Команду юристов завалило рутиной. Многие жаловались на скучные и бесполезные задачи по типу «внести реквизиты в договор». Количество таких запросов увеличилось, поэтому нужно было выбирать: нанимать больше юристов или автоматизировать процессы. Мы пошли по второму пути.

Стало очевидно, что юристы — это «узкое горлышко» в создании договоров. Я стал задумываться о том, чтобы полностью убрать их из процесса. Хотелось создать точку самообслуживания, где сотрудники могли бы создавать договоры документы с минимальным количеством ошибок.

Наша команда присматривалась к 1С, Битрикс, Directum и Doc. one, но ни одна платформа не подошла. Мы не могли ничего настроить без технического специалиста, а интерфейсы были неудобными.

В области работы с шаблонами лучшим инструментом оказался конструктор документов Doczilla. Постепенно мы стали использовать его во всей компании: команда быстро сориентировалась в управлении, а юристы самостоятельно настроили всю систему.

Doczilla упростила работу всем менеджерам. Раньше подготовкой документов занималось 15 человек — каждый создавал бумаги под свой проект.

Теперь мы передали весь документооборот в области блогеров одному делопроизводителю, практически полностью сняв эту нагрузку с менеджеров. Остальные просто оставляют заявку и получают нужные бумаги через 10 минут.

Раньше менеджеры заполняли документы вручную. Это повышало риск ошибок и опечаток, особенно в условиях высокой нагрузки. Благодаря Doczilla мы свели риск ошибок к минимуму: часть текста теперь исправляется автоматически, а некоторые данные сразу подгружаются из ЕГРЮЛ.

Сотрудникам стало проще и удобнее создавать договоры. Мы регулярно получаем положительную обратную связь и благодарность как от коллег, так и от партнёров.

На старте внедрения коллеги из Doczilla провели обучающий урок, который дал нам чёткое понимание базовых принципов работы с платформой и создания форм. Раньше я не сталкивалась с такой работой, однако разобраться удалось довольно быстро.

Оказалось, что для разметки не нужны специальные технические знания — достаточно логики и умения выстраивать причинно-следственные связи.

Погружаясь глубже, я постепенно открывала всё больше полезных функций. А если вдруг нужной функции не оказывалось, мы писали команде Doczilla. Она быстро реагировала и иногда разрабатывала новые возможности специально под нас.

Отдельно хочу отметить техническую поддержку: коллеги из Doczilla всегда откликаются оперативно и с вниманием к деталям — помогают как с настройками платормы, так и с логикой построения шаблонов.

Интерактивные шаблоны помогают сотруднику не просто заполнять поля, но и менять целые блоки с условиями. Например, сотрудник может выбрать в анкете тип оплаты: предоплата, постоплата или фиксированная сумма. В зависимости от этого ответа Doczilla автоматически подставит нужный раздел.

Ниже делюсь 3 шагами, которые помогли нам автоматизировать создание договоров:

Через месяц после запуска Doczilla менеджеры сами начали готовить документы. Я их не обучал — просто на встречах говорил: «Теперь это можно сделать в Doczilla, попробуйте». Они разбирались за 5 минут.

За всё время работы с Doczilla сотрудники заполнили 1 800 анкет без помощи юристов.

Хочу, чтобы вся работа происходила в привычной среде для сотрудников: Exсеl или Telegram. Если у нас получится интегрировать приложения с Doczilla, то создание одного договора может занимать 30 секунд.

Например, есть менеджер, который отвечает за весь документооборот с блогерами. Все заявки на создание договоров замыкаются на него. Это много ручной работы, даже с интерактивными шаблонами.

Интеграция Doczilla с Excel может упросить работу менеджеру: он будет один раз вносить информацию по всем рекламным проектам в таблицу, а Doczilla автоматически соберёт комплект документов на каждого блогера через API. Это избавит менеджера от повторяющегося ввода данных и еще сильнее ускорит создание договоров.

Пример интеграции с Telegram проще: сотрудник запускает бота, выбирает тип договора, отвечает на вопросы и скачивает готовый документ прямо из чата.