Фонды недвижимости: ускорили подготовку документов до 4х раз
Наш клиент — дочерняя компания крупного российского банка. Несколько «дочек» уже работают с Doczilla, поэтому другие подконтрольные банку компании охотнее покупают и внедряют наши продукты, перенимая положительный опыт коллег.
Компания занимается развитием коллективных инвестиций в коммерческую недвижимость, а также создает и управляет закрытыми паевыми инвестиционными фондами, инвестирующими в недвижимость.
Ключевые результаты
Подготовка документов занимала слишком много времени, а из-за ежедневной монотонной юристы допускали ошибки и затягивали цикл сделки. После автоматизации документооборота договоры, акты и другие документы готовятся без ошибок, а сделки заключаются быстрее.
Как была устроена работа
В компании готовят порядка 200 документов в месяц: договоры, акты, уведомления, письма, доверенности. Объем задач постоянно растет, поэтому было принято решение автоматизировать документооборот — в идеале не меньше 60% типовых документов.
При подготовке документа задействованы три человека, а сам процесс занимает 20 минут. Работа рутинная, поэтому периодически встречаются ошибки, из-за которых не получается пройти согласование и приходится все переделывать.
Типичная ситуация: менеджер присылает юристу договор на 40+ страниц, в котором есть сноски, выделения, много имен, наименований и реквизитов. Всё это нужно проверить как можно быстрее — чтобы не увеличивать цикл сделки. Юрист проверяет и отправляет на доработку — документ попадает в очередь к менеджеру, и когда у менеджера появится время, процесс начинается заново.
Документов становилось всё больше, одновременно в работе оказывались десятки договоров. В таком потоке одинаковых на вид документов запутается даже самый квалифицированный юрист, а от монотонной работы выгорание неизбежно.
Что нужно было сделать
Главная цель — ускорить согласование документов. Для этого нужно было исключить ошибки и снизить число сотрудников, которые участвуют в согласовании. В идеале — освободить юристов хотя бы от части этой работы.
Для решения этих задач мы предложили конструктор документов. Так, при заполнении документа в конструкторе Doczilla автоматически:
подтягиваются сведения о контрагентах из базы ФНС;
подгружаются данные из базы данных в Excel о подписантах, уполномоченных заключать договоры.
проверяются контрагенты на угрозу ликвидации (если у партнёра в ЕГРЮЛ есть отметка о ликвидации, выводится предупреждение).
Для работы с документами не нужны никакие технические навыки — достаточно выбирать в конструкторе подходящие формулировки, и документ создается автоматически прямо на глазах. Поскольку формулировки согласованы заранее, в договорах не бывает ошибок: у пользователя просто нет физической возможности ошибиться.
В компании протестировали несколько решений и, по словам старшего юриста, они выбрали конструктор документов Doczilla из-за «простого, понятного и дружелюбного» интерфейса.
Что получилось
Главное достижение:
С Doczilla время подготовки сокращается в 2—4 раза, в зависимости от количества переменных. Ошибок в договоре нет, поэтому цикл сделки не затягивается.
А также:
40% договорного трафика проходит через Doczilla, в будущем эту цифру планируют увеличить до 60%;
время юристов теперь тратится на более сложные задачи — им не приходится перепроверять каждую строчку, потому что менеджеры при составлении договоров пользуются уже согласованными формулировками ресурсы расходуются более эффективно, поскольку не нужно задействовать юристов при подготовке типовых сделок.
Применение Doczilla
Читайте также