Cloud (ООО «Облачные технологии») — облачный провайдер IaaS/PaaS и Machine Learning сервисов.

Примерно половина документов, которые готовит юридический отдел компании, типовые. Это внутренние и клиентские акты, оферты, должностные инструкции, доверенности.

Документы готовились вручную

Работа строилась аналоговым способом: на общей сетевой папке хранились подготовленные юристами шаблоны Word, которые эксперты заполняли вручную, внося данные контрагента и сделки.

Запросы на типовые шаблоны постоянно поступали практически из всех департаментов компании, при этом подготовка каждого драфта занимала у юристов от двух часов до трех рабочих дней.

Ручное заполнение провоцировало ошибки и отнимало много времени

Больше всего сложностей возникало с доверенностями — эксперты заполняли их вручную, и монотонное внесение данных в объемный документ провоцировало ошибки.

Долгая цепочка согласования

Перепроверка и согласование дополнительно занимали время юристов и сроки подписания откладывались.

Возникла потребность в автоматизации договорной деятельности, которая решит следующие задачи:

• Исключит ошибки при заполнении реквизитов;
• Ускорит подготовку типовых документов;
• Позволит передать процессы подготовки документов на самообслуживание внутренним заказчикам.

После изучения рынка компания Cloud доверила автоматизацию платформе Doczilla Pro.

Интегрировали Doczilla во внутренний контур

Один из важных критериев в работе с документами — безопасность. Поэтому мы интегрировали платформу Doczilla Pro через api в закрытый контур компании.

Настроили единое хранилище

Все документы и шаблоны хранятся в едином пространстве. Конструктор сохраняет всю историю изменений: можно в любой момент увидеть кто и когда работал с документами.

Подключили открытые реестры данных

Сервисы Dadata, интегрированные в платформу Doczilla Pro, автоматически подтягивают в документы данные контрагентов: ИНН, ЕГРЮЛ, ЕГРН, ЕГРИП и другие.

Документы готовятся быстрее

Больше не нужно вносить данные вручную — эксперту достаточно заполнить простую анкету, и документ создается автоматически за считанные минуты.

Уменьшилось количество рутины у юристов

Пользователи самостоятельно готовят типовые документы в Doczilla, а у юристов появилось больше времени на интересные и важные для бизнеса задачи.

Сократилась цепочка согласований

Документы, подготовленные по интерактивным шаблонам в профессиональном конструкторе, не нуждаются в перепроверке, а значит в согласовании с юристами.

Больше нет ошибок

Благодаря автозаполнению данных ошибки при внесении реквизитов полностью исключены.

Улучшен показатель Time-to-money

Типовые документы готовятся значительно быстрее. Это повышает эффективность бизнес-процесса и позволяет закрывать большее количество задач за то же время.

Следующий шаг к оптимизации процессов — автоматизация подготовки стандартных претензий и должностных инструкций для каждого отдела с помощью интерактивных шаблонов Doczilla. Это позволит пользователям самостоятельно готовить такие документы без участия юристов.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок