Группа компаний «Рики» занимается разработкой, производством и дистрибуцией мультфильмов. В портфолио компании входят такие известные анимационные бренды, как «Смешарики», «Фиксики», «Финник», «Малышарики», «Тима и Тома», «ДиноСити», «Бодо Бородо» и другие.

В ГК «Рики» готовят 150 документов в месяц, из которых 30 — типовые. Подготовка документов была слишком долгой, а в формулировках встречались ошибки — сроки заключения договоров систематически срывались.

После автоматизации документооборота ошибок в договорах не осталось, а сделки готовятся быстрее.

В подготовке договора участвовали 10 специалистов. В идеальном сценарии маршрут согласования выглядел так: менеджер готовит документ → юристы проверяют → финансовый отдел согласовывает → руководитель подписывает.

В реальности документы готовились долго, а руководству часто приходилось отправлять их на доработку из-за ошибок. Чаще всего это были ошибки по невнимательности: менеджерам и юристам приходилось заниматься рутинной работой, которая быстро утомляет. В результате постоянно срывались сроки предоставления закрывающей документации и договоров:

• оказания услуг;
• авторского заказа;
• на производство (между юрлицами).

Чтобы решить проблему, в компании попробовали использовать штатные средства пакета Microsoft 365 — формулы и слияние документов. Для юристов как массовых пользователей решение оказалось неудобным, а количество ошибок осталось прежним. По словам IT-директора ГК «Рики», настроить генерацию документов в Word может кто угодно, но чтобы подстраивать их под меняющиеся условия сделок и править шаблоны документов на ходу без привлечения IT-специалистов, лучше подключить конструктор документов.

Критичным условием была возможность интеграции с 1С. Быстро готовить документы — это полдела; нужно было автоматически загружать их в систему документооборота. Таких решений на рынке немного. С теми вендорами, что есть, не всегда получается комфортно сотрудничать. Например, только подписание NDA может затянуться на несколько недель, когда в Doczilla это делается за день.

Все предварительно подходящие решения в компании тестировали на реальных задачах — юристы пользовались конструкторами документов и решали, какой из них лучше подойдет. С точки зрения простоты и удобства использования Doczilla понравилась больше всего. С ней справляются как опытные методологи и юристы, так и рядовые менеджеры, которые теперь самостоятельно готовят документы — без специальных знаний в области юриспруденции и IT. Конструктор устроен таким образом, что ошибки исключены.

Интегрировали Doczilla во внутренний контур компании. Doczilla может работать и в облаке, но это не всегда соответствует политике безопасности наших клиентов. В данном случае мы интегрировали конструктор в защищенный контур компании — так безопаснее и во многих случаях удобнее.

Интегрировали Doczilla с 1С. Данные всех поставщиков услуг загружаются в документ автоматически. Создавать, править и согласовывать документы теперь можно в едином пространстве.

Помогли подготовить шаблоны типовых договоров. Сделали маппинг полей и вручную проставили идентификаторы 80+ шаблонов: согласовали, какие данные должны автоматически подтягиваться из 1С в Doczilla и вручную прописали наименования полей в шаблонах, которые заполняются через интеграцию.

В ГК «Рики» автоматизировали 70% договоров, исключили ошибки при подготовке документов и проводят сделки быстрее — без увеличения штата.

• Ускорить подготовку документов в 10 раз
• Полностью исключить простые ошибки
• Забыть про неактуальные шаблоны
• Избавиться от рутины и перепроверок