Компания Doczilla, разработчик решений по подготовке и согласованию документов, автоматизировала подготовку документов в АО «Почта России».

Команда Doczilla проанализировала документы АО «Почта России» (закупочную документацию: доходные и расходные договоры, а также ряд других документов), создала свыше сотни интерактивных шаблонов, установила конструктор документов Doczilla в центр обработки данных клиента и провела интеграцию конструктора с системой электронного документооборота компании.

При помощи Doczilla реализована следующая функциональность:

• Можно быстро найти типовые формы и подготовить нужный документ.
• Документы создаются в конструкторе, а не в текстовом редакторе: пользователь отвечает на вопросы конструктора и документ формируется автоматически в несколько кликов. Информация из публичных реестров и учетных систем клиента включается в документ автоматически.
• Комментарии и инструкции по заполнению договоров, ранее включаемые в текст документа, теперь интегрированы в интерактивные шаблоны в виде подсказок. Пользователь видит нужные ему подсказки по ходу создания документа, а не в самом тексте документа или сносках.
• После создания документа, его можно выгрузить только в .pdf или в систему электронного документооборота, таким образом исключены любые несанкционированные правки типовых форм.
• Высококвалифицированные специалисты получили возможность заниматься более важными бизнес-задачами, чем проверка типовых сделок. Внедрение Doczilla позволяет сократить сроки согласования контрактов в несколько раз.

Кирилл Буряков, сооснователь Doczilla: «Автоматизация документов для Почты России — один из наших самых масштабных проектов. Несколько месяцев совместной работы юристов Почты России и Doczilla, разработчиков привели к оптимизации подготовки документов и увеличению эффективности бизнес-процессов в АО „Почта России“. Теперь даже работа с документом из сотни страниц может приносить удовольствие, потому что нужный вариант можно сделать быстро и без ошибок. Будем рады продолжению сотрудничества с Почтой России и автоматизации новых форм документов».

Ангелина Калинина, руководитель департамента оптимизации бизнес-процессов АО «Почта России»: «Почта России взяла курс на цифровую трансформацию, что требует изменений внутренних бизнес-процессов. Автоматизация договорной деятельности позволит более эффективно взаимодействовать с контрагентами, быстрее внедрять изменения и достигать бизнес цели. Но главное — стать более клиентоориентированными, соответствовать ожиданиям клиентов в скорости, гибкости и качестве работы».

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок