«Технологии Доверия» — крупная аудиторская компания, до июля 2022 года часть сети PwC, одной из компаний «большой четверки». Наш клиент предоставляет аудиторские и консультационные услуги компаниям разных отраслей.

Около 1000 сотрудников компании участвуют в подготовке документов. Пиковая нагрузка приходится на январь‒апрель, когда сотрудники формируют до 2000 документов. Чаще всего это аудиторские заключения и письма-представления.

Каждый документ занимает в среднем от 1 до 10 страниц и может быть на русском или английском языке либо билингвальным — на двух языках одновременно. Но практически все аудиторские заключения и письма-представления типовые, а значит, их подготовку можно автоматизировать.

Почему искали новый конструктор документов. Во внутреннем контуре компании уже был конструктор документов, который решал эту задачу, но работать с ним было не всегда комфортно. Более того, поскольку доступ к конструктору предоставлялся чешской компанией, его невозможно было настроить самостоятельно, приходилось обращаться к коллегам за помощью, что занимало много времени. В связи с выходом компании из сети PwC встал вопрос о поиске аналога этого инструмента на российском рынке.

Ограничение доступа. Аудиторская деятельность особенно строго регламентируется законом — вплоть до того, что не допускается отклонения от стандартных шаблонов внешних документов. Поэтому одним из ключевых требований к конструктору документов было максимальное ограничение доступа к практике форматирования шаблона.

Простота использования. Перед началом работы с конструктором необходимо разметить документы и создать интерактивные шаблоны, чтобы пользователь не составлял текст заключения вручную, а просто отвечал на вопросы анкеты. В компании не было сотрудников с опытом разметки и создания шаблонов, и это было главным страхом перед переходом на Doczilla Pro. Но благодаря видеоинструкциям и помощи нашей службы поддержки сотрудникам удалось без проблем справиться с этой задачей.

Сами пользователи зачастую не хотят отказываться от привычного MS Word и опасаются автоматизации. В реальности конструктор документов избавляет от рутины и снижает риск ошибок в подготовленных документах. Но переход на новое решение нередко бывает принудительным, чтобы сотрудники начали осваивать технологии.

Документы готовятся минимум в 2 раза быстрее. Простой документ готовится вручную за один час, а с помощью конструктора документов Doczilla Pro — за 15‒20 минут. На сложный документ начинающий специалист тратит в ручном режиме в среднем от 2 до 4 часов. С конструктором такая работа занимает один час.

Настраивать конструктор можно самостоятельно. Doczilla Pro предлагается в двух вариантах — в облаке или для установки на сервере компании. В обоих случаях у компании есть полный доступ к конструктору. Не нужно ждать неделю, пока иностранный вендор поправит колонтитул или выполнит другое несущественное изменение шаблона.

Ожидается, что экономия времени перекроет стоимость лицензии Doczilla Pro уже в первый год после полноценного внедрения конструктора документов. А поскольку больше не нужно обращаться в чешскую компанию по вопросам использования конструктора, экономятся и ресурсы на администрирование.

Сейчас внутри компании тестируют возможности Doczilla Pro на аудиторской платформе — самой массовой по числу пользователей. Когда станет ясно, что конструктор удовлетворяет сотрудников компании и решает свои задачи, Doczilla Pro масштабируют на все отделы.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок