В крупных производственных компаниях договорная работа редко бывает простой: много правил и участников процесса, разные системы работы с документами, высокая цена ошибки.

Наш клиент, компания «АСТОН Крахмало-Продукты» — крупное производственное предприятие, которое специализируется на переработке сельскохозяйственного сырья и выпуске продукции на основе крахмала. Это полный цикл от производства до реализации. Поэтому в компании готовится огромное количество договоров с поставщиками и покупателями.

Внутренние процессы выстроены вокруг 1С, которой пользуются ключевые подразделения: продажи, бухгалтерия, финансы и производство. Это накладывало особые требования к автоматизации — новые решения должны органично встраиваться в существующую ИТ-среду и не усложнять работу сотрудников.

Компания выбрала зрелый подход — не заменять 1С, а встроить Doczilla в привычные для сотрудников процессы. 

До внедрения процессы выглядели следующим образом:

Было важно, чтобы сотрудники продолжали работать в среде, к которой привыкли. Такой подход позволил бы избежать сопротивления со стороны команды и безболезненно адаптироваться к новому инструменту. Поэтому решили внедрить гибридный принцип: 

Он создаёт карточку договора и заполняет первичные данные.

Сначала система просит сотрудника заполнить интерактивную анкету — ответить на вопросы, которые нужны для подготовки договора. Она автоматически подтягивает данные из 1С — например, реквизиты контрагента или номенклатуру продукции, чтобы сократить время на заполнение анкеты. Не нужно вводить ничего вручную или копировать информацию из старых шаблонов. В итоге сотрудник получает полностью готовый договор под конкретную сделку. 

Ключевым изменением в процессе договорной работы стало введение маршрутизации. В системе уже настроено множество сценариев согласования (в зависимости от типа договора, суммы, условий, является ли сделка типовой и т. д.). Это позволяет:

Заранее заданные маршруты делают процесс быстрым и предсказуемым, снижают количество ошибок и позволяют в любой момент отследить, на каком этапе и у кого завис документ. 

В системе реализованы два принципиально разных процесса.

Типовые договоры:

Особенности:

За счёт этого «Астон» может масштабировать работу с договорами без роста команды.

Нетиповые договоры требуют другого подхода.

Здесь маршрут согласования значительно сложнее: к процессу подключаются разные команды в зависимости от рисков, которые обнаружены в договоре, а внесённые изменения анализирует ИИ.

Участники процесса могут открыть документ по кнопке «Открыть нетиповой договор» и вносить правки прямо в Doczilla без выгрузки в Word.

В работе участвуют разные функции:

Все работают в одном документе, в одном пространстве. Нет расхождения версий и их нагромождения. Сотрудникам не нужно пересылать файлы в почте или мессенджерах.  

Отдельно был выстроен процесс взаимодействия с контрагентами. После отправки договора юрист может:

1. Привлечь внутренних участников. Поставить подзадачи согласующим, если контрагент внёс новые правки, и подключить их к переговорам.
2. Организовать совместную работу.

Есть два сценария:

Внутри Doczilla. Юрист компании и контрагент вносят изменения в документ в текстовом редакторе — в режиме совместной работы. Комментарии и правки находятся в одном пространстве, а процесс редактирования договора выглядит просто и понятно, как в Word или Google Документах.

Через Email. Если контрагент работает вне Doczilla, юрист отправляет ему документ по email. После внесения правок он загружает файл обратно в Doczilla — как новую версию. Система автоматически сравнивает две версии — старую и с правками от контрагента, — показывает изменения и включает режим рецензирования.

Компания выбрала два основных сценария использования AI. Один уже активно приносит результаты, а второй только готовится ко внедрению. 

Что делает AI-ассистент:

В дальнейших планах компании — обрабатывать нетиповые документы с помощью искусственного интеллекта. При таком сценарии Doczilla анализирует содержание документа, распознаёт его структуру и извлекает ключевые данные (например, стороны, суммы, сроки, обязательства и существенные условия). Эти данные структурируются и передаются в Doczilla и 1C для последующего использования -— например, для заполнения реестров, запуска бизнес-процессов или дальнейшей юридической обработки. 

Такой подход позволит существенно сократить ручной труд, снизить риск ошибок и ускорить работу с входящими документами.

Готовность всех участников процесса — от юристов до бухгалтерии и менеджеров — позволило максимально раскрыть потенциал Doczilla и AI-инструментов. В этой статье мы обозначили ключевые подходы и результаты внедрения Doczilla, а в одной из следующих подробно разберём сам кейс: как проходил процесс внедрения, какие решения принимались на каждом этапе, с какими проблемами столкнулась команда и как они были решены. Отдельно расскажем о технической стороне — интеграции внутренних ИТ-систем, настройке маршрутов, а также использовании AI в реальных сценариях.