1 декабря Doczilla провела вебинар на тему: «Автоматизация и ускорение закупочных процессов».

Спикеры поделились кейсами и опытом выстраивания процессов в закупках и их автоматизации.

Спикеры:

• Екатерина Моторина, менеджер в тендерном комитете, тендер-партнер функции Логистика, Сибур
• Кирилл Буряков, CEO и основатель Doczilla
• Артем Кондрашов, старший менеджер по развитию бизнеса в Doczilla

Теперь пользователи могут поделиться папками и документами с коллегами, предоставляя разный уровень прав. Чтобы прийти к идеальному сценарию совместной работы, потребовалось 3 итерации:

Первая

Мы решили отказаться от отдельного раздела для расшаренных папок и файлов «Доступные мне», чтобы не загружать пользователей. Все расшаренные файлы отображались в разделе «Мои документы», и пользователь мог делать с ними все, что угодно. Мы справедливо предполагали, что такая гибкость даст пользователем больше возможностей. На самом деле гибкость оказалась не нужна. Потребность пользователей свелась к ограниченному, но более понятному функционалу.

Вторая

Мы сохранили подход, но постарались упростить работу с шерингом. Получилось, что делиться папками приходится одним способом, а файлами — другим. Это привело к дополнительной путанице.

Третья

В корне изменили подход. Мы свели шеринг папок и файлов к одной простой логике и вернули раздел «Доступные мне». В этой реализации функционал существует на конец 2022 года.

Колонтитулы

Самый большой прорыв здесь — колонтитулы. Для нас это была очень интересная задача, поскольку кроме обычной поддержки колонтитулов мы должны были автоматизировать возможность добавлять в них переменные и вопросы.

А ещё мы были очень ограничены в сроках. С одной стороны это давило на команду, а с другой — позволило разработке собраться, и всего за неделю выпустить первую версию. В итоге мы успели сделать релиз к сроку, не подвели клиента и все остались довольны. В Doczilla появилась киллер-фича, а у клиента — Doczilla ????

Другое

Мы улучшили цвет текста, выделение маркером, вставку таблиц и закладок, поиск по документам.

Переменная картинка

Долгожданное обновление, которое позволило добавлять картинки в документ из анкеты, а также подгружать картинки из интеграционного сценария пользователей.

Источники данных

Это возможность сложного поиска по справочникам. Мы часто сталкивались с ограничением линейного поиска, которой позволял подбирать данные только по одному параметру. В этом году мы изменили подход для работы с данными, которые передаются из других систем или справочников. Мы ушли в более расширенную реализацию с возможностью задавать фильтрацию значений для заполнения. Например, найти все доверенности для нужного вида договора с определённым финансовым лимитом и для конкретной организации. А конструктор сам подберет подходящие строчки доверенностей. Такая реализация позволяет создать новый инструмент — матрицу полномочий.

Другое

Улучшили работу с условиями скрытия переменных в анкете, добавили большое количество операторов для работы с формулами в переменных. А также полезные мелочи: «Отвязать от схемы», возможность выключения ответа в вопросе типа «радио», обязательность вопросов и прочее.

Корзина

Интересный кейс этого года. Мы переименовали «Архив» в «Корзину». Это очень откликнулась в сердцах и головах наших пользователей. Мелочь, а приятно ????

Новые операции с файлами

Появилась операция публикации шаблона и отдельный раздел, где отображаются опубликованные шаблоны.

Ещё добавили операцию «Загрузить версию», которая позволят загрузить документ как новую версию поверх существующей.

Этот продукт ещё не вышел на рынок, но мы активно продолжаем разработку.

База знаний позволит автоматизировать подготовку нетиповых документов при помощи методов machine learning. Мы переработали большой массив документов, чтобы научить систему автоматически определять структуру документа, семантику текста и подсказывать пользователю формулировки. Подробно и с кейсами рассказываем в этой статье.

Разметчик документов

Реализовали автоматический разметчик структуры документов. Предварительно наша команда обучала Doczilla и вручную размечала структуру документов, выделяя заголовки, разделы и т. д. На размеченных данных Doczilla научилась в любом загруженном документе определять структуру, даже если документ не содержит стилей, отступов и другого форматирования.

Умный поиск

Мы в процессе тестирования и запуска нового умного поиска, с использованием алгоритмов machine learning взамен полнотекстового.

Предиктивный ввод

Команда выпустила первую версию предиктивного ввода. При вводе текста Doczilla подсказывает следующие слова на основании ранее подготовленных документов и существующей базы.

В 2023 мы планируем крупные фичи:

• возможность делиться файлами с внешними контрагентами
• общие диски
• режим рецензирования
• версионность
• одновременное редактирование
• мультиязычность «коробочной» версии Doczilla
• визуализация модуля аналитики

На очереди улучшений редактора — долгожданная работа с таблицами, проверка орфографии, копирование форматирования и другое.

Акцент улучшений конструктора стоит на анкете. Переработаем UX для упрощения процесса заполнения.

Проработка нового дизайна файлового менеджера. Cust dev’ы клиентов показали, что навигацию в файловом хранилище нужно менять и упрощать.

Когда мы знакомимся с компаниями и обсуждаем видение работы с Doczilla, иногда возникают очень интересные запросы:

• Чтобы договоры раскладывались сами по папкам;
• Чтобы вариативность сама проставлялась внутри документа;
• Распознавание текста с печатных документов;
• Умные чат-боты, подбирающие документы;
• Голосовой помощник в конструкторе.

А потом мы подумали: почему бы и нет? Ведь главное, чтобы работа стала простой и удобной. Например, с голосовым помощником это могло бы выглядеть так:

Конечно, это не самое близкое будущее. Но наша философия в том, чтобы избавить пользователя от рутины ручного создания документов, а в идеале вообще перейти на силу мысли. К этому мы и стремимся ????

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок