Наш клиент — крупная аудиторская компания, бывшее подразделение PwC из «большой четверки». Занимается аудитом и консалтингом в финансовом секторе. Компания готовила сложные и объемные документы в штатном конструкторе, с которым не всегда удобно работать.

Около 1000 сотрудников компании участвуют в подготовке документов. Пиковая нагрузка приходится на январь—апрель, когда сотрудники формируют до 2 000 документов за месяц. Чаще всего это аудиторские заключения и письма-представления.

Каждый документ занимает 10—15 страниц и может быть на русском или английском языке, либо билингвальным — на двух языках сразу. Но все заключения и письма типовые, а значит, их подготовку можно автоматизировать.

Почему искали новый конструктор документов. Во внутреннем контуре компании уже был конструктор документов, который решал эту задачу, но работать с ним было не всегда комфортно. А поскольку доступ к конструктору предоставляется чешской компанией, его невозможно настроить самостоятельно — приходится обращаться к партнеру. Поэтому для автоматизации юридической функции в компании решили поискать специализированное решение.

Ограничение доступа. Аудит особенно строго регламентируется законом — вплоть до того, что нужно следить за единообразием оформления документов. Поэтому одно из ключевых требований к конструктору документов — максимально ограничить доступ специалистов к правкам форматирования и формулировок.

Простота использования. Перед началом работы с конструктором необходимо разметить документы и создать интерактивные шаблоны, чтобы пользователь не составлял текст заключения вручную, а просто отвечал на вопросы анкеты. В не было сотрудников с опытом разметки и создания — и это было главным страхом перед переходом на Doczilla Pro. Но по инструкциям и с помощью нашей службы поддержки это удалось сделать без проблем.

Сами пользователи зачастую не хотят отказываться от привычного MS Word и опасаются автоматизации, которая может «отнять рабочее место». В реальности конструктор документов просто избавляет от рутины высвобождает время специалиста. Но переход нередко бывает принудительным. Например, в этой аудиторской компании ограничили доступ к шаблонам Word, и сотрудникам пришлось осваивать технологии. В результате они быстрее справляются с рабочими задачами и не выгорают.

Документы готовятся минимум в 4 раза быстрее. Простой документ готовится вручную за один час, а с помощью конструктора документов Doczilla Pro — за 15 минут. На сложный документ опытный специалист тратит в ручном режиме четыре часа, а начинающий — восемь. С конструктором такая работа занимает один час.

Риск увольнения сотрудника снижается. Doczilla Pro также помогает поддерживать work-life balance, который компания ставит в приоритет. С такой экономией рабочего времени сотрудникам больше не придется задерживаться после работы и закрывать задачи на выходных.

Настраивать конструктор можно самостоятельно. Doczilla Pro предлагается в двух вариантах — в облаке или для установки на сервера компании. В обоих случаях у компании есть полный доступ к конструктору. Не нужно ждать неделю, пока иностранный вендор поправит колонтитул или выполнит другое минорное изменение шаблона.

Ожидается, что экономия времени перекроет стоимость лицензии Doczilla Pro уже в первый год после полноценного внедрения конструктора документов. А поскольку больше не нужно обращаться в чешскую компанию по вопросам использования конструктора, экономятся и ресурсы на администрирование.

Сейчас внутри компании тестируют возможности Doczilla Pro на аудиторской платформе — самой массовой по числу пользователей. Когда станет ясно, что конструктор удовлетворяет сотрудников компании и решает свои задачи, Doczilla Pro масштабируют на все отделы.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок