Наш клиент — российская компания по добыче нефти и газа, существующая более 20 лет. В числе направлений деятельности: реализация и транспортировка полезных ископаемых, торфа, угля.

Один из самых больших потоков документов приходится на отдел материального снабжения — это договоры на закупку/поставку материалов и оборудования, предоставление услуг, подрядные работы и другие. В рамках всего контрактного процесса готовится или редактируется более 6000 документов в год.

Документы готовились долго

Для подготовки документов сотрудники используют 20 готовых шаблонов Word. На то, чтобы внести реквизиты и данные, убрать или заменить статьи в драфте уходило около 2 часов. На следующем этапе договор проверял другой специалист и вносились правки.

Ручное заполнение провоцировало ошибки

Часто сдвигалась нумерация, накладывались разные стили и допускались ошибки. Данные контрагента также приходилось переносить вручную.

Заключение сделок затягивалось

Из-за больших объемов каждого документа во время работы у сотрудников «замыливался глаз» — было сложно отследить корректность статей. В результате требовалось несколько итераций правок, срок составления договора увеличивался, а подписание откладывалось.

Руководители отдела поставили цель сократить время подготовки документов и автоматизировать процесс заполнения так, чтобы за корректность формы и содержания отвечала система. Это особенно важно для объемных договоров, где человеческий фактор провоцирует ошибки, а проследить за качеством всего документа очень сложно. После изучения рынка эту работу доверили Doczilla, как платформе с интуитивно понятным интерфейсом и возможностью интеграции во внутренний контур компании без переноса данных в облако.

Подключили открытые реестры данных

Данные контрагентов из открытых источников (ИНН, ЕГРЮЛ, ЕГРН, ЕГРИП и другие) подтягиваются в договор автоматически.

Создали интерактивные шаблоны

В готовых интерактивных шаблонах есть предиктивный ввод формулировок и выбор нужных статей для подставления в документ. Кроме того, пользователи легко могут переносить файлы из Word с сохранением форматирования.

Интегрировали Doczilla во внутренний контур компании

Для компании было важно безопасно интегрировать платформу во внутренний контур. Теперь все данные о сделках и контрагентах хранятся в едином пространстве и автоматически подтягиваются в документы.

Настроили масштабирование правок

Чтобы внести изменения во все договоры с заказчиком, достаточно заменить данные в одном документе.

Документы готовятся в 10 раз быстрее

Благодаря автоматическому заполнению данных в шаблоны процесс подготовки документов сократился, а у сотрудников появилось время на другие задачи.

Без ошибок

Текстовый редактор Doczilla Pro в несколько кликов создает юридически корректные договоры. Автоматический перенос данных контрагента из базы данных компании и открытых реестров исключает ошибки.

Сотрудники могут создавать шаблоны самостоятельно

Интуитивно понятный интерфейс платформы позволил готовить шаблоны необходимых документов без помощи IT-специалистов. Руководители отдела отметили, что это помогло сотрудникам чувствовать себя увереннее и развивать навыки, необходимые в современных компаниях.

Сократился показатель Time-to-money

Документы готовятся быстро и корректно с первого раза. Это позволяет не терять время на согласование и правки, а значит быстрее заключать сделки и получать прибыль.

Мы продолжаем развивать интеграцию и готовим новые интерактивные шаблоны для этой компании. Следите за обновлениями кейса чтобы не пропустить все результаты!

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок