Наш клиент — государственное казенное учреждение. Отвечает за цифровизацию государственных сервисов в одном из регионов. Организация размещает тендеры на 1,8 млрд рублей в год, и каждая сделка сопровождается объемным пакетом документов.

В прошлом году увеличилось количество информационных систем, с которыми работает клиент, а законодательные акты в сфере госзакупок дополнились новыми требованиями. В результате кратно увеличились трудозатраты на подготовку закупочной документации, поэтому клиент поставил задачу автоматизировать документооборот.

Сейчас документы готовят в ручном режиме, потому что нет согласованных форм, которыми могли бы пользоваться сотрудники. Менеджер по закупкам формирует договор самостоятельно исходя из своих знаний и опыта, а затем передает его в отдел госзакупок.

Самая сложность часть подготовки документов в организации, которая размещает тендеры — составить техническое задание. Это основополагающий документ, поэтому в его разработке участвуют десятки специалистов и контролирующих лиц.

Техзадание может занимать несколько сотен страниц, и каждый сотрудник может вносить в документ правки. Иногда эти изменения несанкционированы, что усложняет вычитку и продлевает сроки подготовки. А еще у юристов и бухгалтерии госзакупок бывают разногласия, как должно выглядеть техническое задание. Поэтому без автоматизации наш клиент тратил десятки часов рабочего времени: квалифицированные специалисты занимались рутиной, которую легко делегировать машине.

На сегодня Doczilla Pro находится на этапе интеграции: в конструктор добавляются интерактивные шаблоны, а сотрудники учатся готовить документы с помощью автоматизированного решения.

После внедрения конструктора наш клиент прогнозирует, что скорость подготовки технических заданий и сопроводительной документации вырастет не менее чем в 15 раз. Такой прогноз может показаться слишком амбициозным, но на самом деле он реалистичный: на текущем этапе в организации чрезвычайно много рутинной работы с документами, которую будет выполнять машина.

По словам клиента, чтобы сотрудничество с нами было экономически целесообразным, достаточно ускорения подготовки документов всего в два раза. Чтобы превзойти этот KPI, в наших ближайших планах — интегрировать конструктор документов с Jira.

Как будет выглядеть подготовка документов:

1. Пользователь переходит в задачу на создание документа, выбирает тип договора и кликает на иконку создания документа в Doczilla.
2. Открывается новая вкладка с Doczilla, в которой уже сформирована нужная анкета.
3. После заполнения анкеты пользователь может скачать ее на локальный компьютер или вернуть в Jira одним кликом.
4. Если нужно внести правки в документ, пользователь в Jira кликает на кнопку «Редактировать». В открывшейся вкладке с анкетой есть возможность внести корректировки. Внесенные ранее данные в полях анкеты сохраняются.
5. Документ передаётся как новое вложение в карточку Jira.

Далее будет происходить загрузка данных в пакетный документ. Клиент размещает техническое задание в хранилище документов в Jira. Конструктор «знает», по какому адресу лежат актуальные ТЗ и, когда инициатор по описанному выше процессу создаёт новую анкету, Doczilla автоматически подгружает нужное техзадание в качестве отдельного документа в пакете.

Технически в конструкторе будет пустой пакетный документ, куда будет попадать нужное задание. Выбор ТЗ будет происходить автоматически при передаче соответствующего признака при переходе из Jira в Doczilla.

Об эффективности конструктора документов можно будет судить в конце года, когда начнется период интенсивного контрактирования.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок