Lex Borealis — юридическая фирма, сопровождающая бизнес российских и зарубежных компаний в России и по миру. Основные направления деятельности — сопровождение сделок по купле-продаже различных активов в РФ и за рубежом, инвестиции, абонентское обслуживание фэмили офисов, сопровождение сложных споров.

Вместо помощи клиентам тратили время на типовые документы

В команде Lex Borealis 16 человек. Как и в других консалтинговых компаниях, кроме ведения клиентов квалифицированные юристы тратили время на подготовку коммерческих предложений, договоров оказания услуг с клиентами, типовых договоров, доверенностей. Все они создавались вручную, по образцам в Word/ Google docs. Эта рутинная работа отнимала время, которое можно было бы потратить на оплачиваемые клиентами задачи.

Выгорание

Однотипная и техническая работа раздражает и приводит к выгоранию. Подготовка коммерческих предложений, договоров оказания услуг, обновление маркетинговых материалов — обязательная часть практики любой успешной консалтинговой компании, но никто не любит ее делать.

Не было единого пространства для хранения документов

Все данные, необходимые для подготовки документов, хранились на разных носителях: в CRM, на общем диске на сервере, в разрозненных файлах на компьютерах юристов, в электронной почте.

Это мешало полностью обеспечить централизованное хранение и управление данными в компании, осложняло поиск необходимой информации, приводило к напряжению в работе команды.

Чтобы решить эти проблемы, партнеры Lex Borealis решили внедрить платформу Doczilla Pro.

Определились, какие задачи в первую очередь хотим решить

• Создание единого коллаборативного пространства, где команда сможет создавать, хранить и управлять документами и данными, в том числе через создание своих собственных баз данных и справочников. Например, для ведения справочника реализованных проектов;
• Делегировать создание коммерческих предложений младшим юристам и секретарям;
• Автоматизировать подготовку договоров оказания услуг и типовых клиентских документов, чтобы минимизировать время, затраченное старшими юристами на проверку и согласование (доверенности, исковые заявления, уставы, резолюции, протоколы, простые корпоративные договоры, часто встречающиеся коммерческие контракты).

Создали интерактивные шаблоны документов

Юристы Lex Borealis самостоятельно, на основе собственных стандартных шаблонов в Microsoft Word и Google docs, сделали несколько интерактивных шаблонов в Doczilla Pro:

• коммерческое предложение;
• договор оказания услуг;
• трудовые договоры с сотрудниками компании и другие кадровые документы;
• стандартные ходатайства и иски;
• стандартные корпоративные документы.

Для подготовки шаблонов потребовалось изучить работу конструктора документов и продумать методологию формирования документов на основе интерактивного шаблона. С этой задачей справился младший юрист, которому поручили проект по автоматизации документов. Весь процесс занял около двух месяцев с учетом того, что он продолжал время от времени выполнять свои текущие клиентские задачи.

Теперь для создания документа команда просто отвечает на вопросы конструктора, и документ формируется автоматически.

У Doczilla Pro есть возможность, доступная всем пользователям: интеграция с ЕГРЮЛ, ЕГРИП, справочником адресов, банков и другими публичными реестрами. За счет этого, большая часть актуальных данных подтягивается в документы автоматически в режиме онлайн, не нужно тратить время на заполнение реквизитов.

В дальнейшем Lex Borealis планирует подключить Jeffit, который интегрирован c Doczilla, чтобы и в процессуальные документы автоматически подгружались данные о сторонах спора, номере дела, цене иска и т. д.

Создали в Doczilla базу реализованных проектов

Следующим был вопрос о хранении и поддержании в актуальном состоянии базы с описанием реализованных клиентских проектов. Важно, чтобы с ней можно было удобно работать как при подготовке заявок на включение в рейтинги, так и при подготовке коммерческих предложений для потенциальных клиентов.

До этого все формулировки с описанием проектов хранили в Google Sheets с разделением по практикам. Наполнять базу в Google Sheets новыми проектами было очень неудобно. Поэтому каждый раз юристы старались отодвинуть эту задачу, в результате реализованные проекты копились, некоторые из них время от времени терялись.

Lex Borealis приняли решение отказаться от табличного формата ведения формулировок. Теперь информация о реализованных проектах хранится в удобном интерфейсе Doczilla и формулировки доступны всей команде прямо в текстовом редакторе Doczilla Pro. Разбивка по практикам происходит через присвоение соответствующих тегов.

Теперь для добавления в базу описания нового проекта больше не нужно дополнительно создавать запись в Google Sheets. Достаточно просто сохранить формулировку в базу знаний команды, и она будет доступна всем коллегам при подготовке документов.

Формулировки из библиотеки знаний Lex Borealis используют не только при подготовке предложений, но и для клиентских документов. Например, для стандартных формулировок по рискам (для Due diligence и заключений), контрактов и соглашений.

Перешли на хранение документов в едином пространстве Doczilla Pro

До Doczilla Pro все документы и файлы хранились на Google Drive, а также на внутреннем сервере с системой общих папок. Также юристы часто сохраняли их на свои лэптопы. Для поддержания инфраструктуры сервера, устранения возникающих багов и ошибок, настраивания бэкапа, раздачи доступов к папкам требовался IT-специалист.

Компания перешла на файловое хранилище Doczilla Pro. По функционалу это решение близко к технологиям Google Drive, но импортонезависимо, поэтому не возникает проблем с оплатой и риска утраты контроля над данными. Можно установить его как на сервер, так и в облако с хранением в России.

В 3 раз ускорили подготовку коммерческого предложения

До интеграции с Doczilla юристы тратили до 1,5 часов на подготовку коммерческого предложения. После автоматизации процесс занимает не более 30 минут. Команда Lex Borealis посчитала, что при составлении предложения высвобождается в среднем около 60 минут. Это означает, что при показателе 30 предложений в месяц, команда экономит 360 часов в год, что в пересчете на среднюю почасовую ставку юриста 15 000 рублей позволяет заработать дополнительно 5,4 млн рублей в год.

Договор оказания услуг готовится секретарем и не требует согласования юриста

Без автоматизации на составление одного договора оказания услуг у юриста уходило до 30 минут, с Doczilla юрист не тратит времени на подготовку и проверку договора, потому что договор формируется автоматически. В Lex Borealis заключается в среднем 10−15 договоров в месяц. Автоматизация помогает команде экономить до 90 часов в год, что в пересчете на среднюю почасовую ставку юриста 15 000 рублей позволяет заработать дополнительно 1,35 млн рублей в год.

Юристы избавлены от рутинной работы

В работе становится меньше рутину — сотрудники становятся более эффективными и вовлеченными в работу. Этот показатель сложно перевести в деньги, но все собственники консалтинговых компаний знают, какую пользу компании и клиентам дает вовлеченный и счастливый сотрудник по сравнению с уставшим и расфокусированным. Поэтому уменьшение количества рутинной и административной работы работает на удовлетворенность и удержание работников.

Компания получила возможность зарабатывать больше

За счет автоматизации коммерческих предложений, договоров оказания услуг и типовых клиентских документов, команда Lex Borealis за единицу времени может генерировать большее количество оплачиваемых клиентом юридических продуктов без найма дополнительных людей.

Автоматизация документов под клиентские задачи

Подготовка любых документов в консалтинговых компаниях может быть частично или полностью автоматизирована, чтобы избавить высококвалифицированных сотрудников от рутинной работы, сэкономить сотни часов в год, улучшить показатель time-to-money и, в конечном счете, больше зарабатывать.

В Lex Borealis продолжается автоматизация документов под клиентские задачи для практик корпоративного права и M&A, судебных споров и практики абонентского обслуживания.

Компания движется в сторону частичной автоматизации стандартных исковых заявлений и ходатайств, претензий. Это особенно актуально при ведении большого количество однотипных дел: по договорам лизинга, по оспариванию кадастровой стоимости, по взысканию задолженности по отдельным видам несложных договоров и других.

Lex Borealis продолжает автоматизацию подготовки протоколов общего собрания акционеров и участников, решений единственных участников компании или решений акционера, подготовку уставов компаний, а также работает над частичной автоматизацией договоров купли-продажи недвижимости и долей в обществах, соглашений акционеров и корпоративных договоров.

Электронная комната данных для обмена информацией при Due Diligence

В первом квартале 2023 года Doczilla реализует возможность предоставить доступ к папке для загрузки документов и данных не только пользователям внутри компании, но и внешним контрагентам и партнерам. Это позволит отказаться от зарубежного решения, которое использует Lex Borealis при формировании электронной комнаты данных в рамках проведения юридических проверок. Новая функция дополнительно сэкономит компании более 15 000 долларов в год и защитит бизнес от неожиданного закрытия текущего вендора в России.

Совместная работа над документами

Команда Lex Borealis договорилась с Doczilla, что одной из первых в получит доступ к новому модулю совместной работы. Он позволит:

• Заменить отправку файлов по электронной почте предоставлением доступа внешним партнерам к документам, хранящимся на платформе Doczilla, чтобы работать с ними удаленно в едином пространстве;
• Создавать и изменять документы сразу нескольким пользователям в режиме онлайн из разных точек мира (например, при подготовке комплексных заключений по результатам проведения юридической проверки актива или при согласовании документов по крупной сделке в практике M&A);
• Контролировать версии документов: точно знать, кто, когда, и какие изменения вносил в документ; сколько времени в документе провел каждый пользователь и насколько работа с документом была эффективна;
• Использовать библиотеку формулировок, работающую на алгоритмах искусственного интеллекта и сохраняющую формулировки автоматически, через данные из документов, с которыми работает команда Lex Borealis в текстовом редакторе Doczilla Pro.

Опыт автоматизации в Lex Borealis могут позаимствовать и другие консалтинговые компании. Друзья из Doczilla разработали полезный калькулятор экономического эффекта от внедрения платформы Doczilla Pro.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок