Наш клиент — дочерняя компания крупного российского банка. Несколько «дочек» уже работают с Doczilla, поэтому другие подконтрольные банку компании охотнее покупают и внедряют наши продукты, перенимая положительный опыт коллег.

Компания занимается развитием коллективных инвестиций в коммерческую недвижимость, а также создает и управляет закрытыми паевыми инвестиционными фондами, инвестирующими в недвижимость.

Подготовка документов занимала слишком много времени, а из-за ежедневной монотонной юристы допускали ошибки и затягивали цикл сделки. После автоматизации документооборота договоры, акты и другие документы готовятся без ошибок, а сделки заключаются быстрее.

В компании готовят порядка 200 документов в месяц: договоры, акты, уведомления, письма, доверенности. Объем задач постоянно растет, поэтому было принято решение автоматизировать документооборот — в идеале не меньше 60% типовых документов.

При подготовке документа задействованы три человека, а сам процесс занимает 20 минут. Работа рутинная, поэтому периодически встречаются ошибки, из-за которых не получается пройти согласование и приходится все переделывать.

Типичная ситуация: менеджер присылает юристу договор на 40+ страниц, в котором есть сноски, выделения, много имен, наименований и реквизитов. Всё это нужно проверить как можно быстрее — чтобы не увеличивать цикл сделки. Юрист проверяет и отправляет на доработку — документ попадает в очередь к менеджеру, и когда у менеджера появится время, процесс начинается заново.

Документов становилось всё больше, одновременно в работе оказывались десятки договоров. В таком потоке одинаковых на вид документов запутается даже самый квалифицированный юрист, а от монотонной работы выгорание неизбежно.

Главная цель — ускорить согласование документов. Для этого нужно было исключить ошибки и снизить число сотрудников, которые участвуют в согласовании. В идеале — освободить юристов хотя бы от части этой работы.

Для решения этих задач мы предложили конструктор документов. Так, при заполнении документа в конструкторе Doczilla автоматически:

подтягиваются сведения о контрагентах из базы ФНС;

подгружаются данные из базы данных в Excel о подписантах, уполномоченных заключать договоры.

проверяются контрагенты на угрозу ликвидации (если у партнёра в ЕГРЮЛ есть отметка о ликвидации, выводится предупреждение).

Для работы с документами не нужны никакие технические навыки — достаточно выбирать в конструкторе подходящие формулировки, и документ создается автоматически прямо на глазах. Поскольку формулировки согласованы заранее, в договорах не бывает ошибок: у пользователя просто нет физической возможности ошибиться.

В компании протестировали несколько решений и, по словам старшего юриста, они выбрали конструктор документов Doczilla из-за «простого, понятного и дружелюбного» интерфейса.

Главное достижение:

С Doczilla время подготовки сокращается в 2—4 раза, в зависимости от количества переменных. Ошибок в договоре нет, поэтому цикл сделки не затягивается.

А также:

40% договорного трафика проходит через Doczilla, в будущем эту цифру планируют увеличить до 60%;

время юристов теперь тратится на более сложные задачи — им не приходится перепроверять каждую строчку, потому что менеджеры при составлении договоров пользуются уже согласованными формулировками ресурсы расходуются более эффективно, поскольку не нужно задействовать юристов при подготовке типовых сделок.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок