«Пепеляев Групп» — российская национальная юридическая фирма, которая оказывает правовые услуги во всех регионах России, странах СНГ и за рубежом.

Компания обратилась к нам с гипотезой, что автоматизация подготовки документов и использование интерактивных шаблонов может ускорить работу юридической фирмы: как внутренних отделов, так и добывающих подразделений.

Для этой задачи в компании рассматривали конструкторы документов от нескольких поставщиков. Почему остановили выбор на Doczilla Pro:

• наш конструктор документов визуально показался самым простым в использовании — минималистичный и интуитивно понятный интерфейс;
• другие вендоры берут обязательную плату за интеграции, которые оказываются невостребованными — в Doczilla таких интеграций нет.

Doczilla Pro идеально подходит, когда нужно универсальное решение, чтобы автоматизировать юридическую функцию в разных отделах. Это как раз случай нашего клиента.

Как показывает практика любой автоматизации, большая часть сотрудников не слишком охотно принимают новшества — некоторым комфортнее продолжать работу по старинке. Для ускорения внедрения конструктора в компании разработали несколько способов мотивации, в том числе — экспериментальные.

Чтобы подогреть интерес сотрудников к конструктору документов, в «Пепеляев Групп» объявили конкурс на лучший интерактивный шаблон, подготовленный

в Doczilla Pro, и дали сотрудникам полную свободу творчества. В жюри участвовали экспертная комиссия со стороны клиента и специалисты со стороны Doczilla. Каждый из участников получил денежный приз, соответствующий занятому месту. Победителем стал проект команды HR, разработавшей удобный и грамотный шаблон трудового договора.

Команда «Пепеляев Групп» также организовала Инновационный клуб. Сотрудники собираются раз в неделю, чтобы обсудить работу с конструктором документов: идеи, сложности, вопросы. Иногда на встречи клуба приходят и сотрудники Doczilla. На этом круглом столе каждый может поделиться своим опытом использования Doczilla Pro, задать вопрос более опытным коллегам, предложить свое видение автоматизированной подготовки документов. Клуб вовлекает команду в использование конструктора и позволяет инициативным сотрудникам делиться идеями и знаниями в неформальной обстановке.

Больше всего вопросов со сроками подготовки документов возникало в HR-департаменте: сотрудники отдела часто вынуждены создавать документы для всей команды компании (около 200 человек) за несколько дней. Например, когда

в компании происходила оценка сотрудников, на основе которой пересматривалась зарплата, нужно было в течение суток подготовить новые дополнительные соглашения для всего штата.

В компании только начали внедрять конструктор документов, но уже есть первые результаты. Сотрудники юридического и HR-отделов используют конструктор

в работе и отмечают, что новый инструмент помогает ускорить подготовку наиболее востребованных документов — типовых договоров оказания услуг. Ожидается, что конструктор значительно сократит время проверки документов юристами, поскольку теперь при подготовке договора не будет технической возможности ошибиться.

Подготовка документов ускорилась в 3 раза. Теперь создание типового документа занимает 10−15 минут, причем эту работу могут выполнять специалисты любых подразделений. Работа над документом сводится к ответам на вопросы анкеты интерактивного шаблона — все необходимые формулировки автоматически добавляются в текст, с корректными реквизитами и наименованиями.

Документы защищены от ошибок. Технические ограничения на редактирование не оставляют возможности даже умышленно допустить ошибку. Сотрудник, который заполняет документ, не может произвольно менять формулировки или дописывать положения. Поэтому ошибки исключены, и проверяющим юристам не нужно вычитывать документ: достаточно пройтись по существенным условиям и данным о сторонах.

Введены универсальные шаблоны. С помощью шаблона проще готовить документы для сотрудников, потому что больше не нужно искать образцы документов, заполнять и отдельно согласовывать каждый из них.

Сотрудники маркетингового отдела планируют внедрить Doczilla Pro, чтобы ускорить подготовку коммерческих предложений и делегировать эту задачу другим департаментам, если документ типовой и не требует долгих согласований. Сейчас эта задача лежит на маркетинге и отнимает много ресурсов. Интерактивный шаблон типового коммерческого предложения позволит любому сотруднику быстро готовить нужный документ. Маркетингу останутся сложные нетиповые кейсы, требующие внимания опытного сотрудника.

Чтобы дополнительно мотивировать сотрудников работать с конструктором документов, команда «Пепеляев Групп» разрабатывает Telegram-бота, куда будут подгружаться гиперссылки на готовые автоматизированные шаблоны из базы конструктора. Этот инструмент позволит каждому сотруднику использовать шаблоны документов и ускорит доступ к административной и внутренней документации.

Быстрая автоматизированная подготовка документов высвободила время юристов на задачи, которые компьютеру не под силу. Сейчас наш клиент работает над тем, чтобы все сотрудники компании использовали конструктор документов

при решении рабочих задач.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок