим сотрудникам кажется, что автоматизация лишит их рабочих мест, поэтому они всячески саботируют проект или целенаправленно отказываются пользоваться конструктором документов. Здесь юристу важно доказать, что технологии работают на сотрудников, а не вместо них.

Важнее всего — найти евангелиста, который возьмет на себя ответственность курировать проект с нуля до тестирования и запуска.

Юрист, который отвечает за автоматизацию, должен совмещать в себе несколько ролей. Он управляет проектом, общается с IT-специалистами, рекламирует проект после внедрения. При этом он должен оставаться юристом, чтобы осуществлять экспертный надзор на каждом этапе разработки.

Такого специалиста сложно найти и чаще всего проще вырастить из действующих сотрудников. В этом случае автоматизация будет выполняться методом проб и ошибок и займет немало времени, зато юрист обрастет навыками в самых разных областях и сможет курировать еще более сложные проекты.

Альтернативный вариант — обратиться за коробочным решением, которое закроет большинство задач. Среди плюсов — широкий выбор вендоров, простая интеграция и минимум настроек на начальном этапе. Главный недостаток — необходимость доработки софта. «Коробка» не может учитывать потребности вашего бизнеса априори, поэтому вероятнее всего придется обращаться

к IT-специалистам.

Узнайте больше об автоматизации документов в статье ➝

«5 главных причин автоматизировать подготовку документов в вашем бизнесе»