Наш клиент — российская федеральная юридическая компания, которая оказывает правовые услуги в том числе за рубежом: в Южной Корее, Китае и ОАЭ.

Юристы компании готовят тысячи документов каждый год, из них 10% — типовые. Поскольку наш клиент работает в разных городах и странах, среднее время подготовки документа определить невозможно: общая статистика не ведется. Есть данные только по отдельным документам, например, собрать полный пакет для найма сотрудника в головном офисе занимает 40 минут.

Компания обратилась к нам с гипотезой, что автоматизация юридической функции ускорит бизнес-процессы — в том числе в командах, которые не занимаются подготовкой большого объема типовых документов.

Для этой задачи в компании рассматривали конструкторы документов от нескольких поставщиков. Почему остановили выбор на Doczilla Pro:

• наш конструктор документов визуально показался самым простым в использовании — минималистичный и интуитивно понятный интерфейс;
• другие вендоры берут обязательную плату за интеграции, которые оказываются невостребованными — в Doczilla таких интеграций нет.

Doczilla Pro идеально подходит, когда нужно универсальное решение, чтобы автоматизировать юридическую функцию в разных отделах. Это как раз случай нашего клиента.

Как показывает практика любой автоматизации, часть сотрудников не слишком охотно принимают новшества — некоторым удобнее продолжать работу по-старинке. Чтобы ускорить интеграцию конструктора документов во все отделы, в компании придумали программу мотивации.

Объявили конкурс на лучший интерактивный шаблон, подготовленный в Doczilla Pro. Призовой фонд — 500 000 ₽. Юристам дали полную свободу творчества — работа будет оцениваться субъективно. Поскольку наш клиент еще не собрал свою экспертную комиссию, в жюри будут участвовать наши специалисты. Вместе мы подведем итоги конкурса и наградим авторов лучших интерактивных шаблонов.

Запустили еженедельный «инновационный клуб». Юристы собираются раз в неделю, чтобы обсудить работу с конструктором документов: идеи, сложности, вопросы. На этом круглом столе каждый может поделиться своим опытом использования Doczilla Pro, задать вопрос более квалифицированным коллегам, предложить свое видение автоматизированной подготовки документов. Клуб вовлекает команду в использование конструктора и помогает подружить с автоматизацией даже самых консервативных сотрудников.

Программа мотивации помогает увеличивать уровень интереса к Doczilla Pro, поэтому юристы с каждым месяцем всё чаще обращаются к конструктору документов для решения повседневных задач.

Конструктор документов помог кратно ускорить подготовку наиболее востребованных документов — типовых договоров оказания услуг. Также юристы не тратят время на длительные проверки документов, поскольку теперь при подготовке договора нет технической возможности ошибиться.

Ускорили подготовку документов в 3 раза. Теперь подготовка типового документа занимает 10−15 минут, причем эту работу может выполнять даже младший юрист. Во время работы над документом достаточно лишь отвечать на вопросы анкеты — все необходимые формулировки будут автоматически добавляться в текст, с корректными реквизитами и наименованиями.

Больше всего вопросов со сроками подготовки документов возникало в HR-департаменте: сотрудники отдела часто вынуждены создавать документы для всех сотрудников (больше 60 человек) за несколько дней. Например, когда в компании происходил скоринг сотрудников, на основе которого пересматривалась зарплата, нужно было в течение суток подготовить новые дополнительные соглашения для всего штата.

«С конструктором Doczilla Pro мы справились всего за час, а подготовка документов вручную продолжалась бы весь день в авральном режиме» — Анна Дужан, руководитель HR-департамента

Защитили документы от ошибок. Технические ограничения на редактирование не дают возможности даже умышленно допустить ошибку. Сотрудник, который заполняет договор, не может произвольно менять формулировки или дописывать положения. Поэтому ошибки исключены, и проверяющим юристам не нужно слишком долго вычитывать договор: достаточно пройтись по существенным условиям и данным о сторонах.

Создали универсальные шаблоны. С помощью шаблона проще готовить договоры для сотрудников, потому что больше не нужно искать образцы документов, заполнять и отдельно согласовывать каждый из них.

Быстрая автоматизированная подготовка документов сократила цикл сделки и высвободила время юристов на задачи, которые компьютеру не под силу. Сейчас наш клиент работает над тем, чтобы все сотрудники компании использовали конструктор документов при решении рабочих задач.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок