Lex Borealis — юридическая фирма, сопровождающая бизнес российских и зарубежных компаний в России и по миру. Основные направления деятельности — сопровождение сделок по купле-продаже различных активов в РФ и за рубежом, инвестиции, абонентское обслуживание фэмили офисов, сопровождение сложных споров.
Вместо помощи клиентам тратили время на типовые документы
В команде Lex Borealis 16 человек. Как и в других консалтинговых компаниях, кроме ведения клиентов квалифицированные юристы тратили время на подготовку коммерческих предложений, договоров оказания услуг с клиентами, типовых договоров, доверенностей. Все они создавались вручную, по образцам в Word/ Google docs. Эта рутинная работа отнимала время, которое можно было бы потратить на оплачиваемые клиентами задачи.
Выгорание
Однотипная и техническая работа раздражает и приводит к выгоранию. Подготовка коммерческих предложений, договоров оказания услуг, обновление маркетинговых материалов — обязательная часть практики любой успешной консалтинговой компании, но никто не любит ее делать.
Не было единого пространства для хранения документов
Все данные, необходимые для подготовки документов, хранились на разных носителях: в CRM, на общем диске на сервере, в разрозненных файлах на компьютерах юристов, в электронной почте.
Это мешало полностью обеспечить централизованное хранение и управление данными в компании, осложняло поиск необходимой информации, приводило к напряжению в работе команды.
Чтобы решить эти проблемы, партнеры Lex Borealis решили внедрить платформу Doczilla Pro.
Определились, какие задачи в первую очередь хотим решить
Создали интерактивные шаблоны документов
Юристы Lex Borealis самостоятельно, на основе собственных стандартных шаблонов в Microsoft Word и Google docs, сделали несколько интерактивных шаблонов в Doczilla Pro:
Для подготовки шаблонов потребовалось изучить работу конструктора документов и продумать методологию формирования документов на основе интерактивного шаблона. С этой задачей справился младший юрист, которому поручили проект по автоматизации документов. Весь процесс занял около двух месяцев с учетом того, что он продолжал время от времени выполнять свои текущие клиентские задачи.
Теперь для создания документа команда просто отвечает на вопросы конструктора, и документ формируется автоматически.
У Doczilla Pro есть возможность, доступная всем пользователям: интеграция с ЕГРЮЛ, ЕГРИП, справочником адресов, банков и другими публичными реестрами. За счет этого, большая часть актуальных данных подтягивается в документы автоматически в режиме онлайн, не нужно тратить время на заполнение реквизитов.
В дальнейшем Lex Borealis планирует подключить Jeffit, который интегрирован c Doczilla, чтобы и в процессуальные документы автоматически подгружались данные о сторонах спора, номере дела, цене иска
Создали в Doczilla базу реализованных проектов
Следующим был вопрос о хранении и поддержании в актуальном состоянии базы с описанием реализованных клиентских проектов. Важно, чтобы с ней можно было удобно работать как при подготовке заявок на включение в рейтинги, так и при подготовке коммерческих предложений для потенциальных клиентов.
До этого все формулировки с описанием проектов хранили в Google Sheets с разделением по практикам. Наполнять базу в Google Sheets новыми проектами было очень неудобно. Поэтому каждый раз юристы старались отодвинуть эту задачу, в результате реализованные проекты копились, некоторые из них время от времени терялись.
Lex Borealis приняли решение отказаться от табличного формата ведения формулировок. Теперь информация о реализованных проектах хранится в удобном интерфейсе Doczilla и формулировки доступны всей команде прямо в текстовом редакторе Doczilla Pro. Разбивка по практикам происходит через присвоение соответствующих тегов.
Теперь для добавления в базу описания нового проекта больше не нужно дополнительно создавать запись в Google Sheets. Достаточно просто сохранить формулировку в базу знаний команды, и она будет доступна всем коллегам при подготовке документов.
Формулировки из библиотеки знаний Lex Borealis используют не только при подготовке предложений, но и для клиентских документов. Например, для стандартных формулировок по рискам (для Due diligence и заключений), контрактов и соглашений.
Перешли на хранение документов в едином пространстве Doczilla Pro
До Doczilla Pro все документы и файлы хранились на Google Drive, а также на внутреннем сервере с системой общих папок. Также юристы часто сохраняли их на свои лэптопы. Для поддержания инфраструктуры сервера, устранения возникающих багов и ошибок, настраивания бэкапа, раздачи доступов к папкам требовался IT-специалист.
Михаил Мурадов, партнер Lex Borealis: Весной у нас, как и у многих российских пользователей, возникли проблемы с оплатой доступа к инфраструктуре Google и мы задумались над тем, чтобы хранить документы и информацию на российской платформе без риска утратить доступ к ним. С переходом на Doczilla Pro мы высоко оценили новые возможности для эффективной командной работы и управления знаниями.
Компания перешла на файловое хранилище Doczilla Pro. По функционалу это решение близко к технологиям Google Drive, но импортонезависимо, поэтому не возникает проблем с оплатой и риска утраты контроля над данными. Можно установить его как на сервер, так и в облако с хранением в России.
В 3 раз ускорили подготовку коммерческого предложения
До интеграции с Doczilla юристы тратили до 1,5 часов на подготовку коммерческого предложения. После автоматизации процесс занимает не более 30 минут. Команда Lex Borealis посчитала, что при составлении предложения высвобождается в среднем около 60 минут. Это означает, что при показателе 30 предложений в месяц, команда экономит 360 часов в год, что в пересчете на среднюю почасовую ставку юриста 15 000 рублей позволяет заработать дополнительно 5,4 млн рублей в год .
Договор оказания услуг готовится секретарем и не требует согласования юриста
Без автоматизации на составление одного договора оказания услуг у юриста уходило до 30 минут, с Doczilla юрист не тратит времени на подготовку и проверку договора, потому что договор формируется автоматически. В Lex Borealis заключается в среднем 10−15 договоров в месяц. Автоматизация помогает команде экономить до 90 часов в год, что в пересчете на среднюю почасовую ставку юриста 15 000 рублей позволяет заработать дополнительно 1,35 млн рублей в год .
Юристы избавлены от рутинной работы
В работе становится меньше рутину — сотрудники становятся более эффективными и вовлеченными в работу. Этот показатель сложно перевести в деньги, но все собственники консалтинговых компаний знают, какую пользу компании и клиентам дает вовлеченный и счастливый сотрудник по сравнению с уставшим и расфокусированным. Поэтому уменьшение количества рутинной и административной работы работает на удовлетворенность и удержание работников.
Компания получила возможность зарабатывать больше
За счет автоматизации коммерческих предложений, договоров оказания услуг и типовых клиентских документов, команда Lex Borealis за единицу времени может генерировать большее количество оплачиваемых клиентом юридических продуктов без найма дополнительных людей.
Автоматизация документов под клиентские задачи
Подготовка любых документов в консалтинговых компаниях может быть частично или полностью автоматизирована, чтобы избавить высококвалифицированных сотрудников от рутинной работы, сэкономить сотни часов в год, улучшить показатель time-to-money и, в конечном счете, больше зарабатывать.
В Lex Borealis продолжается автоматизация документов под клиентские задачи для практик корпоративного права и M&A, судебных споров и практики абонентского обслуживания.
Компания движется в сторону частичной автоматизации стандартных исковых заявлений и ходатайств, претензий. Это особенно актуально при ведении большого количество однотипных дел: по договорам лизинга, по оспариванию кадастровой стоимости, по взысканию задолженности по отдельным видам несложных договоров и других.
Lex Borealis продолжает автоматизацию подготовки протоколов общего собрания акционеров и участников, решений единственных участников компании или решений акционера, подготовку уставов компаний, а также работает над частичной автоматизацией договоров купли-продажи недвижимости и долей в обществах, соглашений акционеров и корпоративных договоров.
Электронная комната данных для обмена информацией при Due Diligence
В первом квартале 2023 года Doczilla реализует возможность предоставить доступ к папке для загрузки документов и данных не только пользователям внутри компании, но и внешним контрагентам и партнерам. Это позволит отказаться от зарубежного решения, которое использует Lex Borealis при формировании электронной комнаты данных в рамках проведения юридических проверок. Новая функция дополнительно сэкономит компании более 15 000 долларов в год и защитит бизнес от неожиданного закрытия текущего вендора в России.
Совместная работа над документами
Команда Lex Borealis договорилась с Doczilla, что одной из первых в получит доступ к новому модулю совместной работы. Он позволит:
Опыт автоматизации в Lex Borealis могут позаимствовать и другие консалтинговые компании. Друзья из Doczilla разработали полезный калькулятор экономического эффекта от внедрения платформы Doczilla Pro.