Клиент — крупная промышленная компания по производству драгоценных металлов, ювелирных и технических изделий.
Актуальная ситуация для промышленной отрасли — ежедневное заключение сотен договоров на поставки и оказание услуг.
Все документы готовятся в текстовом редакторе, поэтому регулярно возникают ошибки. Приложения к договорам на закупки и поставки товаров также создаются вручную. Подготовка каждого документа занимает несколько часов, а штатные юристы тратят время на проверку и исправление.
Законодательство в промышленной области регулярно меняется, поэтому сотрудникам приходилось вносить правки в клиентские договоры и масштабировать их на все ранее созданные версии. Рутинная работа отнимает все время специалистов: отделы не справляются с нагрузкой, а времени для важных задач не остается.
Остро встал вопрос об автоматизации документооборота, и компания обратилась к нам для внедрения флагманского продукта платформы Doczilla Pro — конструктора документов. Перед нами встали три важные задачи:
Промышленные b2b компании — это огромный поток документов. Ручное создание тормозит процесс подготовки и подписания договоров, а каждая ошибка чревата финансовыми потерями. Поэтому требовались надежные решения:
Подключили справочники государственных реестров
Когда точные данные из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ИНН подтягиваются автоматически, компания полностью исключает ошибки при заполнении и значительно экономит время на ручном поиске и вводе.
Автоматизировали типовые документы
Шаблоны самых востребованных типов договоров и приложений позволяют готовить документы к подписанию за несколько минут. Полная автоматизация в промышленности сокращает цепочку участников и позволяет отказаться от услуг консалтинга, чтобы сэкономить ресурсы и деньги компании.
Настроили поддержание актуальности документов
Каждое изменение в промышленном законодательстве требует корректировки всех ранее заключенных клиентских договоров. Сотрудникам приходилось искать исходные файлы с документами и вручную вносить правки в каждый. С единым хранилищем документов от Doczilla изменения автоматически масштабируются на все версии договоров.
После интеграции с платформой Doczilla сотрудники департамента оптовых продаж компании исключили юристов из цепочки подготовки документов, поскольку смогли делать их самостоятельно без ошибок через автоматизированные шаблоны. В работе конструктор показал себя удобным инструментом с простым и понятным интерфейсом.
По нашим замерам скорость подготовки одного документа увеличилась втрое
Автоматизация процесса составления договоров избавила от рутины и переработок, позволила снизить риски финансовых потерь. Теперь документы готовятся в несколько кликов, а у сотрудников появилось время для важных задач и профессионального развития.
Мы продолжаем техническую поддержку компании и отвечаем на вопросы пользователей Doczilla в режиме реального времени.
