Nawinia: ускорили цикл сделки и прекратили отток клиентов

Проблемы: ошибки в договорах, затянутые сроки сделок, потеря клиентов
Решение: создали редактируемый справочник подписантов, подключили автозаполнение данных из публичных реестров
Результат: компания готовит документы в два раза быстрее и больше не теряет клиентов из-за затянутых сроков сделки

Nawinia занимается логистикой по всему миру и работает только с юрлицами. В такой компании априори много работы с документами, и с ростом бизнеса вопрос об автоматизации становился только актуальнее. 70 сотрудников компании каждый день работают с договорами, претензиями, исками — это тысячи документов каждый месяц.

Поэтому Nawinia обратилась к нам, чтобы ускорить работу с входящими документами и быстрее готовить типовые договоры: на перевозку грузов и транспортно-экспедиционное сопровождение.

Яна Пряля, руководитель юридического отдела Nawinia: «Doczilla превзошла ожидания, особенно если сравнивать с другими сервисами. С вами гораздо проще работать и без лишних формальностей: просто пишу пожелания в чат и через несколько дней вижу их в программе».

Сделки оформлялись долго, a в договорах встречались ошибки

Юристы изначально работали в «Битриксе», откуда брали копию типового шаблона и дорабатывали его под конкретную сделку: меняли данные контрагента, стоимость и сроки поставки, другие существенные условия. Без автоматизации компания сталкивалась с такими трудностями:

1. Долгое оформление сделок. Когда юрист или другой инициатор менял договор под свои нужды, получившийся документ нужно было согласовать сначала с клиентом, а потом внутри команды. Если команда не одобряла договор, его приходилось переделывать и заново отправлять клиенту на согласование. Цикл сделки мог продолжаться два-три месяца.

За такой срок клиент успевал передумать и обращался в другие компании, но это еще полбеды. Гораздо хуже, когда менялся типовой шаблон, на основе которого готовились все договоры. Тогда менеджерам Nawinia приходилось переносить срок всех незавершенных сделок, извиняться перед клиентами и заново готовить документ из нового шаблона. Компания теряла деньги, а юристы не только занимались рутиной, но и выполняли двойную работу.

2. Ошибки в договорах. Инициаторы вручную заполняли типовую форму: перепечатывали или копировали данные о контрагентах из открытых источников. Легко допустить ошибку, когда перед глазами проходят сотни ИНН, ОГРН, юридических наименований и адресов. Поэтому часто договоры приходилось переделывать, и хорошо если ошибка обнаруживалась до того, как документ отправили клиенту на согласование.

Рутина тоже играет свою роль в появлении опечаток и неточностей в документах. Ведь если работа скучная и однообразная, сотруднику сложно сохранять концентрацию, раскрывать потенциал и получать удовольствие от деятельности. Поэтому рутинную работу часто выполняют спустя рукава, лишь бы побыстрее с ней закончить.

«Битрикс» не помог решить проблемы

Поскольку в Nawinia все процессы были построены в «Битриксе», то и за доработками обратились в первую очередь именно к этому вендору. Софт от «Битрикса» умел подтягивать ИНН в документ штатными средствами, а дальнейшая автоматизация оказалась доступной только за деньги, причем мелкие доработки стоили 200 000 рублей.

Поэтому в Nawinia решили искать альтернативное решение: мощный и недорогой конструктор документов, с которым:

  • можно быстро начать работу;
  • в документах нет ошибок;
  • точные данные из ЕГРЮЛ подтягиваются автоматически.

Таким решением оказался конструктор документов Doczilla Pro. Платформа отлично справляется с подобными задачами в логистическом и любом другом бизнесе.

Мы сделали каталог подписантов и подключили базы данных

Чтобы ускорить заполнение договоров, мы предложили подключить к конструктору документов несколько справочников: каталог подписантов, ЕГРЮЛ и открытые банковские базы данных.

  • Каталог подписантов. Это список людей, которые могут участвовать в сделке от лица компании Nawinia. Чтобы не искать все данные подписанта при составлении договора, достаточно начать вводить его фамилию в конструкторе Doczilla Pro — и вся информация о нем появится в договоре автоматически.
  • Базы данных банков и ЕГРЮЛ. Nawinia работает только с юрлицами, поэтому в договорах всегда фигурируют ИНН, ОГРН, банковские реквизиты и другие атрибуты компаний. С помощью Doczilla Pro эти данные тоже подтягиваются в документ из справочников.

Данные не просто появляются в документе, а автоматически принимают нужные падежи: юристам не приходится заниматься редакторской работой и выискивать несогласованные окончания.

По нашим оценкам, одни лишь справочники сокращают время работы над договором примерно на 50%. Для сотрудника, который работает с документами, это означает в два раза меньше рутины, а для бизнеса — повышение эффективности всей команды.

Чтобы юристам Nawinia не приходилось каждый раз обращаться в поддержку, когда нужно добавить нового сотрудника в справочник, мы предоставили возможность самостоятельно редактировать каталог подписантов и рассказали, как это делать.

Сейчас договоры Nawinia создаются из нового интерактивного шаблона, который мы разработали совместно с юристами компании. На основе шаблона можно подготовить любой типовой договор и за несколько секунд безошибочно заполнить его реквизитами сторон. Сделанный нами интерактивный шаблон служит базой для других шаблонов, которые создают сотрудники Nawinia для решения своих задач.

Ошибок больше нет, документы готовятся быстрее

Теперь документы в Nawinia готовятся в два раза быстрее, и в них не бывает ошибок. По словам сотрудников компании, конструктор Doczilla Pro работает быстро и с ним легко разобраться. Благодаря тому, что юристы больше не тратят время на рутину, они могут решать сложные интеллектуальные задачи, расти профессионально и приносить компании еще больше пользы.

Яна Пряля, руководитель юридического отдела Nawinia: «Мы получили удобный инструмент для работы с документами. 100% сотрудников, участвующих в подготовке документации, будут работать в Doczilla Pro».

Интегрировать конструктор Doczilla Pro в защищенный контур Nawinia не было необходимости, поэтому платформа работает в облаке и доступна с любого устройства, зарегистрированного в компании.

Мы остаемся на связи с сотрудниками Nawinia в выделенном WhatsApp-чате, где стараемся решать любые возникающие вопросы в течение нескольких часов.

Если у вас тоже есть вопрос по работе с конструктором документов Doczilla Pro, задайте его нашим специалистам или закажите демо, чтобы посмотреть на платформу в действии.

Похожие статьи
Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro
Сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Какую должность в компании вы занимаете?
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?
Advertisment ad adsense adlogger