Автоматизация подготовки документов в промышленности

Ключевые результаты

Клиент — крупная промышленная компания по производству драгоценных металлов, ювелирных и технических изделий.

Актуальная ситуация для промышленной отрасли — ежедневное заключение сотен договоров на поставки и оказание услуг.

Документы готовятся вручную, часто допускаются ошибки

Все документы готовятся в текстовом редакторе, поэтому регулярно возникают ошибки. Приложения к договорам на закупки и поставки товаров также создаются вручную. Подготовка каждого документа занимает несколько часов, а штатные юристы тратят время на проверку и исправление.

Договоры теряют легитимность из-за обновления законов

Законодательство в промышленной области регулярно меняется, поэтому сотрудникам приходилось вносить правки в клиентские договоры и масштабировать их на все ранее созданные версии. Рутинная работа отнимает все время специалистов: отделы не справляются с нагрузкой, а времени для важных задач не остается.

Остро встал вопрос об автоматизации документооборота, и компания обратилась к нам для внедрения флагманского продукта платформы Doczilla Pro — конструктора документов. Перед нами встали три важные задачи:

  • ускорить работу с документами;
  • настроить поддержание актуальности документов;
  • исключить ошибки в документах.

Мы автоматизировали шаблоны и подключили справочники государственных реестров

Промышленные b2b компании — это огромный поток документов. Ручное создание тормозит процесс подготовки и подписания договоров, а каждая ошибка чревата финансовыми потерями. Поэтому требовались надежные решения:

Подключили справочники государственных реестров
Когда точные данные из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ИНН подтягиваются автоматически, компания полностью исключает ошибки при заполнении и значительно экономит время на ручном поиске и вводе.

Автоматизировали типовые документы
Шаблоны самых востребованных типов договоров и приложений позволяют готовить документы к подписанию за несколько минут. Полная автоматизация в промышленности сокращает цепочку участников и позволяет отказаться от услуг консалтинга, чтобы сэкономить ресурсы и деньги компании.

Настроили поддержание актуальности документов
Каждое изменение в промышленном законодательстве требует корректировки всех ранее заключенных клиентских договоров. Сотрудникам приходилось искать исходные файлы с документами и вручную вносить правки в каждый. С единым хранилищем документов от Doczilla изменения автоматически масштабируются на все версии договоров.

Документы всегда соответствуют законодательству, ошибки исключены

После интеграции с платформой Doczilla сотрудники департамента оптовых продаж компании исключили юристов из цепочки подготовки документов, поскольку смогли делать их самостоятельно без ошибок через автоматизированные шаблоны. В работе конструктор показал себя удобным инструментом с простым и понятным интерфейсом.

По нашим замерам скорость подготовки одного документа увеличилась в 3 раза.

Автоматизация процесса составления договоров избавила от рутины и переработок, позволила снизить риски финансовых потерь. Теперь документы готовятся в несколько кликов, а у сотрудников появилось время для важных задач и профессионального развития.

Мы продолжаем техническую поддержку компании и отвечаем на вопросы пользователей Doczilla в режиме реального времени.

Закажите демо Doczilla Pro

Похожие статьи
Оставьте e-mail для включения в рассылку
Doczilla Pro оптимизирует работу с документами и помогает ускорить заключение сделок и исключить ошибки
Doczilla Pro
Сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Doczilla Pro поможет оцифровать работу с документами и ускорить заключение сделок 
Последний шаг
Какую должность в компании вы занимаете?
Мы помогаем компаниям улучшить процессы по работе с документами. Какую проблему вы хотите решить? От чего вы устаете, работая с документами? Что вас тревожит?
Спасибо, что поделились! Расскажите нам, сколько приблизительно типовых документов ваша компания готовит каждый год?
Отлично! Подскажите, сколько сотрудников вовлечено в процесс подготовки и согласования документов?
Advertisment ad adsense adlogger