Наш клиент — экспертно-правовой центр, который специализируется на экономико-экспертном сопровождении производства уголовных и арбитражных дел, а также на противодействии корпоративному мошенничеству.

В год центр готовит около 1 000 документов: это судебные экспертизы, исследования, кадровые документы, соглашения о конфиденциальности и т. д. Почти 80% всего документооборота — типовые.

По словам генерального директора, документы создавали «первобытно-общинным способом» — с помощью шаблонов Word. Из них копировали типовые формулировки и вручную переносили данные. Такой способ провоцировал ошибки и утомлял исполнителей. Тягостную работу хотелось отложить на неопределенное «потом», поэтому время от времени она критически накапливалась до дедлайна.

Но так и выглядит стандартная работа с документами, поэтому привычный процесс воспринимали как неизбежную часть деятельности.

Вероятно, ручной способ подготовки документов так бы и остался привычным, если бы не случайная встреча с Doczilla. Генеральный директор центра рассказал, что в 90-х работал следователем. Профессия требовала регулярно и в сжатые сроки отправлять до 200 запросов на каждого обвиняемого в разные инстанции. И, не желая мириться с рутиной, он создавал микропродукты, которые позволяли собирать эти данные автоматически. С тех пор профессия поменялась, но любовь к автоматизации осталась:

Директор исследовал решения других вендоров, но остановил выбор на Doczilla Pro.

В первую очередь сотрудникам центра хотелось избавиться от рутины и ошибок, затем — ускорить подготовку документов. Так, чтобы максимально исключить человеческий фактор и практически делегировать работу по подготовке документов машине.

Вот что для этого сделала команда Doczilla:

Провели обучение

Теперь сотрудники самостоятельно размечают любые необходимые шаблоны типовых документов.

Подключили открытые справочники

Данные ОГРН, ИНН, ЕГРЮЛ и других заполняются в документы автоматически.

Подключили Базу знаний

Вся необходимая информация о контрагентах, экспертах и другие рабочие данные достаточно один раз внести в Базу знаний. Дальше они будут подтягиваться в документ самостоятельно и без ошибок.

Настроили единое хранилище

Когда все шаблоны хранятся в единственном экземпляре и в одной на всех папке онлайн, легко поддерживать их актуальность. Кроме того это гарантия, что никто по ошибке не использует устаревшую форму.

На старте использования платформы гендиректор центра поставил задачу: «использовать возможности по-максимуму». Освоение функций еще продолжается и сейчас в Doczilla с разной степенью вовлеченности работает штат из 60 сотрудников. Но уже можно поделиться первыми результатами:

• Время подготовки пакетов кадровых документов сократилось с получаса до 3 минут.
• Для подготовки заключений экспертизы больше не нужно вносить объемную информацию о должности и регалиях эксперта вручную. Оператор вносит в анкету только фамилию, остальное подтягивается из Базы знаний автоматически. Внешне может показаться, что такие данные легко скопировать и вставить, но при базе в несколько десятков экспертов операторы с этим не согласятся.
• Ошибки исключены — заполнение данных через опросник анкеты снимает проблему «замыленного взгляда». Можно быть уверенным, что ни одна деталь не будет упущена.
• Общая скорость подготовки документов выросла на 70%.

Сейчас в рамках использования платформы сотрудники тестируют новое решение — Doczilla AI.

В будущем генеральный директор центра планирует провести интеграцию Doczilla с CRM-системой, чтобы все данные, включая счета, заполнялись в документы автоматически.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок