Lex Borealis: как Doczilla помогла консалтинговой компании избавиться от рутины и повысить выручку на юриста - Doczilla
 

Lex Borealis: как Doczilla помогла консалтинговой компании избавиться от рутины и повысить выручку на юриста

Михаил Мурадов партнер Lex Borealis
21.12.2022 Время чтения 7 мин

Lex Borealis — юридическая фирма, сопровождающая бизнес российских и зарубежных компаний в России и по миру. Основные направления деятельности — сопровождение сделок по купле-продаже различных активов в РФ и за рубежом, инвестиции, абонентское обслуживание фэмили офисов, сопровождение сложных споров.

Проблемы

Вместо помощи клиентам тратили время на типовые документы
В команде Lex Borealis 16 человек. Как и в других консалтинговых компаниях, кроме ведения клиентов квалифицированные юристы тратили время на подготовку коммерческих предложений, договоров оказания услуг с клиентами, типовых договоров, доверенностей. Все они создавались вручную, по образцам в Word/ Google docs. Эта рутинная работа отнимала время, которое можно было бы потратить на оплачиваемые клиентами задачи.

Выгорание
Однотипная и техническая работа раздражает и приводит к выгоранию. Подготовка коммерческих предложений, договоров оказания услуг, обновление маркетинговых материалов — обязательная часть практики любой успешной консалтинговой компании, но никто не любит ее делать.

Не было единого пространства для хранения документов
Все данные, необходимые для подготовки документов, хранились на разных носителях: в CRM, на общем диске на сервере, в разрозненных файлах на компьютерах юристов, в электронной почте.

Это мешало полностью обеспечить централизованное хранение и управление данными в компании, осложняло поиск необходимой информации, приводило к напряжению в работе команды.

Чтобы решить эти проблемы, партнеры Lex Borealis решили внедрить платформу Doczilla Pro.

Что сделали

Определились, какие задачи в первую очередь хотим решить

  • Создание единого коллаборативного пространства, где команда сможет создавать, хранить и управлять документами и данными, в том числе через создание своих собственных баз данных и справочников. Например, для ведения справочника реализованных проектов;
  • Делегировать создание коммерческих предложений младшим юристам и секретарям;
  • Автоматизировать подготовку договоров оказания услуг и типовых клиентских документов, чтобы минимизировать время, затраченное старшими юристами на проверку и согласование (доверенности, исковые заявления, уставы, резолюции, протоколы, простые корпоративные договоры, часто встречающиеся коммерческие контракты).

Создали интерактивные шаблоны документов
Юристы Lex Borealis самостоятельно, на основе собственных стандартных шаблонов в Microsoft Word и Google docs, сделали несколько интерактивных шаблонов в Doczilla Pro:

  • коммерческое предложение;
  • договор оказания услуг;
  • трудовые договоры с сотрудниками компании и другие кадровые документы;
  • стандартные ходатайства и иски;
  • стандартные корпоративные документы.

Для подготовки шаблонов потребовалось изучить работу конструктора документов и продумать методологию формирования документов на основе интерактивного шаблона. С этой задачей справился младший юрист, которому поручили проект по автоматизации документов. Весь процесс занял около двух месяцев с учетом того, что он продолжал время от времени выполнять свои текущие клиентские задачи.

Теперь для создания документа команда просто отвечает на вопросы конструктора, и документ формируется автоматически.

У Doczilla Pro есть возможность, доступная всем пользователям: интеграция с ЕГРЮЛ, ЕГРИП, справочником адресов, банков и другими публичными реестрами. За счет этого, большая часть актуальных данных подтягивается в документы автоматически в режиме онлайн, не нужно тратить время на заполнение реквизитов.

В дальнейшем Lex Borealis планирует подключить Jeffit, который интегрирован c Doczilla, чтобы и в процессуальные документы автоматически подгружались данные о сторонах спора, номере дела, цене иска и т. д.

Создали в Doczilla базу реализованных проектов
Следующим был вопрос о хранении и поддержании в актуальном состоянии базы с описанием реализованных клиентских проектов. Важно, чтобы с ней можно было удобно работать как при подготовке заявок на включение в рейтинги, так и при подготовке коммерческих предложений для потенциальных клиентов.

До этого все формулировки с описанием проектов хранили в Google Sheets с разделением по практикам. Наполнять базу в Google Sheets новыми проектами было очень неудобно. Поэтому каждый раз юристы старались отодвинуть эту задачу, в результате реализованные проекты копились, некоторые из них время от времени терялись.

Lex Borealis приняли решение отказаться от табличного формата ведения формулировок. Теперь информация о реализованных проектах хранится в удобном интерфейсе Doczilla и формулировки доступны всей команде прямо в текстовом редакторе Doczilla Pro. Разбивка по практикам происходит через присвоение соответствующих тегов.

Теперь для добавления в базу описания нового проекта больше не нужно дополнительно создавать запись в Google Sheets. Достаточно просто сохранить формулировку в базу знаний команды, и она будет доступна всем коллегам при подготовке документов.

Формулировки из библиотеки знаний Lex Borealis используют не только при подготовке предложений, но и для клиентских документов. Например, для стандартных формулировок по рискам (для Due diligence и заключений), контрактов и соглашений.

Перешли на хранение документов в едином пространстве Doczilla Pro
До Doczilla Pro все документы и файлы хранились на Google Drive, а также на внутреннем сервере с системой общих папок. Также юристы часто сохраняли их на свои лэптопы. Для поддержания инфраструктуры сервера, устранения возникающих багов и ошибок, настраивания бэкапа, раздачи доступов к папкам требовался IT-специалист.

Михаил Мурадов, партнер Lex Borealis: Весной у нас, как и у многих российских пользователей, возникли проблемы с оплатой доступа к инфраструктуре Google и мы задумались над тем, чтобы хранить документы и информацию на российской платформе без риска утратить доступ к ним. С переходом на Doczilla Pro мы высоко оценили новые возможности для эффективной командной работы и управления знаниями.

Компания перешла на файловое хранилище Doczilla Pro. По функционалу это решение близко к технологиям Google Drive, но импортонезависимо, поэтому не возникает проблем с оплатой и риска утраты контроля над данными. Можно установить его как на сервер, так и в облако с хранением в России.

Результат

В 3 раз ускорили подготовку коммерческого предложения
До интеграции с Doczilla юристы тратили до 1,5 часов на подготовку коммерческого предложения. После автоматизации процесс занимает не более 30 минут. Команда Lex Borealis посчитала, что при составлении предложения высвобождается в среднем около 60 минут. Это означает, что при показателе 30 предложений в месяц, команда экономит 360 часов в год, что в пересчете на среднюю почасовую ставку юриста 15 000 рублей позволяет заработать дополнительно 5,4 млн рублей в год .

Договор оказания услуг готовится секретарем и не требует согласования юриста
Без автоматизации на составление одного договора оказания услуг у юриста уходило до 30 минут, с Doczilla юрист не тратит времени на подготовку и проверку договора, потому что договор формируется автоматически. В Lex Borealis заключается в среднем 10−15 договоров в месяц. Автоматизация помогает команде экономить до 90 часов в год, что в пересчете на среднюю почасовую ставку юриста 15 000 рублей позволяет заработать дополнительно 1,35 млн рублей в год .

Юристы избавлены от рутинной работы
В работе становится меньше рутину — сотрудники становятся более эффективными и вовлеченными в работу. Этот показатель сложно перевести в деньги, но все собственники консалтинговых компаний знают, какую пользу компании и клиентам дает вовлеченный и счастливый сотрудник по сравнению с уставшим и расфокусированным. Поэтому уменьшение количества рутинной и административной работы работает на удовлетворенность и удержание работников.

Компания получила возможность зарабатывать больше
За счет автоматизации коммерческих предложений, договоров оказания услуг и типовых клиентских документов, команда Lex Borealis за единицу времени может генерировать большее количество оплачиваемых клиентом юридических продуктов без найма дополнительных людей.

Планы на будущее

Автоматизация документов под клиентские задачи
Подготовка любых документов в консалтинговых компаниях может быть частично или полностью автоматизирована, чтобы избавить высококвалифицированных сотрудников от рутинной работы, сэкономить сотни часов в год, улучшить показатель time-to-money и, в конечном счете, больше зарабатывать.

В Lex Borealis продолжается автоматизация документов под клиентские задачи для практик корпоративного права и M&A, судебных споров и практики абонентского обслуживания.

Компания движется в сторону частичной автоматизации стандартных исковых заявлений и ходатайств, претензий. Это особенно актуально при ведении большого количество однотипных дел: по договорам лизинга, по оспариванию кадастровой стоимости, по взысканию задолженности по отдельным видам несложных договоров и других.

Lex Borealis продолжает автоматизацию подготовки протоколов общего собрания акционеров и участников, решений единственных участников компании или решений акционера, подготовку уставов компаний, а также работает над частичной автоматизацией договоров купли-продажи недвижимости и долей в обществах, соглашений акционеров и корпоративных договоров.

Электронная комната данных для обмена информацией при Due Diligence
В первом квартале 2023 года Doczilla реализует возможность предоставить доступ к папке для загрузки документов и данных не только пользователям внутри компании, но и внешним контрагентам и партнерам. Это позволит отказаться от зарубежного решения, которое использует Lex Borealis при формировании электронной комнаты данных в рамках проведения юридических проверок. Новая функция дополнительно сэкономит компании более 15 000 долларов в год и защитит бизнес от неожиданного закрытия текущего вендора в России.

Совместная работа над документами
Команда Lex Borealis договорилась с Doczilla, что одной из первых в получит доступ к новому модулю совместной работы. Он позволит:

  • Заменить отправку файлов по электронной почте предоставлением доступа внешним партнерам к документам, хранящимся на платформе Doczilla, чтобы работать с ними удаленно в едином пространстве;
  • Создавать и изменять документы сразу нескольким пользователям в режиме онлайн из разных точек мира (например, при подготовке комплексных заключений по результатам проведения юридической проверки актива или при согласовании документов по крупной сделке в практике M&A);
  • Контролировать версии документов: точно знать, кто, когда, и какие изменения вносил в документ; сколько времени в документе провел каждый пользователь и насколько работа с документом была эффективна;
  • Использовать библиотеку формулировок, работающую на алгоритмах искусственного интеллекта и сохраняющую формулировки автоматически, через данные из документов, с которыми работает команда Lex Borealis в текстовом редакторе Doczilla Pro.

Опыт автоматизации в Lex Borealis могут позаимствовать и другие консалтинговые компании. Друзья из Doczilla разработали полезный калькулятор экономического эффекта от внедрения платформы Doczilla Pro.

Похожие статьи

Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro
Сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Какую должность в компании вы занимаете?
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?