2 недели → 1 неделя на согласование договора. Результаты внедрения Doczilla в госкомпанию Автодор
5.03.2026
2 недели → 1 неделя на согласование договора. Результаты внедрения Doczilla в госкомпанию Автодор
5.03.2026
Автодор — государственная компания. Занимается строительством, ремонтом и обслуживанием федеральных трасс по всей России. Основана в 2009 году.
Раньше Автодор готовил договоры вручную. Сотрудники заполняли шаблон в Word и часто допускали неточности — самостоятельно редактировали условия, путались в версиях и комментариях от юристов. В итоге юрдеп тратил 2 часа на проверку одного документа, а каждый третий возвращался на доработку. Согласование занимало больше двух недель.
Сегодня договоры собираются в Doczilla: сотрудник отвечает на вопросы в интерактивной анкете и скачивает готовый «.doсx». Проверка занимает 20 минут, доработки стали редкостью, а срок согласования сократился до одной недели.
Раньше Автодор готовил договоры вручную. Сотрудники заполняли шаблон в Word и часто допускали неточности — самостоятельно редактировали условия, путались в версиях и комментариях от юристов. В итоге юрдеп тратил 2 часа на проверку одного документа, а каждый третий возвращался на доработку. Согласование занимало больше двух недель.
Сегодня договоры собираются в Doczilla: сотрудник отвечает на вопросы в интерактивной анкете и скачивает готовый «.doсx». Проверка занимает 20 минут, доработки стали редкостью, а срок согласования сократился до одной недели.
Результаты
2 недели → 1 неделя
на согласование договора с учетом всех доработок
2 часа → 1 час
на создание договора сотрудником подразделения
120 минут → 20 минут
на проверку договора юрдепом и другими департаментами
Работа вручную замедляла процессы: договоры согласовывались 2 недели, юристы тратили на проверку 120 минут, а шаблоны заполнялись по 2 часа
В Автодоре шаблоны договоров заполняют сотрудники производственных подразделений. Это те люди, которые отвечают за объект и знают необходимый список документов для его оформления.
Подготовленный контракт отправляется на проверку в СЭД. Юристы, специалисты по финансам, закупкам и другие департаменты просматривают информацию в тексте, которая относится к их ведению. Если есть неточности, проект отправляют на доработку инициатору процесса.
До Doczilla документы готовились в Word. Сотрудник брал типовую форму, вносил данные и менял условия на своё усмотрение. Такой подход приводил к проблемам:
Подготовленный контракт отправляется на проверку в СЭД. Юристы, специалисты по финансам, закупкам и другие департаменты просматривают информацию в тексте, которая относится к их ведению. Если есть неточности, проект отправляют на доработку инициатору процесса.
До Doczilla документы готовились в Word. Сотрудник брал типовую форму, вносил данные и менял условия на своё усмотрение. Такой подход приводил к проблемам:
- Договоры согласовывались медленно. Сотрудники ошибались при заполнении шаблонов, поэтому каждый третий договор отправлялся на доработку. Из-за этого весь процесс согласования запускался заново. На утверждение типового документа уходило 2 недели.
- Юристы тратили много времени на проверку. Чтобы не допустить ошибок в тексте, юристам приходилось вычитывать весь договор. На проверку одного контракта уходило 120 минут.
- Договоры готовились долго. Сотрудники тратили время на поиск правильной формы, ручную редактуру и написание формулировок. На заполнение одного шаблона уходило 2 часа.
Чтобы минимизировать работу вручную, ускорить создание проектов и снизить влияние сотрудника на текст, Автодор решил автоматизировать подготовку договоров.
Спойлер: с Doczilla Автодор стал согласовывать договоры за 1 неделю, проверять — за 20 минут, а подготавливать — за 1 час
Теперь сотрудники заполняют шаблоны не вручную, а в Конструкторе документов. Они отвечают на вопросы в интерактивной анкете, которая и формирует текст. Это изменение повлияло на все договорные процессы:
* Пример заполнения шаблона в Автодоре. Сотрудник работает только в анкете справа, а слева отображаются все изменения в тексте
Инфлюэнс-менеджеры — сотрудники, которые организуют рекламные кампании и ведут переговоры с блогерами.
- Договоры согласовываются быстрее. Компания избавилась от ошибок в текстах. Доработок практически нет, поэтому контракт проходит всю цепочку согласования с первого раза. От проекта до подписания — одна неделя.
- Юристы тратят минимум времени на проверку. Теперь им не нужно вчитываться в текст, так как все шаблоны согласованы, а внести в них изменения без специальных прав нельзя. Нужно следить только за правильностью заполнения анкеты, на что уходит 20 минут.
- Договор создаётся за 1 час вместо двух. Сотрудники не тратят время на поиск формы, переписывание текста и выбор формулировок.
Главное отличие от пути в Word — договоры больше не отправляются на доработку. Именно это улучшение и позволило сократить процесс согласования с двух до одной недели.
Подробнее о том, что сделала компания, чтобы достичь результатов, рассказали в следующих блоках.
Подробнее о том, что сделала компания, чтобы достичь результатов, рассказали в следующих блоках.
Закрепили обязательное использование Doczilla в ЛНА
Зимой 2024 года Автодор выпустил новое положение о договорной работе, чтобы официально закрепить использование Doczilla. Теперь сотрудник обязан заполнять шаблон в конструкторе документов, если там размещена форма нужного договора. Так компания сократила количество ошибок, ведь все условия и формулировки на платформе проверены юристами и другими подразделениями.
Дарья Ильина
Заместитель директора юридического департамента
Платформа привлекла простотой интерфейса. Текстовый редактор напоминает Word, а чтобы разметить шаблон не нужен технический специалист и знания кода.
Весной 2024 года я внесла первые 2 шаблона в конструктор документов Doczilla и попросила сотрудников их заполнить. Пока отслеживала результаты, переносила остальные формы.
Через два месяца стало понятно, что инструмент действительно рабочий: всё стабильно и удобно, сотрудники подразделений и юристы отреагировали положительно.
Весной 2024 года я внесла первые 2 шаблона в конструктор документов Doczilla и попросила сотрудников их заполнить. Пока отслеживала результаты, переносила остальные формы.
Через два месяца стало понятно, что инструмент действительно рабочий: всё стабильно и удобно, сотрудники подразделений и юристы отреагировали положительно.
Проект договора готовится за 1 час, раньше на это уходило 2 часа
Создание контрактов ускорилось в 2 раза, потому что сотрудники подразделений перестали заполнять шаблоны вручную. Если раньше человек вписывал все данные самостоятельно, то теперь ему нужно только зайти в конструктор документов и ответить на вопросы, а договор сформируется автоматически.
Конструктор документов помогает быстро заполнить шаблон. После того, как сотрудник заходит в Doczilla, он выбирает шаблон договора. Открывается окно, которое делится на две части: справа — текст будущего контракта, а слева — анкета с вопросами.
Чтобы внести данные в текст, сотрудник заполняет анкету. После каждого ответа договор обновляется, исходя из новой информации. Человек может скорректировать текст шаблона напрямую, если у него есть специальный доступ или в разметке будет выделена область для редактирования.
Конструктор документов помогает быстро заполнить шаблон. После того, как сотрудник заходит в Doczilla, он выбирает шаблон договора. Открывается окно, которое делится на две части: справа — текст будущего контракта, а слева — анкета с вопросами.
Чтобы внести данные в текст, сотрудник заполняет анкету. После каждого ответа договор обновляется, исходя из новой информации. Человек может скорректировать текст шаблона напрямую, если у него есть специальный доступ или в разметке будет выделена область для редактирования.
* Пример заполнения шаблона в Автодоре. Сотрудник работает только в анкете справа, а слева отображаются все изменения в тексте
Интеграция со справочниками ускоряет заполнение анкеты. Справочники содержат информацию, которая нужна для заполнения шаблона. До автоматизации сотрудник искал и копировал её вручную. В Doczilla она попадает в анкету и шаблон автоматически.
Например, если сотруднику нужно ввести данные компании, он просто кликает на конкретное юрлицо в выпадающем списке анкеты. Все данные об организации подтягиваются из ЕГРЮЛ.
Например, если сотруднику нужно ввести данные компании, он просто кликает на конкретное юрлицо в выпадающем списке анкеты. Все данные об организации подтягиваются из ЕГРЮЛ.
* После выбора компании в анкету подтягиваются все данные: от ИНН до расчётного счёта
Автодор пользуется двумя видами справочников: внешними и внутренними.
Внешние справочники интегрируются в Doczilla с помощью сервиса DaData. Например, при внедрении Doczilla каждой компании сразу доступны:
«Справочник организаций», «Реквизиты банков» и «Справочник адресов».
Внутренние справочники компания создаёт и интегрирует сама. У Автодора это:
Внешние справочники интегрируются в Doczilla с помощью сервиса DaData. Например, при внедрении Doczilla каждой компании сразу доступны:
«Справочник организаций», «Реквизиты банков» и «Справочник адресов».
Внутренние справочники компания создаёт и интегрирует сама. У Автодора это:
- «Справочник договоров» — подтягивает реквизиты из договора в сопутствующие допсоглашения и приложения
- «Справочник доверенностей» — хранит доверенности сотрудников и позволяет выбирать нужную из списка
- «План закупки» — для автоматического заполнения половины полей в анкете. Например, при выборе предмета закупки, автоматически прописывается способ закупки, цена договора, срок действия и подразделение-инициатор
Дарья Ильина
Заместитель директора юридического департамента
С помощью техподдержки Докзиллы новые справочники подключают за один рабочий день, а простой интерфейс позволяет быстро их обновлять без знания программирования.
Юристы экономят 100 минут на проверке одного договора
До Doczilla подразделения Автодора тратили 2 часа на проверку договора, а сейчас — 20 минут. Время сократилось, потому что юристу больше не нужно вчитываться в каждую строчку — достаточно проверить корректность заполнения формы.
* Юрист не смотрит на содержание шаблона, так как сотрудник не может его изменить. Важна только корректность ответов в анкете
Дарья Ильина
Заместитель директора юридического департамента
Коллеги отмечают, что после подключения Doczilla стало меньше рутинной работы.
Конструктор документов освободил время для более важных задач. Я сфокусировалась на методической работе, планировании и глубокой экспертизе по нестандартным вопросам. Раньше такие темы приходилось разбирать «на бегу» — теперь есть ресурс, чтобы вникнуть и проработать их основательно.
Конструктор документов освободил время для более важных задач. Я сфокусировалась на методической работе, планировании и глубокой экспертизе по нестандартным вопросам. Раньше такие темы приходилось разбирать «на бегу» — теперь есть ресурс, чтобы вникнуть и проработать их основательно.
Ускорили согласование договоров в 2 раза
До автоматизации согласование договора занимало две недели. Процесс растягивался из-за доработок: каждый третий проект возвращался инициатору на исправление. После подключения Doczilla процесс длится одну неделю.
В согласовании участвует до 16 человек из разных департаментов: юристы, финансисты, закупщики. Внутри каждого есть несколько уровней проверки, а первым договор смотрит руководитель подразделения. Любое возвращение договора на доработку увеличивало сроки.
До Doczilla тексты отправлялись на исправление из-за ошибок. А ошибки совершались по нескольким причинам:
В согласовании участвует до 16 человек из разных департаментов: юристы, финансисты, закупщики. Внутри каждого есть несколько уровней проверки, а первым договор смотрит руководитель подразделения. Любое возвращение договора на доработку увеличивало сроки.
До Doczilla тексты отправлялись на исправление из-за ошибок. А ошибки совершались по нескольким причинам:
- Большое количество шаблонов. Для одного вида договора существовало много различных форм. Например, для договора на строительство их было 8 — каждая со своими условиями и формулировками. Сотрудники путались и заполняли не то, что нужно.
- Наличие устаревших шаблонов. Сотрудники брали файлы не из общего хранилища, а со своих компьютеров. Там документы не обновлялись, поэтому в договора попадали старые формулировки и ссылки.
- Статичность шаблонов. В Word нельзя было сделать универсальный шаблон: если включать все варианты — документ перегружался, если убирать — нужных формулировок не хватало. В итоге сотрудники дописывали текст сами и часто ошибались.
- Незнание юридических тонкостей. В сложных проектах сотрудники не могли выбрать, какие формулировки оставить, а какие — удалить. Им было сложно оценивать риски и разбираться во всех правилах, что в итоге приводило к неточностям.
Каждый третий текст требовал вмешательства юриста или отправлялся обратно на доработку. Процесс согласования запускался с самого начала.
Автодор сократил количество ошибок за счёт конструктора документов.
Теперь основная часть форм заведена в Doczilla. Шаблоны зависят от того, какие ответы выбирает сотрудник в анкете и подстраиваются под любую комбинацию.
Например, когда человек выбирает, кто подписывает договор, шаблон сразу адаптируется под этот сценарий.
Теперь основная часть форм заведена в Doczilla. Шаблоны зависят от того, какие ответы выбирает сотрудник в анкете и подстраиваются под любую комбинацию.
Например, когда человек выбирает, кто подписывает договор, шаблон сразу адаптируется под этот сценарий.
* После выбора под условия подстраивается как структура текста, так и вопросы в анкете
Благодаря интерактивным шаблонам Автодор избавился от ошибок в текстах, а значит и от доработок на этапе согласования:
- 1 договор — 1 форма. Сотруднику больше не нужно выбирать из нескольких форм. Достаточно кликнуть на необходимый вид договора и можно переходить к заполнению.
- Шаблоны в одном месте. Сотрудник не может взять шаблон из своего компьютера, заполнение разрешено только через Doczilla.
- Гибкая структура. Шаблон сам подстраивается под ситуацию. Например, если договор подписывает представитель по доверенности, система автоматически подставляет реквизиты доверенности в текст.
- Юридическая точность без лишних усилий. Все формулировки заранее подготовлены юристами и согласованы. Сотруднику не нужно изобретать текст самостоятельно. Чтобы добавить новые условия, требуются специальные права — случайно «сломать» шаблон невозможно.
«Сломать» шаблон не получится, даже если очень захотеть. Чтобы внести в форму изменения, которые не были предусмотренными юристами, нужны специальные права.
* Избавившись от доработок, Автодор выиграл неделю на согласовании
Дарья Ильина
Заместитель директора юридического департамента
До Doczilla юрдеп тратил ресурсы на чек-листы и памятки, чтобы помочь сотрудникам запомнить комбинации условий и правила заполнения шаблонов. Сейчас всё работает автоматически: сотрудник не нужно изучать сложные схемы — система делает всё за него
Высвободили время юристов, автоматизировав написание отчётов
Если юрист отклоняет проект договора, то он составляет отчёт, где указывает причину отказа. Раньше на это уходило много времени: приходилось заново формулировать текст и искать ссылки на нужные пункты в локальных актах.
Юрдеп Автодора упростил процесс. Он собрал отдельный файл с проектами отчётов, в которых прописаны все типовые случаи. Юристу остаётся только выбрать причину отказа и ему высвечивается готовый текст отчёта с правильно выстроенной структурой, ссылками на внутренние документы и рекомендацией по итоговому решению.
Юрдеп Автодора упростил процесс. Он собрал отдельный файл с проектами отчётов, в которых прописаны все типовые случаи. Юристу остаётся только выбрать причину отказа и ему высвечивается готовый текст отчёта с правильно выстроенной структурой, ссылками на внутренние документы и рекомендацией по итоговому решению.
* Юрист просто копирует текст и отправляет его в СЭД
Такой подход снял рутину: отчёты стали единообразными, понятными руководству и инициатору договора. Юристам не нужно тратить время на поиск формулировок и ссылок в локальных актах — они могут сосредоточиться на более сложных задачах.
Благодаря Doczilla появился процесс согласования шаблонов
Раньше процесс утверждения форм был хаотичным, так как их делали на основе предыдущих проектов. Вместе со стандартными условиями в шаблоны попадали и разовые формулировки.
Павел Божков
Специалист технической поддержки Doczilla
Автодор поставил моей команде задачу: сделать так, чтобы 28 человек могли проверить работу интерактивного шаблона и оставить замечания. Дополнительно было два важных требования: чтобы пользователи не мешали друг другу и не могли редактировать сам шаблон.
Чтобы это сделать мы настроили отдельный маршрут согласования, в котором смотреть на шаблон можно только в режиме тестирования.
Чтобы это сделать мы настроили отдельный маршрут согласования, в котором смотреть на шаблон можно только в режиме тестирования.
С Doczilla процесс создания шаблонов стал управляемым.
После разметки документа переменными юрист запускает задачу на согласование. Департаменты рассматривают текст, который относится к их компетенции. Они же проверяют шаблон на удобство заполнения анкеты, наличие необходимых вопросов и возможность изменения текста под конкретную ситуацию.
Если подразделение ставит «Согласовано», шаблон идёт дальше по маршруту. Если «Отклонено» — система просит указать причину. Комментарий сохраняется внутри задачи, поэтому юрист видит, кто именно отклонил документ и что нужно доработать.
После исправлений шаблон уходит на повторное согласование уже только к тем, кто дал отказ. Цикл повторяется до тех пор, пока все участники не подтвердят, что форма готова.
Модуль «Совместная работа» даёт возможность взаимодействовать с текстом в одном пространстве. В нём отображаются все комментарии, а также видно, кто и когда их оставил. Поэтому юристам не нужно собирать правки по письмам в электронной почте и контролировать процесс вручную.
После разметки документа переменными юрист запускает задачу на согласование. Департаменты рассматривают текст, который относится к их компетенции. Они же проверяют шаблон на удобство заполнения анкеты, наличие необходимых вопросов и возможность изменения текста под конкретную ситуацию.
Если подразделение ставит «Согласовано», шаблон идёт дальше по маршруту. Если «Отклонено» — система просит указать причину. Комментарий сохраняется внутри задачи, поэтому юрист видит, кто именно отклонил документ и что нужно доработать.
После исправлений шаблон уходит на повторное согласование уже только к тем, кто дал отказ. Цикл повторяется до тех пор, пока все участники не подтвердят, что форма готова.
Модуль «Совместная работа» даёт возможность взаимодействовать с текстом в одном пространстве. В нём отображаются все комментарии, а также видно, кто и когда их оставил. Поэтому юристам не нужно собирать правки по письмам в электронной почте и контролировать процесс вручную.
* Работа в модуле «Совместная работа» похожа на аналогичный процесс в Google Docs
Планы: подключить филиалы и готовить больше видов документов через Doczilla
Подключить 13 филиалов компании к Doczilla.
Их сотрудники сопровождают договоры на этапе исполнения: готовят дополнительные соглашения и выставляют претензии подрядчикам. После автоматизации эти процессы ускорятся.
Готовить через платформу больше видов документов.
В планах — автоматизировать три больших блока:
1. Дополнительные соглашения
2. Типовые приложения
3. Отдельные от договора документы. Пример: требования в банк по банковской гарантии
2. Типовые приложения
3. Отдельные от договора документы. Пример: требования в банк по банковской гарантии
Чтобы ускорить подготовку, «Автодор» будет автоматически передавать данные. Сотрудники избавятся от ручного ввода. Достаточно будет один раз сохранить заполненный шаблон в библиотеке переменных и при следующем заполнении система сама подставит связанные данные в шаблон.
* За номером «1» в библиотеке переменных было закреплено ФИО «Малова Дарья Андреевна». После того, как в анкете прописали номер, автоматически подтянулось и связанное ФИО
Дарья Ильина
Заместитель директора юридического департамента
Наша цель — объединить все этапы договорной работы на одной цифровой платформе. Мы хотим, чтобы в едином контуре велось всё: от планирования закупок и бюджета до закрытия обязательств и архивации договора.
В этой цепочке Doczilla займёт своё место: конструктор помогает готовить документы, а со временем модуль «Согласование» встроится в процесс утверждения договоров.
В этой цепочке Doczilla займёт своё место: конструктор помогает готовить документы, а со временем модуль «Согласование» встроится в процесс утверждения договоров.
Применение Doczilla
- Ускорить подготовку документов в 10 раз
- Полностью исключить простые ошибки
- Забыть про неактуальные шаблоны
- Избавиться от рутины и перепроверок
Читайте также