Dev diaries: главные фичи Doczilla за 2022 год

Ещё пару лет назад мы были просто конструктором — окошком с текстом и несколькими кнопками. Сейчас Doczilla — полноценная платформа для создания и управления документами с модулями совместной работы, редактором, конструктором документов, файловым хранилищем и библиотекой знаний.

В этом году у нашей команды получилось развить функционал трёх основных модулей и начать разрабатывать новый, с элементами machine learning — базу знаний. Дьявол кроется в деталях, и именно при работе с документами каждое минимальное изменение влияет на весь пользовательский опыт.

Расскажем о каждом направлении по порядку.

Модуль совместной работы

Теперь пользователи могут поделиться папками и документами с коллегами, предоставляя разный уровень прав. Чтобы прийти к идеальному сценарию совместной работы, потребовалось 3 итерации:

Первая
Мы решили отказаться от отдельного раздела для расшаренных папок и файлов «Доступные мне», чтобы не загружать пользователей. Все расшаренные файлы отображались в разделе «Мои документы», и пользователь мог делать с ними все, что угодно. Мы справедливо предполагали, что такая гибкость даст пользователем больше возможностей. На самом деле гибкость оказалась не нужна. Потребность пользователей свелась к ограниченному, но более понятному функционалу.

Вторая
Мы сохранили подход, но постарались упростить работу с шерингом. Получилось, что делиться папками приходится одним способом, а файлами — другим. Это привело к дополнительной путанице.

Третья
В корне изменили подход. Мы свели шеринг папок и файлов к одной простой логике и вернули раздел «Доступные мне». В этой реализации функционал существует на конец 2022 года.

Редактор

Колонтитулы
Самый большой прорыв здесь — колонтитулы. Для нас это была очень интересная задача, поскольку кроме обычной поддержки колонтитулов мы должны были автоматизировать возможность добавлять в них переменные и вопросы.

А ещё мы были очень ограничены в сроках. С одной стороны это давило на команду, а с другой — позволило разработке собраться, и всего за неделю выпустить первую версию. В итоге мы успели сделать релиз к сроку, не подвели клиента и все остались довольны. В Doczilla появилась киллер-фича, а у клиента — Doczilla 🙂

Другое
Мы улучшили цвет текста, выделение маркером, вставку таблиц и закладок, поиск по документам.

Конструктор документов

Переменная картинка
Долгожданное обновление, которое позволило добавлять картинки в документ из анкеты, а также подгружать картинки из интеграционного сценария пользователей.

Источники данных
Это возможность сложного поиска по справочникам. Мы часто сталкивались с ограничением линейного поиска, которой позволял подбирать данные только по одному параметру. В этом году мы изменили подход для работы с данными, которые передаются из других систем или справочников. Мы ушли в более расширенную реализацию с возможностью задавать фильтрацию значений для заполнения. Например, найти все доверенности для нужного вида договора с определённым финансовым лимитом и для конкретной организации. А конструктор сам подберет подходящие строчки доверенностей. Такая реализация позволяет создать новый инструмент — матрицу полномочий.

Другое
Улучшили работу с условиями скрытия переменных в анкете, добавили большое количество операторов для работы с формулами в переменных. А также полезные мелочи: «Отвязать от схемы», возможность выключения ответа в вопросе типа «радио», обязательность вопросов и прочее.

Файловое хранилище

Корзина
Интересный кейс этого года. Мы переименовали «Архив» в «Корзину». Это очень откликнулась в сердцах и головах наших пользователей. Мелочь, а приятно 🙂

Новые операции с файлами
Появилась операция публикации шаблона и отдельный раздел, где отображаются опубликованные шаблоны.

Ещё добавили операцию «Загрузить версию», которая позволят загрузить документ как новую версию поверх существующей.

База знаний (Machine learning)

Этот продукт ещё не вышел на рынок, но мы активно продолжаем разработку.

База знаний позволит автоматизировать подготовку нетиповых документов при помощи методов machine learning. Мы переработали большой массив документов, чтобы научить систему автоматически определять структуру документа, семантику текста и подсказывать пользователю формулировки. Подробно и с кейсами рассказываем в этой статье.

Разметчик документов
Реализовали автоматический разметчик структуры документов. Предварительно наша команда обучала Doczilla и вручную размечала структуру документов, выделяя заголовки, разделы и т. д. На размеченных данных Doczilla научилась в любом загруженном документе определять структуру, даже если документ не содержит стилей, отступов и другого форматирования.

Умный поиск
Мы в процессе тестирования и запуска нового умного поиска, с использованием алгоритмов machine learning взамен полнотекстового.

Предиктивный ввод
Команда выпустила первую версию предиктивного ввода. При вводе текста Doczilla подсказывает следующие слова на основании ранее подготовленных документов и существующей базы.

Что дальше?

В 2023 мы планируем крупные фичи:

  • возможность делиться файлами с внешними контрагентами
  • общие диски
  • режим рецензирования
  • версионность
  • одновременное редактирование
  • мультиязычность «коробочной» версии Doczilla
  • визуализация модуля аналитики

На очереди улучшений редактора — долгожданная работа с таблицами, проверка орфографии, копирование форматирования и другое.

Акцент улучшений конструктора стоит на анкете. Переработаем UX для упрощения процесса заполнения.

Проработка нового дизайна файлового менеджера. Cust dev’ы клиентов показали, что навигацию в файловом хранилище нужно менять и упрощать.

Необычные и фантастические запросы клиентов

Когда мы знакомимся с компаниями и обсуждаем видение работы с Doczilla, иногда возникают очень интересные запросы:

  • Чтобы договоры раскладывались сами по папкам;
  • Чтобы вариативность сама проставлялась внутри документа;
  • Распознавание текста с печатных документов;
  • Умные чат-боты, подбирающие документы;
  • Голосовой помощник в конструкторе.

А потом мы подумали: почему бы и нет? Ведь главное, чтобы работа стала простой и удобной. Например, с голосовым помощником это могло бы выглядеть так:

Конечно, это не самое близкое будущее. Но наша философия в том, чтобы избавить пользователя от рутины ручного создания документов, а в идеале вообще перейти на силу мысли. К этому мы и стремимся 🙂

Похожие статьи
Подпишитесь на обновления страницы
Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro
Сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Какую должность в компании вы занимаете?
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?
Advertisment ad adsense adlogger