Наш клиент — международный провайдер BSS-решений. Более 25 лет они занимается разработкой, внедрением и технической поддержкой компьютерного программного обеспечения для телекоммуникационных компаний.
Около 100 сотрудников компании ежедневно готовили десятки документов: контракты, доверенности, закупочные документы и договоры. Примерно четверть из них — типовые, создаваемые с помощью шаблонов Word.
Единого хранилища драфтов не было, поэтому менеджеры сохраняли копии на своих компьютерах и пересылали друг другу по электронной почте. Из-за этого было невозможно модерировать работу с шаблонами и вносить в них актуальные изменения. Ручное заполнение также провоцировало ошибки, и юристам приходилось тратить время на проверку, исправления и согласование.
Кроме того, юристы на ежедневной основе работают с договорами. Самый крупный из них — клиентский договор объемом более 100 страниц. Подготовка занимала от 5 рабочих дней, причем из-за тяжести документа программа могла зависнуть, и работу приходилось начинать сначала. При внесении изменений нарушалось форматирование и нумерация, что также требовало дополнительной работы для исправления.
В юридическом департамента компании появился запрос на автоматизацию шаблонов типовых документов, который поможет:
После изучения рынка вендоров компания выбрала Doczilla Pro как платформу с самым удобным интерфейсом и быстрой загрузкой «тяжелых» документов.
Встроили Doczilla во внутренний контур компании
Для провайдера BSS-решений особенно важна безопасность, поэтому требовалось интегрировать Doczilla через api.
Интегрировали платформу с собственной СЭД компании
Вся работа с документами прозрачна и организована в едином пространстве.
Создали единое хранилище
Чтобы юристы могли модерировать использование шаблонов и настраивать версионность, а менеджеры всегда имели доступ к актуальным драфтам, требовалось единое онлайн-библиотека шаблонов.
Подготовили интерактивный шаблон клиентского договора
Благодаря сокращению рутинной работы специалисты могут сфокусироваться на важных и интересных задачах. Пользователь просто отвечает на вопросы анкеты, а документ формируется автоматически.
Подключили публичные справочники: ИНН, ЕГРЮЛ и другие
Интеграция с открытыми базами данных позволяет автоматически вносить в договоры все данные о контрагентах.
Типовые документы готовятся в 10 раз быстрее
Менеджерам больше не нужно заполнять данные вручную, а юристам — тратить время на перепроверку и согласование.
Время подготовки клиентского договора сократилось в 7 раз
В интерактивный шаблон включена версионность и автозаполнение данных. Это позволило юристам сэкономить время на рутинной работе и автоматизировать подготовку самого большого документа.
Ошибок больше нет
Шаблоны документов легко поддерживать в актуальном состоянии, а благодаря подключенным справочникам вся информация о контрагентах заполняется автоматически.
Контроль версионности
Doczilla сохраняет все версии изменений, а выбранные части шаблонов можно закрыть от редактирования. Это гарантия, что пользователи не смогут по ошибке внести изменения в основной текст документа.
Наша команда продолжает развитие этого проекта и скоро мы вернемся с новыми фичами. Больше оригинальных решений для разных отраслей смотрите в разделе «Кейсы».
