Наш клиент — международный провайдер BSS-решений. Более 25 лет они занимается разработкой, внедрением и технической поддержкой компьютерного программного обеспечения для телекоммуникационных компаний.

Около 100 сотрудников компании ежедневно готовили десятки документов: контракты, доверенности, закупочные документы и договоры. Примерно четверть из них — типовые, создаваемые с помощью шаблонов Word.

Единого хранилища драфтов не было, поэтому менеджеры сохраняли копии на своих компьютерах и пересылали друг другу по электронной почте. Из-за этого было невозможно модерировать работу с шаблонами и вносить в них актуальные изменения. Ручное заполнение также провоцировало ошибки, и юристам приходилось тратить время на проверку, исправления и согласование.

Кроме того, юристы на ежедневной основе работают с договорами. Самый крупный из них — клиентский договор объемом более 100 страниц. Подготовка занимала от 5 рабочих дней, причем из-за тяжести документа программа могла зависнуть, и работу приходилось начинать сначала. При внесении изменений нарушалось форматирование и нумерация, что также требовало дополнительной работы для исправления.

В юридическом департамента компании появился запрос на автоматизацию шаблонов типовых документов, который поможет:

• автоматизировать подготовку объемного клиентского договора;
• минимизировать ручное заполнение шаблонов менеджерами и исключить ошибки;
• создать единое хранилище шаблонов.

После изучения рынка вендоров компания выбрала Doczilla Pro как платформу с самым удобным интерфейсом и быстрой загрузкой «тяжелых» документов.

Встроили Doczilla во внутренний контур компании

Для провайдера BSS-решений особенно важна безопасность, поэтому требовалось интегрировать Doczilla через api.

Интегрировали платформу с собственной СЭД компании

Вся работа с документами прозрачна и организована в едином пространстве.

Создали единое хранилище

Чтобы юристы могли модерировать использование шаблонов и настраивать версионность, а менеджеры всегда имели доступ к актуальным драфтам, требовалось единое онлайн-библиотека шаблонов.

Подготовили интерактивный шаблон клиентского договора

Благодаря сокращению рутинной работы специалисты могут сфокусироваться на важных и интересных задачах. Пользователь просто отвечает на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически.

Подключили публичные справочники: ИНН, ЕГРЮЛ и другие

Интеграция с открытыми базами данных позволяет автоматически вносить в договоры все данные о контрагентах.

Типовые документы готовятся в 10 раз быстрее

Менеджерам больше не нужно заполнять данные вручную, а юристам — тратить время на перепроверку и согласование.

Время подготовки клиентского договора сократилось в 7 раз

В интерактивный шаблон включена версионность и автозаполнение данных. Это позволило юристам сэкономить время на рутинной работе и автоматизировать подготовку самого большого документа.

Ошибок больше нет

Шаблоны документов легко поддерживать в актуальном состоянии, а благодаря подключенным справочникам вся информация о контрагентах заполняется автоматически.

Контроль версионности

Doczilla сохраняет все версии изменений, а выбранные части шаблонов можно закрыть от редактирования. Это гарантия, что пользователи не смогут по ошибке внести изменения в основной текст документа.

Наша команда продолжает развитие этого проекта и скоро мы вернемся с новыми фичами. Больше оригинальных решений для разных отраслей смотрите в разделе «Кейсы».

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок