Doczilla позволит
Полностью исключить простые ошибки;
Ускорить подготовку документов в 10 раз;
Избавиться от рутины и перепроверок;
Забыть про неактуальные шаблоны;

Раньше команда Doczilla готовила коммерческие предложения 1 день. А теперь — 10 минут


⏱ 8 мин | 22.11.2024

Раньше команда Doczilla готовила коммерческие предложения 1 день. А теперь — 10 минут


⏱ 8 мин | 22.11.2024

Каждый день мы отправляем клиентам коммерческие предложения (КП) — в них прописываем, как именно сможем решить запрос и сколько это будет стоить. Подготовка такого документа — долгий процесс: нужно посчитать стоимость всех продуктов и пользовательских лицензий, прописать скидки и условия, перечислить специалистов, которые будут заниматься проектом.


В КП важно грамотно прописать цели и задачи проекта, а также инструменты, с помощью которых команда будет осуществлять задуманное. А еще подробно раскрыть весь процесс внедрения. Это кропотливая работа, требующая много времени и сил.


Раньше мы готовили такие предложения руками. Все по классике: клиентам помогали, а про себя говорили, что сделаем когда-нибудь потом. Когда sales-менеджеры пожаловались, что работают над одним КП целый день и даже больше, внедрили в процессы наш собственный конструктор. Сейчас подготовка одного предложения занимает у нас 5–10 минут, а вместе с согласованием и отправкой клиенту — 1–2 часа, если в документе нет серьезных правок.


А главное — все, что мы сделали, применимо к любым документам из разных отраслей.

Путаница в расчетах и долгие согласования

Пока клиентов было немного, мы хранили и готовили коммерческие предложения в MS Word. Сотрудники отдела продаж справлялись с нагрузкой. Но чем быстрее росла компания, тем больше становилось документов. И путаницы — тоже. Вот что беспокоило нас больше всего:

В КП мы прописываем стоимость каждой услуги и предлагаем клиентам скидки. Нужно тщательно все рассчитать, чтобы ничего не перепутать. Мы волновались, что сотрудники отдела продаж, особенно новички, случайно ошибутся в расчетах. А еще это просто было долго.

Решили внедрить в Doczilla… Doczilla. Надо было сделать это раньше

Чтобы клиенты получали пакет документов как можно быстрее, мы решили автоматизировать подготовку и согласование коммерческих предложений. Кроме того, хотелось максимально разгрузить sales-менеджеров и не отвлекать директора по продажам от стратегических задач.


Мы решили интегрировать в процессы два своих продукта: Конструктор документов и модуль Согласование.

Цели внедрения:
  • подготовить интерактивные шаблоны коммерческих предложений;
  • исключить ошибки в документах;
  • автоматизировать согласование.

Как мы автоматизировали коммерческие предложения

На момент публикации этого текста мы полностью решили проблему с подготовкой и согласованием документов. А именно:

Подготовили шаблон типового коммерческого предложения. Шаблон уже предзаполнен, а остальная информация вносится автоматически, когда сотрудник отдела продаж отвечает на вопросы анкеты.

Пользователь отвечает на вопросы анкеты, и данные в документе заполняются автоматически.
Даже сложные расчеты и скидки
Представим, что к Doczilla обращается крупный российский банк. Сотрудник открывает шаблон и сразу переходит к анкете. Сначала выбирает наименование компании из публичного реестра — у Doczilla настроена интеграция с ИНН, ЕГРН, ФНС и другими внешними системами. Потом из готовых вариантов ответа выбирает тип лицензирования, количество пользователей, которые будут пользоваться сервисом, и размер скидки. Дальше — ставит галочки напротив модулей, которые мы предлагаем внедрить, чтобы решить запрос банка. Ничего считать и вводить вручную не нужно, данные тут же подставляются в шаблон вместе с суммами. Пять минут — и коммерческое предложение готово.
Исключение — нетиповые коммерческие предложения, которые разрабатываются под сложный запрос. Но и с ними тоже ускорили работу: об этом дальше.


Настроили автоматизированные маршруты согласования. Если КП типовое, согласующие назначаются автоматически, а задача на просмотр и согласование документа ставится без участия sales-менеджера. Сотрудник отправляет заполненный шаблон коллегам прямо из конструктора документов. Когда все согласовано, типовой документ сохраняется в PDF.
Всего несколько кликов, и КП отправлен на согласование
Бывает, что сделка совсем простая. Для таких случаев мы разработали сокращенный маршрут согласования. Начинающий сотрудник отправляет КП только наставнику, а опытный сотрудник может передать документ напрямую клиенту. Это значительно ускоряет процесс и позволяет топ-менеджерам не тратить время на согласование типовых документов.

Doczilla Pro — гибкий продукт, который можно адаптировать под самые разные потребности клиентов. В случае, когда для реализации проекта нужно много доработок, составляется нетиповое коммерческое предложение. Эти документы проходят полный маршрут согласования: от наставника до исполнительного директора.


Добавили автоматическое формирование текста задачи. Чтобы согласующий участник сразу понял, о каком документе речь, к каждой задаче формируется описание. Его не нужно придумывать и заполнять вручную: название компании, сумма и цели проекта подтягиваются из шаблона коммерческого предложения.
Для типовых КП задача и ее описание формируются автоматически
Если предложение нетиповое — описание поможет составить искусственный интеллект.
Для нетиповых на помощь приходит AI
Настроили уведомления о новых задачах на почту. Чтобы документы не застревали у кого-то из ответственных. Как только менеджер отправляет КП на согласование, всем участникам процесса приходит письмо с кратким описанием сути задачи.
И согласование не застрянет на ком-то из ответственных
Теперь подготовка одного коммерческого предложения занимает 10 минут, согласование —
не больше 2 часов
10 минут на одно типовое предложение
Менеджеры Doczilla больше не рассчитывают стоимость услуг самостоятельно, не составляют сложные таблицы или планы проектов. Чтобы подготовить одно КП, нужно просто ответить на вопросы анкеты, а система сделает сложнейший документ автоматически. Сотрудники не выгорают, а клиенты оперативно получают пакет документов.

Согласование без задержек
Документ отправляется согласующим участникам по автоматизированному маршруту, который при этом можно менять в зависимости от условий сделки. Задачи на согласование создаются автоматически, файлы с правками не множатся, а до руководителей доходят только сложные коммерческие предложения, которые требуют внимания.

Данные из коммерческих предложений попадают во внутренний реестр Doczilla

Это позволяет собирать статистику, строить графики и готовить отчеты. А еще эти данные можно повторно использовать для автоматического заполнения полей в других документах: счетах, актах и договорах. Чтобы сотрудникам не приходилось несколько раз делать одну и ту же работу.

Применение Doczilla

  • Ускорить подготовку документов в 10 раз
  • Полностью исключить простые ошибки
  • Забыть про неактуальные шаблоны
  • Избавиться от рутины и перепроверок

Читайте также