Наш клиент — лаборатория нейронаук и поведения человека. Центр исследует способы восприятия человеком информации, а также проводит исследования с помощью Big Data, Data Science и нейромаркетинга, направленные на повышение эффективность бизнеса.

За весь документооборот лаборатории отвечает внутренний штаб, где трудятся два юриста и аналитик. Так, в год они готовят до ста документов — это договоры ГПХ и закупочная документация. Почти все типовые.

Договоры готовились долго и вручную

Для каждого документа существовала типовые формы Word, которые сотрудники редактировали под свои нужды и использовали как шаблоны. Каждый раз из драфта нужно было по-старинке удалять предыдущие данные и заполнять новые, что занимало до 30 минут.

Однообразная работа провоцирует ошибки

Самая частая проблема подготовки договоров — ошибки. При монотонном заполнении десятков страниц дат, имен и фамилий легко опечататься: пропустить букву или забыть поправить цифру.

Рутина ведет к выгоранию

Сотрудников ощутимо утомляла скучная monkey job по подготовке типовых документов. Хотелось найти другое решение и оптимизировать этот процесс.

Сотрудники штаба искали альтернативное решение больше года, однако разрешения на покупку продукта у внешнего вендора так и не получили. Вместо этого им предложили внутренний продукт, разработанный для головной компании.

Тестирование внутреннего продукта показало, что оно не только слишком сложное, но и не соответствует потребностям. Попытка разобраться с ним стала последней каплей, которая подтолкнула к окончательному вердикту — найти подходящий продукт у внешнего вендора.

В первую очередь рассматривали Doczilla Pro — об этой платформе уже знали все сотрудники отдела, включая руководителя. Чтобы быть на сто процентов уверенными, провели сравнение с другими решениями на рынке, но все-таки остановились на первом варианте.

Критериями выбора стали: удобный и понятный интерфейс, подготовка документов через ответы на вопросы анкеты. Но самое главное — возможность создания Пакетных документов — данные вводятся один раз и автоматически заполняются в основной договор и все дополнительные. Это решало главную проблему с ошибками. Покажем, как работает эта функция:

Кроме этого, использование Doczilla Pro закрыло остальные задачи автоматизации процесса подготовки документов:

• Данные о контрагентах автоматически подтягиваются из открытых справочников, подключенных к Doczilla.
• Один вариативный шаблон для каждого документа вместо нескольких типовых форм в Word
• Все шаблоны хранятся в едином пространстве и всегда под рукой.

Без ошибок

Автозаполнение данных, автоматическое склонение имен и числительных позволяет минимизировать человеческий фактор и исключить ошибки.

Договоры готовятся в 2х раз быстрее

Теперь на подготовку типового документа уходит 10−15 минут вместо 30 мин.

Улучшен показатель Time-to-money

Быстрая подготовка и отсутствие необходимости перепроверок и доработок позволяют выходить на подписание в разы быстрее.

В планах на будущее — интегрировать Doczilla Pro в другие отделы центра, чтобы коллеги могли самостоятельно заполнять анкету и отправлять в штаб уже готовые документы.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок