Наш клиент — головное химическое предприятие в группе компаний. В группу входят десять организаций, и кроме внешнего документооборота с партнерами, поставщиками и клиентами, есть еще обмен документами между компаниями.

Юристы компании готовят больше 100 документов каждый месяц, из них 30% типовые. В первую очередь, это договоры и сопутствующие документы: дополнительные соглашения, доверенности, коммерческие предложения, протоколы, акты.

На подготовку одного документа вручную уходит до двух часов, включая сбор первичных данных, написание текста и проверку старшим специалистом. Больше всего времени уходило на вычитку — если текст договора иногда можно подготовить быстро, то проверка каждой формулировки или каждой цифры в ИНН гарантированно отнимает много времени.

Чтобы оптимизировать работу с документами, юристы подготовили шаблоны для повторяющихся сделок — теперь готовить наиболее востребованные документы стало проще. Такой подход помогает справиться с рутиной, потому что «фундамент» документа уже есть, но это не решает проблему монотонной работы по вычитке текста и сверке реквизитов. Поэтому в компании начали искать автоматизированное решение.

Оптимизировать работу. Главной задачей было заменить десятки форм, которыми пользовались юристы, на интерактивные шаблоны.

Цель — не составлять договоры вручную, каждый раз прописывая структуру и типовые условия, а отвечать на вопросы шаблона, чтобы договор составлялся сам. Например, если шаблон предлагает указать ответственного в случае форс-мажора, пользователь выбирает из предложенных вариантов — и юридически корректная формулировка сразу добавляется в договор.

Защитить от ошибок в документах. Из-за большого потока однотипной работы внимание юристов рассеивается, и в документах появляются досадные ошибки и опечатки. Например, несогласованные падежи или неточности в реквизитах. Такие ошибки на языке юристов называются «техническими», их допускают даже опытные специалисты. Всему виной рутина.

Обеспечить актуальность документов. Офисы компании открыты по всей стране и даже за ее пределами. Когда в головной компании меняется шаблон договора, юристы рассылают актуальную версию документа коллегам в другие города. Но у юриста нет возможности подойти к коллеге и убедиться, что он получил новую версию документа — иногда по ошибке использовали старые шаблоны.

Организовать хранение. Документы хранились на рабочих столах в многочисленных папках, в цепочках писем и мессенджерах. Найти нужный документ было непросто — такой рабочий беспорядок снижает производительность и увеличивает сроки подготовки договоров.

На российском legaltech-рынке не так много IT-компаний, которые могут предложить продукт, отвечающий запросам компании. Один из вариантов — конструктор документов Doczilla Pro. Именно его выбрали юристы за интуитивно понятный интерфейс и адекватную стоимость.

Мы внедрили конструктор документов в контур компании и провели корпоративное обучение юристов. Результат — кратное ускорение подготовки документов и решение других задач, которые ставил перед нами клиент.

Ускорили подготовку документов в 8 раз. Вместо двух часов подготовка документов занимает 10−15 минут даже у начинающих специалистов. Поскольку сотруднику нужно только ответить на вопросы анкеты, ему не приходится долго подбирать из базы нужную формулировку или следить, чтобы в тексте были корректно проставлены реквизиты, а наименования были в нужных падежах. Всё это происходит автоматически.

Исключили возможность допустить ошибку. Текст интерактивного шаблона (и подготовленных на его основе договоров) может редактировать только старший юрист. Поэтому к работе с документами можно допускать и начинающих специалистов — нет риска, что менеджер допустит ошибку.

Настроили автоматическую актуализацию документов. Любые изменения текста в интерактивном шаблоне автоматически отражаются в документах, которые были подготовлены на его основе. Если политика компании меняется, достаточно один раз внести исправления в шаблон — и все документы сразу актуализируются.

Организовали удобное хранение. Документы теперь хранятся в единой базе, доступ к которой есть у каждого ответственного специалиста. Любой сотрудник может быстро найти документ по названию, реквизитам или формулировкам. Не нужно пересылать друг другу файлы Word и создавать хаос на рабочем столе компьютера: документы всегда под рукой.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок