Наш клиент — компания по производству кинофильмов, видеофильмов и телевизионных программ. Каждый месяц в компании готовят несколько сотен документов. Когда посчитали временные затраты на рутинную работу, которую легко автоматизировать — решили обратиться за помощью к Doczilla.

Большая часть документов в компании — договоры оказания услуг и акты. Это шаблонные документы, в которых 90% текста повторяется, а один раздел уникальный и содержит существенные сведения, которые нельзя не проверить.

Специалист договорного отдела готовил договор на основе данных, которые ему поступали от клиента или подрядчика. Затем старший специалист проверял договор и отправлял на согласование юристу. Юрист вычитывал реквизиты, наименования контрагентов, фамилии и имена, и нередко находил ошибки, после чего возвращал документ на доработку.

Цикл подготовки документа занимал как минимум 30 минут без учета времени на правки. Всего таких документов могло быть 200—300 в месяц. То есть каждый месяц компания тратила от 100 часов работы высококвалифицированного (и дорогостоящего) юриста. На практике один документ мог готовиться час и больше, если специалист договорного отдела продолжал допускать неточности.

Для юриста такая работа не слишком интересна: квалифицированные специалисты быстро устают от монотонной работы, которая не дает возможности развиваться, а лишь испытывает терпение и усидчивость. В результате ошибки в договорах могут появляться и на стороне юриста, поскольку в большом потоке документации трудно уследить за каждой деталью.

Мы предложили автоматизировать документооборот с помощью флагманского решения — профессионального конструктора документов.

Как это работает: ответственный юрист один раз создает в конструкторе шаблон документов и согласованные формулировки, а специалист договорного отдела составляет юридический корректный договор за несколько минут — отвечает на вопросы анкеты, и формулировки автоматически подтягиваются в документ. То есть менеджер, отвечающий за первичную подготовку договора, не имеет технической возможности ошибиться.

Юристу ничего не нужно проверять, поскольку конструктор использует только те формулировки, которые сам юрист согласовал ранее. Реквизиты компаний, юридические наименования и имена с фамилиями также автоматически добавляются в документ из публичных реестров, поэтому ошибки исключены.

С работой в конструкторе справляются даже новички, поскольку система не дает менять существенные условия договора и придумывать собственные формулировки. Так компания экономит не только на времени профессиональных юристов, но и на младших специалистах и даже стажерах.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок