Наш клиент — юридический центр взыскания долгов юридических и физических лиц по РФ.
Почти 90% сотрудников центра работают с документами — в месяц они готовят больше 10 тысяч. Большинство из них (80%) — типовые. Это иски, заявления в отделы судебных приставов, запросы, ходатайства, заявления и прочие.
Шаблоны заполнялись вручную
Небольшая часть документов формировалась во внутренних юридических CRM-системах, однако из-за негибкости этих систем добавить необходимый шаблон или изменить уже существующие не всегда возможно.
Остальные шаблоны заполняли вручную, с помощью связки Word и Excel. Огромный поток документов притуплял внимание сотрудников, что провоцировало ошибки.
Документы готовились слишком долго
Так, в отделе делопроизводства, где 100% документов типовые, подготовка одного драфта занимала около 15 минут. В отделе взыскания, где этот показатель доходит до 60% — до часа. При среднем объеме в несколько тысяч документов в день это очень долго.
Согласование отнимало время руководящего звена
Все документы, которые готовят новые сотрудники, или те, кто совершает определенный процент ошибок, обязательно отправляются на перепроверку к руководителям. Это отнимает время, выделенное на решение актуальных для бизнеса задач.
Компания терпела убытки из-за ошибок
Чтобы подготовить новый документ, нужно удалить старые значения переменных из шаблона. Или изменить его часть, если условия уже другие. Работники могли забыть это сделать, что приводило к потере денег и бесценного времени.
По нашим подсчетам больше 70% компаний, которые обращаются в Doczilla, терпят убытки из-за ошибок в документах.
Сложно поддерживать актуальность шаблонов
Когда документы готовятся в оффлайн-шаблонах, хранящихся на ПК у каждого сотрудника отдельно, практически невозможно отследить актуальность их копий. Нет гарантий, что кто-то по ошибке не использует устаревший.
Технический директор компании принял решение автоматизировать процесс подготовки типовых документов. Это должно было решить ряд задач:
Для решения этих задач компания выбрала Doczilla Pro, как продукт с удобной работой через анкету и интуитивно понятным интерфейсом, с которым можно работать даже без специального обучения.
Достигнуть поставленных целей мы решили в несколько этапов:
Создали вариативные шаблоны
Теперь для каждого документа только один шаблон. Он предусматривает все возможные вариации и автоматически изменяется в зависимости от ответов пользователя на вопросы анкеты.
Подключили открытые справочники
Теперь все данные о физических и юридических лицах из открытых источников, такие как ИНН, ЕГРИП, ЕГРЮЛ и другие автоматически заполняются в документ.
Настроили единое хранилище
Все шаблоны компании хранятся в одном из разделов платформы Doczilla. Их легко найти, они всегда под рукой и всегда актуальны.
0% ошибок
Исключение ручного ввода данных гарантирует, что в документах не будет ошибок и опечаток.
Документы готовятся до 10 раз быстрее
Так, для отдела делопроизводства время сократилось с 15 минут до 5, а для отдела взыскания — с 60 минут до 7.
Шаблоны всегда актуальны
Сотрудники используют только те шаблоны, которые хранятся в единой системе Doczilla Pro. Их актуальность легко поддерживать, а пользователи с особым доступом могут вносить любые необходимые изменения за несколько минут.
Согласование типовых документов не требуется
Автозаполнение данных и практически полное исключение человеческого фактора при подготовке документов позволяет отказаться от дополнительных проверок.
Позже на клиентском интервью технический директор центра прокомментировал покупку Doczilla Pro: «Мы купили у вас лекарство от головной боли».
Компания только начала использовать Doczilla Pro, и мы делимся первыми результатами. В будущем планируется интеграция платформы с внутренними системами компании, чтобы данные из них также автоматически заполнялись в документ.
Кроме того, сейчас сотрудники центра работают над созданием собственной базы данных внутри Doczilla — так система будет подтягивать в документ справочники компании по судам, ФССП, должникам и кредитным договорам.
