В x3 ускорили подготовку документов и сэкономили 50% времени юристов госхолдинга

Наш клиент — крупнейший в своей отрасли государственный холдинг геологоразведочных предприятий. Примерный объем документов, которые проходят через юристов компании — 14 000 в год. Расскажем, как ускорили их работу, какие возникали сложности и как мы помогли их преодолеть.

Как работали юристы в холдинге

Юристам было непросто — особенно после централизации юридической функции 2022 года. Руководство решило объединить юридические департаменты всех филиалов и автоматизировать рутинную работу, чтобы эффективнее распределять трудовые ресурсы. В среднем загрузка юристов увеличилась на 20%.

Одним из проектов централизации была автоматизация работы документооборота с помощью конструктора документов — он отлично помогает сократить рутинную работу. Особенно это актуально для бизнеса такого масштаба — только за первую половину 2023 года в компании подготовили 7000 документов. Среди них договоры поставки и оказания услуг, а также доверенности.

Как была устроена работа с документами:

1. Инициатор готовит документ по шаблону Word, изменяя текст шаблона по своему усмотрению. Например, исключает существенные условия или добавляет новые формулировки.
2. Инициатор направляет документ на согласование в структурное подразделение с помощью СЭД — системы электронного документооборота.
3. Юрист тщательно проверяет каждую строчку документа, поскольку внесенные инициатором изменения могут нести юридические риски.
4. В большинстве случаев документ не проходит согласование с первого раза и возвращается на доработку с комментариями юриста.
5. Инициатор вносит правки по требованию юриста и вновь направляет документ на согласование.
6. Юрист проверяет правильность внесения правок и еще раз проверяет весь документ. Если все в порядке, разрешает провести сделку.

Такая схема работы существует в большинстве неавтоматизированных юридических отделов, и она же часто приводит к выгоранию. Вместо того чтобы решать сложные интеллектуальные задачи, квалифицированные специалисты занимаются рутиной. Юристы не развиваются профессионально, а компания теряет деньги, оплачивая работу, которую можно делегировать машине.

Как изменилась работа юристов

Когда речь зашла об автоматизации, холдинг провел тендер и выбирал подрядчика среди трех компаний. Остановились на платформе Doczilla Pro, как на решении с самым простым и удобным интерфейсом.

Как Doczilla Pro помогает в работе нашего клиента:

• Защищает от рисков. Инициатор не может создать юридические риски, нарушив структуру, логику или формулировки в договоре. В Doczilla Pro можно закрывать для редактирования любые области документа, что исключает техническую возможность вносить правки.
• Автоматизирует рутину. Конструктор использует уже согласованные формулировки — инициатору остается лишь выбрать нужные. Поэтому юристу не приходится перепроверять каждую строчку документа. А ещё конструктор автоматически подтягивает реквизиты контрагентов из открытых баз — инициатору достаточно только ввести ИНН.
• Сокращает цикл сделки. Процесс согласования максимально упрощен, скорость подготовки документа выросла примерно в 3 раза. В итоге сделки заключаются быстрее.

Результат

Ноль ошибок
Практически все данные, включая данные контрагентов, подтягивают в документы автоматически из открытых справочников (ЕГРЮЛ, ИНН и т. д.). Нет ручного ввода — нет ошибок.

Исключены несанкционированные правки
Благодаря возможности гибко настраивать права редактирования и закрывать для изменений любые фрагменты текста, инициаторы не могут вносить правки в тело документа.

Документы готовятся в 3 раза быстрее
Больше не нужно копировать и вручную вносить формулировки и данные. Чтобы подготовить документы, достаточно ответить на вопросы анкеты конструктора документов.

Освобождено 50% рабочего времени юристов
Автоматизация помогает готовить документы за несколько минут. Это экономит время юристов и позволяет заниматься важными для бизнеса задачами, соответствующими высокой квалификации специалистов.

Улучшен показатель Time-to-money
Короткий цикл согласования позволяет компании быстрее выходить на сделку, а значит, быстрее получать прибыль.

Интеграция продолжается, и окончательными результатами внедрения юристы холдинга смогут поделиться после того, как развернут конструктор документов на все дочерние общества и проработают в таком режиме не меньше года. Сейчас, по ощущениям команды юрдепа, Doczilla Pro экономит 50% рабочего времени — поэтому компания готовит в два раза больше договоров без увеличения штата.