Наш клиент — банк, который входит в топ-10 российских финансовых организаций по размеру активов. На момент публикации этого текста, в банке 10 000 текущих клиентов, которые находятся на разных этапах получения кредита. Для каждого клиента в среднем готовится три договора и до десяти сопутствующих документов: анкеты, закладные, кредитные соглашения, акты приема-передачи, договоры залога и поручительства.

Как и другие банки, в которых мы автоматизировали работу с документами, клиент обратился к нам с задачей кратно ускорить подготовку КОД — кредитно-обеспечительной документации.

Причина простая: кредитный рынок настолько высококонкурентный, что легко потерять клиента, пока тот просто сидит в очереди. Человеку или бизнесу с хорошей кредитной историей постоянно приходят предложения взять деньги под процент. В обилии конкурентных предложений клиент будет выбирать самое быстрое. Деньги здесь и сейчас, поэтому банки инвестируют в автоматизацию подготовки КОД.

Главная проблема любого банка, который выдает кредиты: документы готовятся слишком долго. Подготовка кредитно-обеспечительной документации — сама по себе длительный процесс, хотя бы потому что документов для получения кредита нужно немало. Дополнительно подготовку тормозят три фактора:

• длительные согласования — в цепочке согласований участвует руководитель, юрист, комплаенс, отдел рисков, служба безопасности и другие подписанты, без которых банк не может выдать деньги;
• человеческий фактор — когда менеджеру нужно подготовить десяток документов для сделки, чаще всего возникают ошибки в реквизитах, фамилиях и сроках, потому что за всеми деталями трудно уследить;
• текучка кадров — первичной подготовкой документов занимается младший менеджер, который довольно быстро выгорает от тяжелой, рутинной и низкооплачиваемой работы.

Поэтому ключевой задачей было автоматизировать подготовку документов, чтобы в ходе работы не было технической возможности ошибиться. В результате согласование должно занимать как можно меньше времени и по сути быть скорее формальным — если в тексте документа нет ошибок, то и проверять нечего. А сотрудники не уставали бы от ежедневной монотонной работы.

Мы автоматизировали подготовку КОД с помощью флагманского решения — конструктора документов Doczilla Pro. Как теперь устроен процесс:

• менеджер банка собирает первичные данные и вносит их в базу;
• менеджер открывает интерактивный шаблон договора и начинает отвечать на вопросы анкеты — а нужные формулировки автоматически добавляются в текст документа;
• когда договор составлен, менеджер отправляет его на согласование юристу;
• поскольку формулировки в договоре заведомо корректные (потому что были согласованы ранее), юристу не приходится вчитываться в текст документа — проверка занимает несколько минут.

После подтверждения со стороны юриста, документ всё равно проходит неизменную цепочку согласований, потому что никакой документ не может быть подписан без согласия всех участников процесса. Однако ни одному сотруднику не приходится перепроверять каждую формулировку — они все гарантированно корректные.

Благодаря упрощению первичного этапа подготовки документов, позицию менеджера могут занимать даже неквалифицированные сотрудники. У них нет технической возможности изменить текст документа случайно или умышленно, поэтому договоры готовятся не только быстро, но и без ошибок.

Сейчас конструктор документов Doczilla Pro развернут лишь в нескольких филиалах банка в качестве пилотного проекта.

Быстрое обслуживание создает положительный клиентский опыт, поэтому клиенты чаще обращаются за кредитом именно в этот банк. Документы больше не готовятся часами, поэтому не бывает ситуаций, когда клиент резко забирает паспорт и покидает отделение, не дождавшись даже решения по кредиту.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок