Dolgi-rf — юридический центр взыскания долгов юридических и физических лиц по РФ.

Почти 90% сотрудников центра работают с документами — в месяц они готовят больше 10 тысяч. Большинство из них (80%) — типовые. Это иски, заявления в отделы судебных приставов, запросы, ходатайства, заявления и прочие.

Шаблоны заполнялись вручную

Небольшая часть документов формировалась во внутренних юридических CRM-системах, однако из-за негибкости этих систем добавить необходимый шаблон или изменить уже существующие не всегда возможно.

Остальные шаблоны заполняли вручную, с помощью связки Word и Excel. Огромный поток документов притуплял внимание сотрудников, что провоцировало ошибки.

Документы готовились слишком долго

Так, в отделе делопроизводства, где 100% документов типовые, подготовка одного драфта занимала около 15 минут. В отделе взыскания, где этот показатель доходит до 60% — до часа. При среднем объеме в несколько тысяч документов в день это очень долго.

Согласование отнимало время руководящего звена

Все документы, которые готовят новые сотрудники, или те, кто совершает определенный процент ошибок, обязательно отправляются на перепроверку к руководителям. Это отнимает время, выделенное на решение актуальных для бизнеса задач.

Компания терпела убытки из-за ошибок

Чтобы подготовить новый документ, нужно удалить старые значения переменных из шаблона. Или изменить его часть, если условия уже другие. Работники могли забыть это сделать, что приводило к потере денег и бесценного времени.

Сложно поддерживать актуальность шаблонов

Когда документы готовятся в оффлайн-шаблонах, хранящихся на ПК у каждого сотрудника отдельно, практически невозможно отследить актуальность их копий. Нет гарантий, что кто-то по ошибке не использует устаревший.

Технический директор Dolgi-rf принял решение автоматизировать процесс подготовки типовых документов. Это должно было решить ряд задач:

1. Сократить большое количество практически однотипных шаблонов до нескольких вариативных.
2. Максимально снизить ручное заполнение и человеческий фактор.
3. Уменьшить процент ошибок, в идеале — полностью избавиться.
4. Получить контроль над тем, какие версии шаблонов используют сотрудники.
5. Освободить время руководителей, сократив процесс согласования.

Для решения этих задач компания выбрала Doczilla Pro, как продукт с удобной работой через анкету и интуитивно понятным интерфейсом, с которым можно работать даже без специального обучения.

Достигнуть поставленных целей мы решили в несколько этапов:

Создали вариативные шаблоны

Теперь для каждого документа только один шаблон. Он предусматривает все возможные вариации и автоматически изменяется в зависимости от ответов пользователя на вопросы анкеты.

Подключили открытые справочники

Теперь все данные о физических и юридических лицах из открытых источников, такие как ИНН, ЕГРИП, ЕГРЮЛ и другие автоматически заполняются в документ.

Настроили единое хранилище

Все шаблоны компании хранятся в одном из разделов платформы Doczilla. Их легко найти, они всегда под рукой и всегда актуальны.

0% ошибок

Исключение ручного ввода данных гарантирует, что в документах не будет ошибок и опечаток.

Документы готовятся до 10 раз быстрее

Так, для отдела делопроизводства время сократилось с 15 минут до 5, а для отдела взыскания — с 60 минут до 7.

Шаблоны всегда актуальны

Сотрудники используют только те шаблоны, которые хранятся в единой системе Doczilla Pro. Их актуальность легко поддерживать, а пользователи с особым доступом могут вносить любые необходимые изменения за несколько минут.

Согласование типовых документов не требуется

Автозаполнение данных и практически полное исключение человеческого фактора при подготовке документов позволяет отказаться от дополнительных проверок.

Компания только начала использовать Doczilla Pro, и мы делимся первыми результатами. В будущем планируется интеграция платформы с внутренними системами компании, чтобы данные из них также автоматически заполнялись в документ.

Кроме того, сейчас сотрудники Dolgi-rf работают над созданием собственной базы данных внутри Doczilla — так система будет подтягивать в документ справочники компании по судам, ФССП, должникам и кредитным договорам.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок