Наш клиент — один из крупнейших по размеру активов российских банков, входящий в ТОП-5 рейтинга «100 крупнейших банков — 2022» (Forbes 2022).

Отдел факторинга банка готовит примерно 600 различных документов в год: основные рамочные договоры, дополнительные соглашения, договоры поручительства, залога, трехсторонние соглашения, условия обслуживания и другие. Примерно 80% из них — типовые.

Ошибки тормозили процесс подготовки документов

При составлении любого документа, юристам необходимо было сперва найти в базе соответствующую типовую форму в формате MS Word, затем вручную заполнить все реквизиты. Данные копировались из разных источников: внутренних хранилищ и публичных реестров. Монотонный труд провоцировал ошибки, что увеличивало время согласования документа и ухудшало общий показатель time-to-money. Затем следовала итерация проверки документа другим сотрудником — вычитка занимала столько же времени, сколько создание. Всего на подготовку каждого документа уходило около 2 часов.

Чтобы снизить процент ошибок при заполнении шаблонов, банк организовывал ежеквартальные встречи и личные беседы с сотрудниками внутри отделов. Административные меры не дали ощутимого результата.

С ростом продукта увеличивался документооборот

Необходимость в ускорении работы с типовыми документами впервые возникла в 2019 году, после резкого повышения ключевой ставки Центробанка. Изменение вызвало необходимость менять тарифы и подписывать дополнительные соглашения для всех клиентов. Сотрудники столкнулись с резко возросшей нагрузкой и чувствительно встал вопрос автоматизации. Кроме того, продукт рос, а значит увеличивался объем документооборота.

Эволюционно созрело решение обратиться к стороннему сервису, который поможет оптимизировать работу с документами. Эту работу сотрудники банка доверили платформе Doczilla Pro

Перед командой Doczilla стояло несколько задач:

1. Интеграция конструктора, который позволит формировать типовые документы с минимальным участием юристов — то есть снизить FTE на подготовку одного документа.
2. Сократить экономические риски, спровоцированные ошибками при составлении документов.
3. Улучшить общий показатель Time-to-money за счет оптимизации цикла подготовки, составления и проверки документов.

Классическое решение Doczilla Pro помогло решить эти задачи без затрат на дополнительную интеграцию и установки платформы в контур. Дополнительно сотрудники банка получили единое хранилище данных и автоматическое заполнение данных из публичных реестров: ИНН, ЕГРЮЛ, ЕГРН и других.

Полностью исключены ошибки

Благодаря автозаполнению интерактивных шаблонов и автоматическому переносу данных из подключенных публичных реестров, удалось полностью исключить ошибки при создании документов.

Снижен показатель FTE

Исключение ручного труда по подготовке типовых документов и отсутствие необходимости проверки, ощутимо снизило вовлеченность квалифицированных специалистов в рутинную работу и повысило их эффективность для бизнеса.

Время подготовки документов сократилось в два раза

Юристы не только закрывают больший объем работы тем же штатом, но и получают время на решение интересных и важных для бизнеса задач.

Улучшен показатель Time-to-money

Благодаря оптимизации цикла создания документов банк тратит меньше времени на подготовку и быстрее выходит на сделки.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок