Лизинг: ускорение подготовки пакетов документов в 2,5 раза

Наш клиент — лизинговая компания из Сибири. Помогает малому и среднему бизнесу получить недвижимость, оборудование, а еще водный, железнодорожный и авиатранспорт.

В компании ежемесячно заключают 10−30 лизинговых сделок, к каждой из них готовят пакет документов:

• договор финансового лизинга,
• договор поставки,
• договор поручительства,
• договор купли-продажи — выкуп имущества происходит спустя год или несколько лет, но документ готовится заранее,
• агентский договор — если имущество застраховано,
• акты ко всем договорам.

Большинство документов — типовые и готовятся по шаблону. Процесс подготовки устроен так: менеджер берет шаблон договора, редактирует в нем существенные условия (реквизиты, даты, суммы и так далее) и затем отправляет файл юристу на согласование. Юрист согласовывает документ или отправляет его на доработку. То же самое нужно проделать с каждым договором и актом из пакета документов.

Типовой пакет документов готовился 3,5 часа

В пакете документов было 4—5 договоров в зависимости от типа сделки и столько же актов. На подготовку уходило два часа, из которых 90% времени занимала рутинная работа: перенести реквизиты контрагентов, прописать в каждом документе номер сделки, проследить, чтобы договоры были связаны между собой — существенные условия должны везде совпадать.

Проверка занимала еще полтора часа — и это тоже была рутинная работа. Юристу нужно было убедиться, что менеджер корректно оформил весь пакет документов, а переменные данные идентичны друг другу. Спустя 3,5 часа работы двух специалистов пакет документов отправляли на согласование.

В договорах встречались ошибки, которые на юридическом языке называют техническими, например:

• забыли изменить реквизиты на одной из страниц;
• ошиблись при вводе ИНН и указали реквизиты несуществующей компании;
• допустили опечатку в фамилии контрагента.

Чтобы устранить эти риски, решили автоматизировать подготовку документов. Руководитель отдела информационных технологий предложил юристам подключить конструктор документов Doczilla Pro. Он знал о конструкторе с прошлого места работы и посоветовал наше решение коллегам, которые в свою очередь убедились в эффективности и заказали софт.

Doczilla Pro подошла по пяти критериям

При поиске вендора в компании ориентировались на 5 требований, которым должен удовлетворять конструктор документов:

• Отечественный софт, который включен в реестр российского программного обеспечения — чтобы санкции не могли повлиять на внутренние бизнес-процессы компании.
• Есть готовая интеграция с 1С — чтобы быстро подключить конструктор документов к базе, с которой сотрудники уже привыкли работать.
• Веб-решение — чтобы не разворачивать конструктор во внутреннем контуре, экономить на оборудовании и обслуживании.
• Коробочное решение — чтобы сразу пользоваться конструктором, не нанимая программиста для настройки или доработки софта.
• Анкетный способ заполнения документов — чтобы система не давала возможность совершить техническую ошибку: ввести неправильные реквизиты или перепутать фамилии контрагентов.

Конструктор документов Doczilla Pro подошел по всем пяти условиям, а еще понравился юристам по субъективным критериям, например, интерфейс показался аккуратным и интуитивно понятным.

Подготовка документов ускорилась в 2,5 раза

Раньше подготовка пакета документов занимала 3,5 часа: это примерно по 20—25 минут на договор или акт. Сегодня один документ готовится за 7—10 минут.

Процесс подготовки выглядит так:

• менеджер открывает в конструкторе нужный шаблон, например, договора купли-продажи;
• менеджер отвечает на вопросы анкеты, и документ формируется автоматически;
• реквизиты контрагентов и другие данные из публичного реестра ЕГРЮЛ сами подтягиваются в документ;
• менеджер готовит остальные документы по аналогии и отправляет юристу на согласование;
• юрист проверяет документ всего за несколько минут, потому что не требуется искать технические ошибки — у менеджера больше нет возможности их допустить.

Конструктор документов решил главную задачу нашего клиента — кратно ускорил подготовку договоров и актов. Компания успевает заключать больше сделок без расширения штата, а сотрудники не выгорают от рутины и занимаются на более сложными интеллектуальными задачами.