Наш клиент — геймдев-компания с головным офисом в Майами и распределенной командой. Создает и публикует игры для iOS и Android для аудитории в 300+ млн пользователей.

В компании готовили 60 документов в месяц, 90% из них — типовые. Чаще всего среди документов были договоры, акты и инвойсы.

Последнее время многие сотрудники компании перешли на удаленную работу из разных точек мира. Это создало высокую нагрузку на юриста и HR-специалистов, которым нужно было переоформлять сотрудников как ИП и готовить договоры подряда, а к ним — закрывающие документы.

На подготовку каждого документа уходило 15 минут. Юрист с кадровиками собирали первичные данные, загружали шаблон и правили существенные условия — имена, реквизиты, даты, суммы, описание работ. Дальше документ отправлялся на согласование и подписывался в DocuSign.

В договорах нельзя было допускать ошибки — при малейшем разночтении или технических опечатках документ отправляли на доработку. Но поскольку договоры были однотипными, работа высококвалифицированного юриста сводилась к переписыванию реквизитов, наименований компаний и фамилий из одного документа в другой. Рутина заставляла скучать, и внимание рассеивалось — в результате документы готовились с ошибками.

Помимо HR-отдела, документы готовились и для операционной деятельности. Компания работает с российскими и зарубежными партнерами, поэтому чаще всего документы были двуязычными. Это добавляло в два раза больше монотонной работы, так как проверять правильность заполнения реквизитов приходилось дважды — на русском и английском языках.

Чтобы решить проблему, в компании решили автоматизировать первичную подготовку документов. Решение искали на иностранном и российском рынках. Остановили выбор на Doczilla, потому что компании нужен был ограниченный функционал — не хотелось переплачивать. Мы подстроились под запрос клиента и предложили упрощенную версию конструктора документов, которая решает задачи подготовки договоров минимальным количеством инструментов.

Профессиональный конструктор документов Doczilla Pro избавил нашего клиента от рутинной работы, ускорил подготовку документов и защитил текст договора от ошибок и опечаток. Как это работает:

• Юрист завел в конструктор готовые согласованные формулировки. Это единственное действие, которое необходимо выполнить вручную.
• Для подготовки договора юрист отвечает на вопросы анкеты, предлагаемой конструктором, и формулировки автоматически подтягиваются в документ.
• Следом за формулировками загружаются и реквизиты компаний — теперь достаточно ввести ИНН, и все остальные данные подтягиваются в договор из публичных реестров.
• Конструктор автоматически проставляет корректные падежи, склонения, даты, суммы числом и прописью, регистры и проценты.

Вероятность допустить ошибку ограничена технически — конструктор не предусматривает изменение ключевых положений на лету. Поэтому с работой справился бы и начинающий специалист. Если же необходимо внести изменения в основной текст, достаточно отредактировать интерактивный шаблон — такая возможность есть только у владельца документа.

Главным итогом автоматизации стало высвобождение времени юриста от рутины. Теперь квалифицированный специалист не занимается сверкой реквизитов, а больше внимания уделяет согласованию договоров с партнерами и подрядчиками. В результате сократился цикл сделки, и компания стала быстрее получать выручку.

Сейчас каждый документ готовится за 5—7 минут вместо 15, а ошибки исключены.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок