Раньше команда Doczilla готовила коммерческие предложения 1 день. А теперь — 10 минут
⏱ 8 мин | 22.11.2024
Раньше команда Doczilla готовила коммерческие предложения 1 день. А теперь — 10 минут
⏱ 8 мин | 22.11.2024
Каждый день мы отправляем клиентам коммерческие предложения (КП) — в них прописываем, как именно сможем решить запрос и сколько это будет стоить. Подготовка такого документа — долгий процесс: нужно посчитать стоимость всех продуктов и пользовательских лицензий, прописать скидки и условия, перечислить специалистов, которые будут заниматься проектом.
В КП важно грамотно прописать цели и задачи проекта, а также инструменты, с помощью которых команда будет осуществлять задуманное. А еще подробно раскрыть весь процесс внедрения. Это кропотливая работа, требующая много времени и сил.
Раньше мы готовили такие предложения руками. Все по классике: клиентам помогали, а про себя говорили, что сделаем когда-нибудь потом. Когда sales-менеджеры пожаловались, что работают над одним КП целый день и даже больше, внедрили в процессы наш собственный конструктор. Сейчас подготовка одного предложения занимает у нас 5–10 минут, а вместе с согласованием и отправкой клиенту — 1–2 часа, если в документе нет серьезных правок.
А главное — все, что мы сделали, применимо к любым документам из разных отраслей.
Путаница в расчетах и долгие согласования
Пока клиентов было немного, мы хранили и готовили коммерческие предложения в MS Word. Сотрудники отдела продаж справлялись с нагрузкой. Но чем быстрее росла компания, тем больше становилось документов. И путаницы — тоже. Вот что беспокоило нас больше всего:
Решили внедрить в Doczilla… Doczilla. Надо было сделать это раньше
Чтобы клиенты получали пакет документов как можно быстрее, мы решили автоматизировать подготовку и согласование коммерческих предложений. Кроме того, хотелось максимально разгрузить sales-менеджеров и не отвлекать директора по продажам от стратегических задач.
Мы решили интегрировать в процессы два своих продукта: Конструктор документов и модуль Согласование.
- подготовить интерактивные шаблоны коммерческих предложений;
- исключить ошибки в документах;
- автоматизировать согласование.
Как мы автоматизировали коммерческие предложения
Подготовили шаблон типового коммерческого предложения. Шаблон уже предзаполнен, а остальная информация вносится автоматически, когда сотрудник отдела продаж отвечает на вопросы анкеты.
Настроили автоматизированные маршруты согласования. Если КП типовое, согласующие назначаются автоматически, а задача на просмотр и согласование документа ставится без участия sales-менеджера. Сотрудник отправляет заполненный шаблон коллегам прямо из конструктора документов. Когда все согласовано, типовой документ сохраняется в PDF.
Doczilla Pro — гибкий продукт, который можно адаптировать под самые разные потребности клиентов. В случае, когда для реализации проекта нужно много доработок, составляется нетиповое коммерческое предложение. Эти документы проходят полный маршрут согласования: от наставника до исполнительного директора.
Добавили автоматическое формирование текста задачи. Чтобы согласующий участник сразу понял, о каком документе речь, к каждой задаче формируется описание. Его не нужно придумывать и заполнять вручную: название компании, сумма и цели проекта подтягиваются из шаблона коммерческого предложения.
не больше 2 часов
Менеджеры Doczilla больше не рассчитывают стоимость услуг самостоятельно, не составляют сложные таблицы или планы проектов. Чтобы подготовить одно КП, нужно просто ответить на вопросы анкеты, а система сделает сложнейший документ автоматически. Сотрудники не выгорают, а клиенты оперативно получают пакет документов.
Согласование без задержек
Документ отправляется согласующим участникам по автоматизированному маршруту, который при этом можно менять в зависимости от условий сделки. Задачи на согласование создаются автоматически, файлы с правками не множатся, а до руководителей доходят только сложные коммерческие предложения, которые требуют внимания.
Данные из коммерческих предложений попадают во внутренний реестр Doczilla
Это позволяет собирать статистику, строить графики и готовить отчеты. А еще эти данные можно повторно использовать для автоматического заполнения полей в других документах: счетах, актах и договорах. Чтобы сотрудникам не приходилось несколько раз делать одну и ту же работу.
Применение Doczilla
- Ускорить подготовку документов в 10 раз
- Полностью исключить простые ошибки
- Забыть про неактуальные шаблоны
- Избавиться от рутины и перепроверок
Читайте также