Наш клиент — инвестиционное агентство, которое помогает инвесторам находить перспективные активы, а предпринимателям — привлекать деньги на развитие бизнеса. В агентстве работают 15 сотрудников, из которых четверо заняты подготовкой документов.

Агентство готовит 400—600 документов в месяц. 90% документов — типовые. Это договоры займа, инвестиционные договоры и дополнительные соглашения к ним. С такими документами работать сравнительно просто, поскольку они шаблонные — в правовых системах легко найти отраслевые решения.

Сложнее всего работать с корпоративными документами, которые связаны с акциями, долями, акционерными соглашениями. Такие документы приходится разрабатывать дольше всего.

Каждый документ может проходить несколько редакций, поэтому общее число итераций — от 1000 ежемесячно. Иногда правки минорные, и менеджеру достаточно нескольких минут, чтобы привести договор в порядок. В редких случаях приходится практически полностью переделывать документ.

На подготовку одного документа уходило всего 10—15 минут. Такая высокая скорость работы была возможна благодаря штатным средствам автоматизации:

• Менеджер заполнял в Excel таблицу на основе данных из CRM;
• В Excel автоматически формировался график платежей;
• С помощью автонастройки шаблон договора Word заполнялся данными из Excel;
• Менеджер переносил график в заполненный шаблон — и документ готов к проверке юристом.

Такая схема работы частично решала проблему с рутиной и долгой подготовкой документов — но агентству хотелось улучшить результаты.

Главная задача, с которой к нам обратилось агентство — автоматизировать подготовку документов. Для этого клиент хотел запрограммировать условия договоров так, чтобы нужные формулировки подтягивались в документ в зависимости от заполнения анкетных данных. А в конце в документ должен добавляться график платежей — подробные расчеты, включая налоги.

Конструктор документов Doczilla Pro решает именно эти задачи. Менеджер заполняет договор с помощью анкеты, где отвечает на вопросы, а документ формируется на глазах исходя из полученных ответов. Формулировки в документе уже проверены и согласованы, а менеджер не может их править по своему усмотрению — поэтому с юридической точки зрения договор получается корректным.

После подключения конструктора документов на подготовку договора уходит 7—10 минут — в полтора раза быстрее, чем раньше.

Заполнять договор вручную больше не нужно — данные о контрагентах заполняются автоматически из публичных реестров. Нет риска оформить договор с несуществующим контрагентом.

Юристы, которые согласовывали документы, тратят меньше времени на проверку договоров, поэтому сделки заключаются быстрее без расширения штата.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок