Cloud (ООО «Облачные технологии») — облачный провайдер IaaS/PaaS и Machine Learning сервисов.
Примерно половина документов, которые готовит юридический отдел компании, типовые. Это внутренние и клиентские акты, оферты, должностные инструкции, доверенности.
Документы готовились вручную
Работа строилась аналоговым способом: на общей сетевой папке хранились подготовленные юристами шаблоны Word, которые эксперты заполняли вручную, внося данные контрагента и сделки.
Запросы на типовые шаблоны постоянно поступали практически из всех департаментов компании, при этом подготовка каждого драфта занимала у юристов от двух часов до трех рабочих дней.
Ручное заполнение провоцировало ошибки и отнимало много времени
Больше всего сложностей возникало с доверенностями — эксперты заполняли их вручную, и монотонное внесение данных в объемный документ провоцировало ошибки.
Долгая цепочка согласования
Перепроверка и согласование дополнительно занимали время юристов и сроки подписания откладывались.
Возникла потребность в автоматизации договорной деятельности, которая решит следующие задачи:
После изучения рынка компания Cloud доверила автоматизацию платформе Doczilla Pro.
Интегрировали Doczilla во внутренний контур
Один из важных критериев в работе с документами — безопасность. Поэтому мы интегрировали платформу Doczilla Pro через api в закрытый контур компании.
Настроили единое хранилище
Все документы и шаблоны хранятся в едином пространстве. Конструктор сохраняет всю историю изменений: можно в любой момент увидеть кто и когда работал с документами.
Подключили открытые реестры данных
Сервисы Dadata, интегрированные в платформу Doczilla Pro, автоматически подтягивают в документы данные контрагентов: ИНН, ЕГРЮЛ, ЕГРН, ЕГРИП и другие.
Документы готовятся быстрее
Больше не нужно вносить данные вручную — эксперту достаточно заполнить простую анкету, и документ создается автоматически за считанные минуты.
Уменьшилось количество рутины у юристов
Пользователи самостоятельно готовят типовые документы в Doczilla, а у юристов появилось больше времени на интересные и важные для бизнеса задачи.
Сократилась цепочка согласований
Документы, подготовленные по интерактивным шаблонам в профессиональном конструкторе, не нуждаются в перепроверке, а значит в согласовании с юристами.
Больше нет ошибок
Благодаря автозаполнению данных ошибки при внесении реквизитов полностью исключены.
Улучшен показатель Time-to-money
Типовые документы готовятся значительно быстрее. Это повышает эффективность бизнес-процесса и позволяет закрывать большее количество задач за то же время.
Следующий шаг к оптимизации процессов — автоматизация подготовки стандартных претензий и должностных инструкций для каждого отдела с помощью интерактивных шаблонов Doczilla. Это позволит пользователям самостоятельно готовить такие документы без участия юристов.
