Елена Габриелян — адвокат Адвокатской палаты города Москвы, медиатор, советник генерального директора «ПИК-Брокер» по правовым вопросам. Елена расскажет, как пришла в юриспруденцию, почему сменила адвокатуру на управленческую позицию, как автоматизация юридической функции помогает бизнесу зарабатывать больше и как узнать, когда нужно автоматизировать работу с документами.

Всё детство я профессионально занималась художественной гимнастикой. Мечтала танцевать в составе балета ТОДЕС в балете у Валерия Леонтьева и других звезд первой величины. А затем в старших классах появился предмет «Обществознание» — мое новое увлечение, которое проложило путь в юриспруденцию. Уже в 9 классе я поняла, что этот профессиональный путь приведет к более высокому и стабильному заработку, чем танцы. Можно сказать, что сначала выбрала путь разума, а потом влюбилась в юриспруденцию и сейчас она — моя любовь и страсть.

Будучи на 4 курсе университета, я бралась за любую работу: оспорить начисление коммунальных платежей, вернуть некачественный товар в магазин или написать жалобу президенту. Каждое дело рассматривала как возможность приблизиться к судам, получить практику, которую ты не получишь в университете. В результате накопился большой багаж знаний и опыта, который я использовала в адвокатуре. Долгое время это было интересно и ничего не хотелось менять.

В 2020 году я получила предложение по сотрудничеству с крупной международной компанией, где требовалось выстраивать все юридические и околоюридические процессы: архивное дело, кадровое дело, делопроизводство.

Фактически пришлось с нуля осваивать новую профессию: нанимать и обучать сотрудников, разрабатывать регламенты, выстраивать систему внедрения и контроля выполнения задач, участвовать в принятии ключевых решений с полной личной ответственностью. И за три года моя команда добилась фантастических результатов: когда я пришла в компанию у меня было три юриста и 30 сделок в месяц. А в 2021 году — уже более 400 сделок и 86 человек в юротделе. И тут мне пришлось столкнуться с автоматизацией. Честно сказать, если бы не продвинутый в этом направлении CEO и его жесточайшие требования по отлаживанию процессов и их автоматизации, скорее всего эту компетенцию я бы никогда не нарастила.

И невозможно понять насколько она эффективно работает, если ты сам этого не сделал и не имеешь возможности пользоваться плодами.

В компании уже была частично автоматизирована проверка объектов: например, информация о продавце сама подтягивалась в договор, а опросник помогал быстро провести предварительный скоринг объекта. Так, при проверке собственника у нас автоматически подтягивались данные из разных открытых баз: с сайта МВД, приставов, проверки лиц на банкротства. Автоматизация заключалась в том, что юристы не копировали эту информацию с каждого ресурса вручную, а просто вбивая данные физ лица получали автоматически заполненные данные со всех нужных источников.

Такой опросник позволяет не только ускорить работу и сэкономить время, но и включает в себя процесс контроля. Если у сотрудника есть только инструкция по проверке, то есть вероятность что-то забыть. Здесь же он читает вопросы и вспоминает что нужно исследовать. В этом плане опросник позволяет добиться единообразия проверки и исключить человеческий фактор — напоминает о важном и контролирует аккуратность выполнения.

Наш отдел проводил экспертизы объектов на предмет юридической чистоты, затем мы составляли договоры для выкупа и последующей продажи квартир. У нас была самая быстрая проверка в стране — она занимала 2 часа. За это время юрист выполнял проверку и составлял договор. До автоматизации на один договор в среднем уходило 25 минут, а с помощью конструктора удалось сократить время до 7−8 минут.

Работу с договорами автоматизировали с помощью конструктора документов. Для нас всегда были важны сроки, а из-за ошибок приходилось возвращать документ на правки и очередное согласование, поэтому цикл сделки увеличивался. С конструктором документов нам удалось существенно сократить ошибки, потому что у сотрудника нет технической возможности сделать что-то не так.

К слову, даже квалифицированные специалисты постоянно допускают мелкие технические ошибки. В нашей компании 86 ошибок из 100 — именно такие. Юрист может блестяще построить правовую позицию, но при этом допускать технические ошибки. Не знаю, что это за болезнь, но ошибки есть в том числе у судей, прокуроров и нотариусов с многолетним опытом. Доверители оформляют на меня 5—7 доверенностей в месяц, и я стабильно отношу одну из доверенностей в нотариальную контору, чтобы они исправили документ.

Но даже такой деспотичный руководитель как я (смеется), понимает, что штрафы не изменят ситуацию в корне. В то время как автоматизация решает вопрос глобально.

Автоматизация помогла не только избавиться от ошибок, но и освободила время юристов, что позволило использовать их труд более эффективно. А благодаря упрощению создания договора мы смогли делегировать эту должностную функцию менеджерам, чье рабочее время стоит дешевле. Это пример того, как автоматизации помогает компании экономить деньги, в данном случае на ФОТ.

Лично я с помощью автоматизации хотела добиться максимального исключения человеческого фактора из процессов, в которых нет необходимости в экспертных знаниях. И получить в результате идеальный тандем: текущую рутину выполняет машина, а проверкой и сложными кейсами занимаются специалисты с высокой компетенцией. В результате сделки заключаются быстрее, а из 5 000 купленных квартир только три предполагали финансовые риски из-за пробелов в проверке. Но и эти случаи были решены без потерь для компании. Работа над ошибками была проведена.

Отмечу еще две полезные функции автоматизации:

Первая — это влияние не только на сроки и скорость, но и на качество. Например, в нашем случае 86% сделок были ипотечными. Это значит, что каждый наш объект перед выдачей кредита проверял банк — и не было ни единого отказа. Вот первый объективный критерий качества нашей проверки.

Вторая: каждая страховая компания перед страховкой объекта обязательно его проверяет — при этом мы работали только с топ-компаниями, у которых процедуры всегда строже. Наши объекты не только проходили проверку, но и делали это в ускоренном режиме — ответ приходил через 30−120 минут. Такие выгодные условия мы получили благодаря тому, что проводили встречи с юридическими отделами этих компаний и наглядно показывали, как осуществляем проверки. Это стало одним из способов установления крепких партнерских отношений и с банками, и со страховыми компаниями.

Сначала нужна систематизация. Каждый процесс должен быть описан, а юристы должны работать по инструкциям. Когда я была адвокатом, у меня было три помощника — я знала, как они работают и кому какую задачу можно поручить. Но когда в подчинении несколько десятков юристов, без систематизации процессов будет хаос.

Собрать сильную команду. Среди юристов трудно найти человека, который одновременно и квалифицированный специалист в области юриспруденции, и разбирается в автоматизации (или, по крайней мере, хочет в ней разобраться). При найме я делала ставку не на опыт, как это принято, а на способность и желание развиваться. Я пошла ва-банк, даже против мнения CEO, поскольку он ставит на первое место опыт управленца, а не проактивность. Понимаю, что это скорее исключение из правил, но мне удалось создать ту самую команду, которую я представляла.

Быть готовым к трудностям. В большинстве случаев юристы привыкли работать по установленным правилам, так что неохотно принимают нововведения и соглашаются участвовать в цифровизации бизнеса.

Проблема рынка не в нехватке квалифицированных юристов, а в нехватке тех, которые могли бы сочетать в себе профессиональные знания и хорошие навыки в IT, способность быстро перестраиваться и обучатся новому. Я наслышана, что есть юротделы, которые сложно принимают LegalTech, поскольку боятся, что их заменят. Попросту — сократят. Как руководитель могу сказать, что автоматизация — это реальное основание для оптимизации штата, поэтому я ее так полюбила. А как юрист могу заверить своих коллег — если вы действительно эксперт, то едва ли вас заменит ИИ.

Многим придется заниматься самостоятельно. От вендора, который поставляет продукт, не стоит ожидать полной включенности в ваши процессы и надеяться, что он все настроит под ключ. Это не вопрос качества работы — просто никто кроме вас не сможет правильно поставить задачу и не поймет, что нужно конкретно вам.

На внедрение конструктора документов мне потребовалось в среднем три недели на одну форму договора. А также отдельный сотрудник, который только этим и занимался. В эти сроки входит: настройка конструктора, обучение и контроль знаний.

Плюсы автоматизации могут быть неочевидны. По коллегам вижу, что не все руководители понимают ценность автоматизации юридической функции. Некоторым приходится объяснять, почему деньги лучше потратить на какой-нибудь конструктор документов, а не на корпоративные мероприятия. На мой взгляд, если в компании есть хотя бы 10 юристов, а каждый месяц заключается минимум 50 сделок, пора задумываться об автоматизации.

Сейчас невозможно создать сильный юридический отдел без LegalTech-инструментов. Не стоит бояться оптимизации штата или потери работы. Вместо этого нужно думать о развитии компании. Если компания будет идти вперед, у вас появятся новые, более сложные вызовы, которые вы будете закрывать своими же сотрудниками. Одна из сильных сторон руководителя — стратегически правильно распределить ресурсы, которыми он обладает. Это похоже на то, как гроссмейстер планирует позиции фигур во время партии. И для меня самый ценный ресурс — это люди. Но там, где можно применить технологию, я всегда выберу ее.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок