Наш клиент — крупный сервис, который помогает соискателям найти работу, а работодателям подобрать персонал.

В компании каждый месяц готовят 1200 документов для поставщиков и 3000 для клиентов, из них примерно 90% — типовые. Дополнительно в компании готовят доверенности и локальные акты — еще около 50 документов ежемесячно.

Документы готовились неделями. На подготовку одного договора уходило 40 часов чистого времени, которые могли растянуться на месяц — потому что каждый документ нужно согласовать с финансистами, бухгалтерией, заказчиком и юристами, у которых нередко бывают разногласия. Что касается других документов, подготовка длится по-разному: иногда доверенность удается подготовить за час, а при наличии более приоритетных задач — за неделю.

Менеджер выбирает шаблонную форму в базе знаний и вносит существенные условия: наименование товаров, услуг или работ, сроки, суммы, даты, реквизиты. Когда документ заполнен, менеджер отправляет его в CRM для согласования по воркфлоу.

Сложности возникали еще на этапе выбора шаблона, потому что их слишком много. Иногда один шаблон отличался от другого лишь несколькими цифрами, и менеджер, видя два почти одинаковых шаблона, долго разбирался, какой из них выбрать. А поскольку менеджер знал, что юрист в любом случае будет вносить правки, шаблоны иногда брали наугад. Юристу же приходилось перечитывать каждый пункт, добавлять существенные условия, сверять реквизиты и наименования сторон, а иногда — отправлять документ на доработку, что еще больше растягивало срок первичной подготовки.

Перед подписанием договора специалист отдела входящих документов должен найти документ среди согласованных. Искать по поставщику неудобно, потому что на поставщика может быть заведено 10 договоров и 30 приложений. Поэтому в компании вручную вносили идентификационный номер документа, который равен номеру задачи в CRM. Кажется, это занимает всего минуту, но когда каждый месяц специалисты готовят тысячи документов — минутная задача превращается в десятки часов рабочего времени квалифицированных и высокооплачиваемых сотрудников.

Чтобы ускорить процесс согласования, в компании создали дополнительные шаблоны документов и исключили из цепочки согласования отдельных специалистов. Также юристы пытались сократить срок подготовки и согласования документов с помощью функций автоматизации в Word. Но шаблонов и так было больше, чем нужно, а штатные средства MS Office лишь вызвали дополнительные вопросы — поэтому решили обратиться к готовым IT-решениям.

Среди вендоров выбирали между тремя компаниями. Остановили выбор на Doczilla по следующим причинам:

• можно подобрать решение конкретно под нужды бизнеса, не переплачивая за неиспользуемый функционал;
• менеджер по продажам не навязывал как можно больше продуктов, а выяснил потребности бизнеса и рассказал, как Doczilla может помочь;
• есть подробная библиотека знаний, чтобы не обращаться в поддержку по любому вопросу, а быстро находить решение самостоятельно;
• гибкие тарифы, которые можно настроить под реальное число пользователей конструктора и не переплачивать.

Также была важна техническая оснащенность продукта, например, высокая скорость загрузки документа или сохранение точного форматирования при переносе договора в конструктор из Word.

Мы автоматизировали документооборот в компании нашего клиента с помощью конструктора документов Doczilla Pro. Что делает конструктор:

• позволяет менеджеру составлять договор, отвечая на вопросы анкеты — без необходимости подбирать нужный шаблон документа и подходящие формулировки;
• экономит время на проверку, потому что формулировки в договоре уже согласованы юристами, и менеджер не может менять их по своему усмотрению;
• избавляет от ошибок, потому что реквизиты контрагентов подгружаются автоматически из публичных реестров.

Мы продолжаем интеграцию и скоро будем готовы вернуться с окончательными результатами. Подпишитесь на наш Telegram-канал, чтобы не пропустить обновления.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок