Клиент — региональный коммерческий банк. Юристы банка готовят около 2400 документов в год, в основном кредитно-обеспечительную документацию и дополнительные соглашения.

Из-за ошибок и долгих согласований документы готовились слишком долго. Для рынка кредитования это проблема, поскольку конкуренты ежедневно «охотятся» за клиентом, который активно ищет кредит. Чем дольше готовится предложение для клиента, тем выше шанс, что он уйдет в другой банк.

Инициатор открывал шаблон договора Word и выбирал формулировки из заранее согласованного списка. Например, сначала использует формулировку под номером 1.1, за ней — 2.4 и так далее.

Проблема в том, что формулировки взаимосвязаны и взаимозависимы. Условно говоря, инициатор должен помнить, что после пункта 1.1 он может выбрать только 2.3 или 2.4 — и не может 2.1 и 2.2. Поэтому над каждой формулировкой приходилось думать, а после составления документа — проверять текст самостоятельно и затем пересылать юристу на вычитку.

Помимо инициатора и проверяющего юриста в подготовке документов участвовали еще десять человек: сотрудники отдела рисков, комплаенс, руководители подразделений и другие заинтересованные лица, без которых нельзя согласовать ни один договор.

Сроки затягивались из-за вариативности. В шаблоне каждого договора есть порядка пяти существенных условий, которые могут кардинально менять суть документа. Каждое из условий необходимо внимательно проверять. Вслед за существенными условиями варьируется и кредитно-обеспечительная документация, которую тоже приходится перепроверять. А дополнительные соглашения всегда индивидуальны, поэтому без вычитки — никуда.

В итоге на подготовку одного документа тратилось много времени — около часа. В банке создавались очереди из несогласованных документов, а инициатор мог получить договор на доработку прямо во время того, как готовит другой документ. Приходилось откладывать работу и заниматься правками — клиенты в это время терпеливо ждали или уходили за кредитом в другой банк.

Также из-за ежедневной монотонной работы сотрудники быстро уставали и допускали ошибки по невнимательности. В случае ошибки договор приходилось возвращать инициатору, и процесс согласования запускался с самого начала.

В интервью начальник отдела сопровождения кредитно-обеспечительной документации банка сказал, что решение этих проблем искали «не первый год», но не находили подходящего вендора. Когда проблема встала особенно остро, решили сфокусироваться на поиске — и составили шорт-лист из четырех конструкторов документов. После оценки банк остановился на Doczilla — как продукту с самым понятным интерфейсом и сильным функционалом.

С конструктором инициатор отвечает на вопросы заранее сформированной анкеты, а в договор автоматически подставляются корректные и уже согласованные формулировки. В результате инициатору не нужно думать, подходит формулировка или нет — юридически правильный документ собирается автоматически. Юристам не приходится тратить время на перепроверку документов, потому что с формулировками всё в порядке.

Также мы упростили заполнение реквизитов клиентов — достаточно ввести ИНН, и все остальные данные подтянутся в документ из открытых справочников. Больше никаких ошибок в номере паспорта или адресе клиента.

Ускорили подготовку документов. С платформой Doczilla Pro на один документ тратится 30 минут — это в два раза быстрее, чем до автоматизации. Если сравнить с другими кейсами автоматизации, результат покажется слабым. Но учитывая большой объем уникальных допсоглашений, которые сложно автоматизировать, полчаса на документ — это быстро.

Защитили от ошибок в документах. Инициатор больше не может допустить ошибку, поскольку его действия ограничены технически. После автоматизации любой сотрудник можешь только подставлять в документ согласованные формулировки, поэтому ошибок нет, а договор не нужно перепроверять.

Освободили время юристов. Теперь квалифицированные специалисты не тратят время на рутинную работу и фокусируются на интеллектуальных задачах, с которыми не справится машина. Это позволяет юристам развиваться профессионально и спасает от эмоционального выгорания.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок